DA40641112 – Servicii de depozitare si gestionare arhiva

Servicii de depozitare si gestionare arhiva pentru Spitalul Mun. Dorohoi

SC Arhivarul SRL Suceava este autorizată de Arhivele Nationale ale Romaniei pentru serviciile de păstrare conservare, utilizarea documentelor deținute, prelucrare arhivistică și autorizare pentru legătorie: Cod CAEN 9101 Depozitarea, si pastrarea in conditii corespunzatoare a unitatilor arhivistice se face , in spatii special amenajate , asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii ,cu respectarea prevederilor Legii 16/1996 cu toate modificarile la zi. SC Arhivarul SRL se obligă: - Să preia documentele (dosarele cu documente) achizitorului. Documentele sunt preluate in cutii puse la dispozitie de beneficiar. Transportul documentelor va fi asigurat de catre prestator cu masinile proprii. - Documentele vor fi preluate dupa ce au fost asezate in cutii de arhivare. - Cutiile vor fi deja numerotate si vor contine opisul cu toate documentele din acea cutie. - Manipularea cutiilor va fi facuta de catre personalul prestatorului si/sau a beneficiarului. - Preluarea documentelor se va face pe baza de Proces Verbal de predare primire la fiecare transport; - Capacitatea de transport ve fi de maxim 100 cutii/zi. Se vor efectua 1-2 transporturi pe zi. - Distanta de transport de la prestator la beneficiar si retur este de aproximativ 90 km. Se vor respecta principalele acte normative care reglementeaza activitatea arhivistica: Legea Arhivelor Nationale si Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente (MO 71/09.04.1996 si Ordinul 217/23.05.1996) Evidenta cutiilor se va tine in registrul de evidenta curenta. Dosarele pot fi scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte (dupa caz): -proces verbal de selectionare -proces verbal de predare –preluare In depozit se asigura microclimatul necesar depozitarii de documente . Este asigurata curatenia si ordinea interioara , astfel incat este evitata in totalitate insalubrizarea si instalarea de focare biologice. Nu sunt blocate caile de acces , si zonele din apropierea stingatoarelor. Exista stingatoare portabile , hidranti exteriori. Exista senzori de fum . SC Arhivarul SRL se obligă să presteze serviciile de depozitare , cu profesionalismul şi promptitudinea SC Arhivarul SRL se obligă să supravegheze prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materiale şi orice alte echipamente de natură provizorie sau definitivă necesare pentru îndeplinirea serviciilor, în măsura în care necesitatea asigurării acestora este prevăzută în contract. SC Arhivarul SRL are obligaţia să ia toate măsurile legale de asigurare a personalului propriu implicat în realizarea contractului, pe linie de securitate si sanatate in munca şi P.S.I., instruirea acestuia, acordarea echipamentului de lucru şi protecţie, cercetarea eventualelor accidente de muncă şi înregistrarea acestora, evacuarea în maximă siguranţă a arhivei în caz de incendii sau alte calamităţi, etc. In spatiile de depozitare nu sunt folosite radiatoare termice, resouri, nu se fumeaza si nu sunt folosite instalatii electrice defecte. Solicitarile pentru consultare documente se vor lua in calcul doar daca sunt trimise in format scris pe adresa de e-mail s•••@a•••.ro . Facilitare acces depozit intre orele 9-16 pentru, consultare documente. Gestionarea documentelor cuprinde servicii de consultare documente (intrari/iesiri): - extragerea unei cutii din depozitul de arhiva si pregatirea acesteia pentru expediere la sediul beneficiarului; -extragerea unei singure unitati arhivistice si pregatirea acesteia pentru expediere la sediul beneficiarului sau scanarea acesteia. - extragerea unuia sau a mai multe documente, scanarea acestora si trimiterea catre beneficiar prin posta electronica, la adresa de e-mail expres prevazuta in contract. - transportul fizic al unitatilor arhivistice se va face de catre prestator, cu mijloace de transport proprii, in limita a 6 cutii/transport. SC Arhivarul SRL se obliga ca în cazul în care achizitorul doreşte încetarea serviciului de arhivare, transportul arhivei către achizitor va cădea în sarcina prestatorului dar pe cheltuiala achizitorului ; SC Arhivarul SRL in calitate de prestator se obliga sa asigure confidentialitatea si securitatea tuturor documentelor care compun arhiva promitentului achizitor , comunicand si personalului autorizat aceasta obligatie de confidentialitate si securitate; Tarife servicii: -Depozitare -10 lei /ml /luna -Cutie extrasa - 10 lei/ buc - Transport Suceava-Dorohoi-Suceava - 90 lei / buc - Transport in regim de urgenta Suceava-Dorohoi-Suceava - 120 lei/ buc - Document extras si scanat - 30 lei/ buc Facturarea se va face lunar , in baza unui proces verbal in care se vor consemna numarul de ml efectiv masurati de documente depozitate si numarul de efectiv de operatiuni efectuate.