DA40702954 – Servicii de gestionare a relatiilor cu publicul

Serviciile prestate constau in:  Asigurarea punctului unic de contact cu publicul (ghișeu/front office): informare, preluare documente, îndrumare către compartimentele competente, în limita informațiilor publice aprobate de autoritate.  Primirea și înregistrarea documentelor depuse de cetățeni/instituții (fizic și/sau electronic): atribuirea numărului și datei, completarea câmpurilor obligatorii, scanare/atașare, indexare conform nomenclatorului/categoriilor stabilite de primărie.  Verificare formală la depunere: existența semnăturii/identificării solicitantului, date de contact, anexele menționate; semnalarea lipsurilor și solicitarea completărilor, fără a modifica/condiționa ilegal depunerea.  Eliberarea dovezii de depunere: comunicarea numărului de înregistrare și a canalului de urmărire (dacă există), confirmare e-mail/SMS unde este implementat de beneficiar.  Gestionarea fluxului de corespondență: sortare, distribuire către primar/viceprimar/secretar general/compartimente pe baza rezoluțiilor și regulilor de repartizare comunicate de primărie; întocmirea borderourilor de predare-primire.  Înregistrarea și gestionarea documentelor ieșite: preluare de la compartimente, verificare existență semnături/ștampile (dacă se utilizează), înregistrare ieșiri, pregătire expediere, urmărire dovezi de transmitere.  Preluarea și gestionarea solicitărilor venite prin canale multiple: ghișeu, poștă, curier, e-mail, formular online/portal; unificarea evidenței în registrul unic.  Răspuns de tip call/desk (informații generale): furnizarea de informații publice privind program, pași de depunere, documente necesare, taxe/tarife afișate, stadiu „în lucru / transmis / soluționat” acolo unde primăria permite și nu există restricții de confidențialitate. Respectarea confidențialității și protecției datelor (GDPR): acces controlat, manipulare minimă a datelor, păstrarea documentelor în spații securizate, transmitere doar pe canale aprobate; instruire periodică a personalului prestatorului.  Arhivare curentă / pregătire pentru arhivare: organizare pe dosare/ani/compartimente, inventariere și predare către arhiva primăriei conform nomenclatorului și termenelor stabilite.  Asigurarea continuității serviciului: înlocuire personal în caz de absențe, menținerea programului cu publicul stabilit de primărie, notificarea imediată a incidentelor care afectează funcționarea.  Utilizarea aplicațiilor și echipamentelor puse la dispoziție: operare registratură electronică, scanere, imprimante, ticketing (dacă există), cu respectarea politicilor IT ale beneficiarului.  Conduită profesională în relația cu publicul: comunicare clară, neutră, nediscriminatorie; gestionarea situațiilor tensionate; respectarea normelor de securitate la ghișeu.  O persoana detasata la sediul beneficiarului de luni pana joi de la ora 8:00 pana la ora 16:00 si vineri de la ora 8:00 la ora 14:00