DA40700334 – Servicii de arhivare

Servicii de arhivare documnete cu termen mare de pastrare

a) Desprăfuirea, igenizarea pentru intreg fondul arhivistic prelucrat - va fi efectuata prin mijloace sau metode ce nu vor deteriora sau afecta documentele. Acest serviciu se va presta la inceperea serviciilor in vederea eliminarii riscului de imbolnavire la accesarea sau prelucrarea documentelor. b) toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc) și a ciornelor; c) prelucrarea documentelor; ordonarea documentelor conform organigramei și Nomenclatorului arhivistic; d) inventarierea documentelor - constituirea inventarelor pe suport de hârtie și electronic; e) copertarea și indosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor în coperte din carton, găurirea cu utilaje care nu deteriorează documentele, șnuruirea cu ată de legatorie, numerotarea si certificarea dosarelor(se numeroteaza dosarele cu termen permanent), copertarea și etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal); - dosarele nu trebuie să cuprindă mai mult de 250 file; în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar; -filele dosarelor cu termen de pastrare permanent sunt cumeroate cu craion negru in partea din dreapta sus -documentele (foile) din fiecare dosar se găuresc la 1 (un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care să asigure utilitate și aspect plăcut, care să nu deterioreze documentul și să prindă foia corespunzător în dosar, se leagă cu ață de legatorie, agreată de autoritatea contractantă, în coperți de carton, în așa fel încât să se asigure citirea completă a textului, a datelor și a rezoluțiilor f) organizarea arhivei pe raft si intocmirea ghidului de depozit. - dupa ce documentele sunt inventariate lecagate si etichetate acestea sunt asezate in cutii de carton si asezate pe rafturi g) realizarea lucrarii de selectionare -pentru eliminarea documentelor cu termen de păstrare expirat presupune desfăşurarea următoarelor activitaţi: dispunerea grupata (pe rafturi, şi în stive) a documentelor care vor face obiectul selecţionării, pe compartimente şi pe termene de păstrare conform inventarelor existente; completarea sau întocmirea inventarelor la documentele neinventariate şi completarea tuturor rubricilor inventarelor existente, unde este cazul