DA28558683 – Servicii de arhivare

In vederea regasirii in timp util a documentelor necesare desfasurarii activitatii curente, STEFADINA COMSERV S.R.L. ofera servicii specializate si complete de arhivare, cu parcurgerea urmatoarelor etape, in functie de necesitatile beneficiarului: I. Preluarea si transportul documentelor Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului pe baza de proces verbal de predare-primire semnat de catre reprezentantii ambelor parti. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanenta, de la distanta, prin GPS. II. Gruparea si ordonarea documentelor Documentele preluate vor fi grupate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului si in cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme si termene de pastrare, conform prevederilor legale in vigoare. III. Constituirea si legarea unitatilor arhivistice Documentele se vor introduce in coperti de carton si se vor constitui sub forma de dosare. Un dosar nu va avea un numar mai mare de 250 file. In cazul depasirii acestui numar de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar. Documentele cu termen de pastrare permanent, se vor numerota in coltul din dreapta sus, folosind un creion negru. Fiecarui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor inscrie elementele de identificare ale unitatii arhivistice: - denumirea societatii - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din Nomenclator (daca exista) - numarul dosarului (cota provizorie) si anul - continutul pe scurt al unitatii arhivistice - numarul volumului (daca este cazul) - datele extreme - termenul de pastrare. Pe cotor se vor inscrie: - indicativul dosarului din Nomenclator - numarul dosarului (cota provizorie) si anul - numarul volumului (daca este cazul) - datele extreme - termenul de pastrare Dosarele constituite vor fi legate astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor. Se asigura de catre prestator copertile de carton si celelalte furnituri necesare legarii documentelor si inscrierii datelor de identificare ale dosarului pe coperta. IV. Organizarea fondului arhivistic Intregul fond arhivistic va fi organizat conform criteriului de ordonare stabilit initial. Optional, unitatile arhivistice pot fi introduse in cutii de arhiva, furnizate de prestator pe care se vor aplica etichete cu date de identificare (an, nr. cutie, interval cote din cadrul cutiei). Prestatorul poate furniza cutii de arhiva avand urmatoarele caracteristici tehnice: – Cutiile sunt executate din carton CO III – Documentele sunt protejate impotriva prafului – Sunt adecvate pastrarii documentelor – Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm. V. Inventarierea documentelor Inventarele vor cuprinde toate unitatile arhivistice (dosarele/bibliorafturi). In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecarui volum ii va fi atribuit un numar curent distinct. La rubrica „Continutul pe scurt al unitatii arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Predarea inventarelor se va face pe suport electronic (CD) pe baza de proces verbal de predare-primire. Valoarea totala estimata este de 14.775,00 lei, fara TVA, defalcata astfel: - Gruparea, ordonarea, constituirea, numerotarea si legarea documentelor –500 ua x 20,00 lei/ua, fara TVA = 10.000,00 lei, fara TVA - Inventarierea documentelor - 500 ua x 9,00 lei/ua, fara TVA = 4.500,00 lei, fara TVA - Furnizare cutii de arhiva - 50 buc x 5,70 lei/buc, fara TVA =275,00 lei, fara TVA Valoarea totală a serviciilor de arhivare documentelor se va stabili prin aplicarea prețurilor unitare la cantitatea efectivă de documente care va parcurge etapele menționate mai sus, fara a se depasi valoarea totala estimata. Preturi unitare: - Gruparea, ordonarea, constituirea, numerotarea si legarea documentelor –20,00 lei/ua, fara TVA - Inventarierea documentelor - 9,00 lei/ua, fara TVA - Furnizare cutii de arhiva - 5,70 lei/buc, fara TVA