DA40624521 – Servicii de arhivare fizică Comuna Hereclean

1.SERVICII DE PRELUCRARE ARHIVISTICA Documentele se grupeaza in dosare, prin aranjarea acestora pe directii/servicii /birouri/ compartimente, conform organigramei institutiei si a Nomenclatorului arhivistic (respectiv pe ani de creare si pe termene de pastrare). Desprafuirea documentelor: Documentele cuprinse in dosar se ordoneaza cronologic sau dupa alte criterii comunicate ulterior de catre creator Se vor intocmi inventare pe directii, compartimente, ani si termene de pastrare, dupa modelul prezentat in anexa 2 din Legea arhivelor nr.16/1996, republicata. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecare dosar va primi un numar curent distinct. Inventarele se intocmesc in format fizic si in format electronic si se predau beneficiarului. Consultanta pentru selectionarea unitatilor arhivistice cu termen de pastrare expirat, dupa caz; Intocmirea intregii documentatii pentru inaintare catre SJAN si acordarea suportului necesar; 2.SERVICII LEGAT SI COMPACTAT Unitatea arhivistica de baza, respectiv dosarul, se incheie in vederea exploatarii legale, eficiente, cu usurinta si pe termen indelungat a documentelor create. Indosarierea, legarea, copertarea documentelor presupune aranjarea cronologica a documentelor in coperte din carton duplex, agreate de autoritatea contractanta, gaurite cu utilaje care nu deterioreaza documentele, snuruite cu ata de legatorie Aranjarea documentelor in coperte din carton, in ordinea stabilita de fiecare compartiment, astfel fncat un dosar sa nu contina mai mult de 250-300 file. In cazul depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar. De asemenea, fiecare unitate arhivistica va cuprinde atat foia de capat, asezata la inceputul dosarului, dupa coperta nr. 1, cat si foaia de certificare asezata la sfarsitul dosarului, inaintea copertei nr. 2. Gaurirea documentelor in trei puncte sau patru puncte (gauri) cu dispozitive care sa asigure utilitate si aspect placut si care sa nu deterioreze documentul, astfel incat foile sa poata fi legate corespunzator in dosar, asigurandu-se citirea completa a datelor sirezolutiilor si sa nu permita desprinderea foilor. Snuruirea cu sfoara de legatorie, prin introducerea acesteia in cele patru gauri si legarea ei la sfarsitul dosarului, intre foaia de certificare si coperta nr. 2. Sfoara va fi stransa bine, astfel sa nu permita miscarea dosarului pe cotor (sus-jos sau stanga-dreapta). 3.SERVICII NUMEROTAT FILE SI CERTIFICARE DOSARE Filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus a filei, cu creion negru; 'in cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul pentru fiecare volum. Dosarele nu trebuie sa aiba mai mult de 250 - 300 file; Etichetarea dosarelor/unitatilor arhivistice Lipirea etichetelor pe cotorul si coperta dosarului cu respectarea prevederilor art.17 din Instructiunile pentru creatorii si detinatorii de arhive, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. Acestea var contine: denumirea unitatii i a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de inceput si de sfarsit, numarul de file, volumul si termenul de pastrare. Certificarea unitatii arhivistice (dosare, registre etc) se face pe ultima foaie nescrisa a dosarului, de catre personalul prestatorului, prin formula: Prezentul dosar contine file, in cifre si intre paranteze, in Iitere. La sfarsitul notei de certificare se trece data, numele, prenumele, semnatura persoanei care face aceasta operatiune, se sigileaza cu un triunghi de hartie (cu laturile de aproximativ 8 cm) aplicat peste capetele sforii de legatura si se stampileaza de prestator.