DA40384672 – Servicii de arhivare a documentelor

Servicii de arhivare a documentelor

În vederea regăsirii în timp util a documentelor necesare desfășurării activității curente, STEFADINA COMSERV S.R.L. oferă servicii specializate și complete de arhivare, cu parcurgerea următoarelor etape, în funcție de necesitățile beneficiarului: Preluarea documentelor Documentele vor fi preluate, in cutii, de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului se va constitui o zonă de carantină în care se vor efectua operațiunile de desprăfuire și, eventual, de dezinfecție. Ordonarea și gruparea documentelor Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantii beneficiarului, în baza Nomenclatorului arhivistic si a prevederilor legale în vigoare. Constituirea unităţilor arhivistice Documentele grupate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice. Filele dosarelor vor fi numerotate în colțul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul în care există mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum. Pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, se face următoarea certificare: „Prezentul dosar conține un număr de ... file” în cifre și în paranteză in litere, după care se semnează de către cel care a efectuat arhivarea. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250-300 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din Nomenclator - numărul dosarului și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice (anul, luna, ziua) - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. Pe cotor se vor înscrie: - indicativul dosarului din Nomenclator - numărul dosarului și anul - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare Legarea dosarelor Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă. Se verifică modul de prindere a documentelor în dosare. Organizarea fondului arhivistic prelucrat Dosarele vor fi introduse în cutii de arhivă, care vor fi etichetate si numerotate Cutiile vor fi furnizate de prestator, sunt special destinate depozitarii documentelor, sunt executate din carton CO III si au dimensiunile de 38 x 32 x 26,5 cm. Inventarierea unitatilor arhivistice Întregul fond arhivistic va fi supus operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleași termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme. Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent. La rubrica „Conținutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Documentele prelucrate și inventariate vor fi ulterior introduse în gestiunea depozitului de arhivă. Predarea inventarelor se va face pe suport de hârtie și pe suport electronic. La finalizarea serviciilor, reprezentanții beneficiarului vor efectua recepţia serviciilor prestate şi se va întocmi un proces-verbal de recepţie. Predarea unitatilor arhivistice La finalizarea serviciilor, unitatile arhivistice constituite si inventariate se vor preda beneficiarului pe baza de proces verbal impreuna cu inventarele arhivistice tipartite pe suport de hartie si in format electronic. Prestatorul se obliga sa pastreze confidentialitatea datelor prezente in documentele prelucrate si sa respecte legea 677/2001 privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date. Preturi unitare: - Ordonarea documentelor, constituirea unitatilor arhivistice si legarea acestora - 31,00 lei/ua, fara TVA - Numerotarea filelor - 0,09 lei/fila, fara TVA - Inventarierea unitatilor arhivistice - 16,00 lei/ua, fara TVA - Furnizare cutii arhivă - 7,90 lei/buc, fara TVA Valoarea pachetului a fost estimata pentru urmatoarele cantitati: - 300 ua - 90000 file - 30 cutii