DA20489947 – Servicii de arhivare a documentelor ce contin informatii clasificate pentru MCSI

Servicii de arhivare a documentelor ce contin informatii clasificate pentru MCSI

Pentru realizarea operatiunilor de constituire, legare sub forma de unitati arhivistice si inventariere a documentelor ce contin informatii clasificate, vor fi parcurse urmatoarele etape: a. Preluarea documentelor – Corespondent Caiet de Sarcini – pct. 3.1. Documentele din fondul arhivistic vor fi puse la dispozitia specialistilor Stefadina Comserv de catre un reprezentant al beneficiarului, care va monitoriza activitatea pe toata durata zilei de munca. Specialistii Stefadina Comserv vor asigura selectarea documentelor clasificate si transportarea lor in vederea prelucrarii in spatiul special amenajat, pus la dispozitie in incinta Ministerului. b. Identificarea documentelor clasificate – Corespondent Caiet de Sarcini – pct. 3.2. Se vor verifica toate documentele preluate, in vederea identificarii celor clasificate si a separarii acestora de restul fondului arhivistic. Documentele clasificate secrete de serviciu si cele nesecrete, care fac corp comun cu documentele clasificate secrete de stat (situatii, grafice, schite, tabele etc.) si care nu pot fi separate de acestea, vor intra in componenta dosarului cu documente clasificate secrete de stat. c. Constituirea unitaţilor arhivistice – Corespondent Caiet de Sarcini – pct. 3.3. - Ordonarea si gruparea documentelor Operatiunea va consta in stabilirea apartenentei documentelor la fondul arhivistic si a anilor extremi. Documentele vor fi ordonate cronologic, pe tematici si termene de pastrare, in conformitate cu nomenclatorul arhivistic al beneficiarului. - Formarea unitaţilor arhivistice Documentele grupate si ordonate cronologic se introduc in dosare, fara ace, agrafe, capse, file nescrise. Documentele din fiecare dosar se leaga in coperti de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor. Un dosar de arhiva va cuprinde maxim 250-300 file. In cazul depasirii numarului maxim de file se vor constitui mai multe volume ale aceluisi dosar. Dosarele care contin documente cu termen de pastrare Permanent se vor numerota si certifica. Filele unitatilor arhivistice cu termen de pastrare Permanent vor fi numerotate in coltul din dreapta sus, cu creion negru. In cazul in care exista mai multe volume, filele se numeroteza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum. La sfarsitul unitatii arhivistice, pe fila de incheiere se scriu urmatoarele date: - Data certificarii - Numarul de file continute in dosar, in cifre si litere (intre paranteze); - Numele, prenumele si semnatura persoanei din partea Stefadina Comsev, care certifica componenta dosarului. Dupa verificarea corectitudinii continutului fiecarui dosar, pe coperta se vor inscrie urmatoarele date de identificare: - denumirea institutiei - nivelul cel mai mare de clasificare/secretizare - numarul dosarului - numarul volumului si anul - continutul pe scurt al dosarului; - datele extreme - numarul de file, unde este cazul; - termenul de pastrare; - indicativul din nomenclatorul arhivistic. d. Legarea si organizarea dosarelor – Corespondent Caiet de Sarcini – pct. 3.5. Dosarele vor fi legate in coperţi de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor şi rezoluţiilor. Se asigura de catre prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legarii documentelor/pachetelor şi inscrierii datelor de identificare ale dosarului/pachetului pe coperta. Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit de comun acord. e. Inventarierea documentelor – Corespondent Caiet de Sarcini – pct. 3.6. Intregul fond arhivistic va fi supus operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi termene de pastrare create in cursul unui an de catre un compartiment de munca conform criteriului de ordonare stabilit de comun acord. Se vor intocmi inventare separate, atat pentru documentele neclasificate cat si pentru cele clasificate. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecarui volum ii va fi atribuit un numar curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme. Separat se va intocmi un inventar al documentelor cu termen de pastrare permanent, atat pentru documentele neclasificate cat si pentru cele clasificate. La rubrica „Continutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar/pachet si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Inventarelor se vor preda pe suport de hartie si pe suport electronic. f. Intocmirea opisului electronic al documentelor clasificate – Corespondent Caiet de Sarcini – pct. 3.7. Pentru fiecare dosar care contine documente clasificate se va completa Opisul electronic al documentelor clasificate existente in dosar. In opis se vor inscrie urmatoarele elemente de identificare ale documentelor clasificate: - numarul curent; - emitentul documentului; - numarul/data inregistrare document la emitent; - conţinutul pe scurt al documentului; - observatii; Forma finala si continutul opisului vor fi stabilite de comun acord de catre reprezentantii ambelor parti, anterior inceperii activitatii. Opisele se vor intocmi si preda in format electronic. Receptia serviciilor se va face in baza unui proces verbal de receptie cantitativa si calitativa. Procesele-verbale vor fi intocmite in 3 exemplare, unul dintre acestea va ramane in posesia prestatorului, unul la compartimentul care a predat documentele, iar un exemplar se va atasa facturii si se va depubne la Directia Generala Economica, Achizitii Publice si Administrativ – Serviciul Bugete, Financiar si Contabilitate. La finalizare, Stefadina Comserv va centraliza numarul de dosare legate si va emite factura pentru serviciile prestate.