DA22922141 – Servicii de ordonare, incadrare conform nomenclatorului arhivistic si inventarierea documentelor

Servicii de ordonare, incadrare conform nomenclatorului arhivistic si inventarierea documentelor

- Dosarele sunt incarcate si transportate la noua locatie, in conditii de siguranta. - Transportul va fi facut astfel incat sa se asigure integritatea fondului arhivistic. - Dosarele vor fi descarcate in incaperile corespunzatoare. - Dosarele relocate se vor ordona pe ani, conform numerelor de inregistrare inscrise pe coperta. - Dosarele ordonate, pentru care s-au intocmit evidente, vor fi incadrate conform Nomenclatorului Arhivistic al beneficiarului. - Fiecarui dosar ii va fi atribuit indicativul corespunzator departamentului creator si termenului de pastrare aferent. Spre exemplu, un dosar de verificare privind sesizarile inregistrate la Inspectia Judiciara in care au fost dispuse rezolutii de admitere (procese-verbale, referate, note de verificare, comunicari, puncte de vedere, rezolutii, etc), creat de catre Directia de Inspectie Judiciara pentru Judecatori, cu termen de pastrare 10 ani (CS), va primi indicativul III.2. - Toate dosarele vor fi inventariate. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi termene de pastrare create in cursul unui an de catre un compartiment de munca conform criteriului de ordonare stabilit initial. - In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecarui volum ii va fi atribuit un numar curent distinct. - Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput, mentionandu-se in inventar datele extreme. - Separat se va intocmi un inventar al documentelor cu termen de pastrare permanent. - La rubrica „Continutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Emitentul si destinatarul vor fi trecuti in inventar numai daca sunt altii decat creatorul fondului. - Predarea inventarelor se va face pe baza de proces perbal de predare-primire si vor fi predate inventarele pe suport de hartie (1 exemplar original) si CD-ul continand inventarele. - Documentele inventariate vor fi asezate pe rafturile din noua locatie. - Intreaga activitate se va desfasura sub directa supraveghere a reprezentantului beneficiarului. - Se va intocmi un proces verbal de receptie a lucrarilor efectuate, semnat de catre reprezentantii beneficiarului si ai prestatorului.