DA40669831 – serv consultanta, expertiza in amangementul proiectului si organizarea evenimentului EN.COP

serv consultanta, expertiza in amangementul proiectului si organizarea evenimentului EN.COP

Servicii de consultanță, management operațional de proiect și organizare evenimente pentru UAT Comuna Lumina in cadrul proiectului EN.CO.P – ENgage, COnnect and emPower citizens living in the border towns of Europe, număr proiect 101249545 care cuprinde Un pachet de servicii integrate care acopera managementul și suportul tehnic pentru întreaga desfășurare a proiectului la nivelul Comunei Lumina; sprijinul administrativ, documentar și operațional pentru toate obligațiile care revin Comunei Lumina în proiect; organizarea completă a evenimentului local aferent WP8; organizarea completă a evenimentului transnațional final aferent WP14; componenta de comunicare, vizibilitate, diseminare și documentare aferentă activităților Comunei Lumina; sprijinul pentru elaborarea și finalizarea documentelor și livrabilelor care revin Comunei Lumina. Pt componenta generala se vor asigura: analizarea acordului de grant, a anexelor sale și a documentației proiectului relevante pentru Comuna Lumina; elaborarea unui plan de lucru și a unei matrici a obligațiilor Comunei Lumina în proiect; elaborarea și actualizarea calendarului de implementare la nivel local; sprijin pentru coordonarea internă a proiectului, inclusiv ședințe de lucru, note interne, sinteze și instrumente de monitorizare; sprijin pentru comunicarea tehnică și administrativă cu liderul de proiect și, după caz, cu ceilalți parteneri; sprijin pentru participarea Comunei Lumina la logica transnațională a proiectului, inclusiv pregătirea documentelor, mapelor, prezentărilor, punctelor de intervenție, notelor de misiune, sintezelor post-eveniment și altor materiale necesare participării la întâlnirile internaționale; sprijin pentru raportarea continuă și pentru pregătirea contribuțiilor Comunei Lumina la raportarea periodică a proiectului; sprijin pentru centralizarea documentelor justificative, a listelor, dovezilor de comunicare și a celorlalte evidențe de proiect; sprijin pentru respectarea obligațiilor de comunicare, vizibilitate și diseminare; sprijin pentru pregătirea unor eventuale notificări, clarificări, răspunsuri și materiale solicitate de coordonatorul proiectului; sprijin pentru identificarea riscurilor de întârziere sau neconformitate și formularea de măsuri corective; sprijin pentru arhivarea fizică și/sau electronică a documentelor de proiect rezultate din activitatea Comunei Lumina. Pt reuniunile transnationale se asigura cel puțin serviciile de suport documentar și operațional pt participarea Comunei Lumina la reuniunile transnaționale, centralizarea info logistice și tematice; pregătirea fișelor de participare, mapelor și materialelor; redactarea sau adaptarea de prezentări, puncte de intervenție, note de poziție, minute și sinteze; colectarea și sistematizarea rezultatelor relevante pentru Lumina după fiecare reuniune; corelarea rezultatelor întâlnirilor transnaționale cu activitățile și livrabilele Comunei Lumina; sprijin pentru comunicarea și diseminarea la nivel local a concluziilor/rezultatelor relevante. Pentru WP8 se asigura cel putin serviciile de org a evenimentului local, livrabilul D8.1 – Need analysis and Event Description sheet 8 (WP8): conceptul general și planul de organizare și agenda pentru fiecare zi în parte; propunerea și confirmarea locației/locațiilor; elaborarea programului și a agendei; gestionarea înscrierii și confirmării participanților; pregătirea și transmiterea invitațiilor și informațiilor logistice; pregătirea mapelor, programelor, listelor de prezență, formularelor feedback, materialelor informative și a oricăror alte documente necesare; asigurarea logisticii, a echipamentelor și a suportului tehnic; asigurarea serviciilor auxiliare necesare, inclusiv coffee-break, apă, materiale consumabile, semnalistică și alte elemente necesare, în limita bugetului contractului; documentarea foto și documentară a evenimentului; activitățile de comunicare și promovare aferente T8.2; pregătirea și finalizarea livrabilui D8.1, inclusiv a Analizei de nevoi și a Fișei de descriere a evenimentului. Evenimentul WP8 este prevăzut ca eveniment fizic, cu durata de 3 zile, în iunie 2026, în Lumina, România, cu minim 25 de participanți și 1 țară UE de rezidență a participanților direcți. Pentru WP14 si livrabilul D14.1 și milestone-ul MS6 se asigura elaborarea conceptului de organizare și a planului de implementare; structurarea programului complet pe cele 3 zile; identificarea și gestionarea locației/locațiilor de desfășurare; managementul logistic al evenimentului; pregătirea și gestionarea listei participanților și a fluxului de confirmare; comunicarea organizatorică cu partenerii și participanții; pregătirea documentelor de lucru, materialelor informative, mapelor, listelor, ecusoanelor și formularelor; asigurarea suportului tehnic și logistic necesar; asigurarea serviciilor auxiliare necesare, inclusiv coffee-break, apă, materiale consumabile, semnalistică și alte elemente necesare, în limita bugetului contractului; asigurarea documentării fotografice și documentare a reuniunii; centralizarea materialelor și rezultatelor rezultate din reuniune; sprijinirea autorității contractante în elaborarea și finalizarea livrabilului D14.1 ; sprijinirea autorității contractante în elaborarea și finalizarea milestone-ului MS6; activități de comunicare și vizibilitate aferente evenimentului final. Livrabilul D14.1 constă într-un compendiu de bune practici privind cooperarea dintre autoritățile locale și organizațiile societății civile pentru democrația locală, în format digital, în limba engleză. Milestone-ul MS6 constă în nota de concept de proiect privind bune practici de cooperare între autoritățile locale și organizațiile societății civile pentru democrația locală, versiunea finală urmând să fie transmisă participanților la eveniment la o săptămână după desfășurarea acestuia, în limba engleză, în format digital.