DA40735218 – Servicii de depozitare, gestionare si transport fond arhivistic

SERVICII DE DEPOZITARE, GESTIONARE SI TRANSPORT FOND ARHIVISTIC

Depozitul de arhivă corespunde condiţiilor cerute de Legea nr. 16/1996, cu actualizările şi completările ulterioare, de Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, precum şi de Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 235 din 05 iulie 1996. De asemenea este dotat cu sistem de supraveghere video şi de înregistrare date pe server. S.C. Stefadina Comserv S.R.L. deține Autorizația de funcționare nr. 106/06.08.2014 prin care este abilitată să presteze serviciul de prelucrare arhivistică a documentelor și Autorizația de funcționare nr. 105/06.08.2014 prin care este abilitată să presteze serviciul arhivistic de păstrare și conservare a documentelor. Autorizatiile au fost reinnoite in iulie 2020. Stefadina Comserv S.R.L. detine si Autorizațiile de securitate la incendiu nr. 182/14/SU-B2 din 20.10.2020 și nr. 2050/16-SUBIF-A din 20.10.2020. Fondul arhivistic intră în gestiune, cu parcurgerea următoarelor etape: 1. Pregătirea în vederea gestionării 2. Gestionarea arhivei pe durata depozitării 3. Organizarea activităţii de curierat al documentelor solicitate Detaliem în cele ce urmează fiecare etapă. a.Pregătirea în vederea gestionării a.1. Se va efectua verificarea existentului pe baza inventarelor arhivistice puse la dispoziție de către autoritatea contractantă. a.2. În cazul în care se constată anumite neconcordanțe, acestea se vor remedia de către personalul specializat al prestatorului. a.3. Unitățile arhivistice care se află în afara cutiilor de arhivă se vor reintroduce în cutiile de care aparțin, la locul corespunzător, conform poziției ocupate în inventarul arhivistic. a.4. La finalul etapei de verificare a existentului, reprezentantul autorității contractante va preda cutiile cu documente către reprezentantul prestatorului pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de reprezentanții ambelor părți. a.5. Fondul arhivistic verificat se transportă de la sediul autorității contractante la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. b. Gestionarea arhivei pe durata depozitării Organizarea fondului arhivistic în incinta locaţiei destinate depozitării conform Legii nr. 16/1996. Aşezarea cutiilor pe raft se va face ţinând cont de sistemul de ordonare folosit pentru fondul arhivistic respectiv şi de numărul de ordine al cutiei. b.1. Pentru regăsirea rapidă a documentelor solicitate vor fi parcurse următoarele etape: - Numerotarea cutiilor (dacă nu sunt numerotate) - Întocmirea Ghidului de raft - Registru de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice (registru de gestiune al inventarelor si documentelor unui fond arhivistic aflate in depozit) - Monitorizarea intrărilor şi ieşirilor de documente/cutii din depozit la solicitarea beneficiarului prin crearea şi completarea Registrului de depozit - Iniţierea şi folosirea (de câte ori se impune) a Fişei de control (inlocuieste dosarul pe perioada cand acesta se afla la beneficiar pentru consultari). b.2. Gestionarea curentă a depozitului de arhivă va urmări: verificarea şi monitorizarea condiţiilor optime de temperatură, umiditate şi luminozitate pentru conservarea documentelor verificarea şi monitorizarea funcţionării echipamentelor tehnice de asigurare a climatului în depozit verificarea integrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor (cutii) monitorizarea planului de măsuri de întreţinere a depozitelor de arhivă (desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică). c. Organizarea activităţii de transport al documentelor solicitate Curierat (în formă fizică): - Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document/dosar/cutie, menţionând datele de identificare ale acestora din inventar; - Prestatorul identifică cutia/dosarul/documentul şi operează ieşirile din depozit în Registrul de depozit şi introduce Fişa de control în locul cutiei/dosarului/documentului ce urmează a părăsi depozitul; Prestatorul organizează transportul şi predarea documentului/dosarului/cutiei pe bază de proces verbal de predare-primire, în interval de 48 ore de la primirea solicitării; - Beneficiarul notifică prestatorul când documentul/dosarul/cutia poate fi rearhivată; - Prestatorul organizează transportul şi preia documentul/dosarul/cutia pe bază de proces verbal de predare-primire; - Prestatorul rearhivează documentul/dosarul/cutia şi actualizează Registrul de depozit. Scanare şi transmitere electronică a documentelor: - Pe bază evidenţelor privind fondul arhivistic depozitat, Beneficiarul solicită în scris (email sau fax) un document, menţionează numărul cutiei şi datele de identificare a documentului; - Prestatorul identifică documentul şi îl transmite prin fax sau îl scanează şi îl trimite prin email în interval de 12 ore de la primirea solicitării; - Prestatorul menţionează/evidenţiază comanda în Registrul de depozit; - Prestatorul rearhivează cutia. - Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregătit profesional pentru identificarea rapidă a documentelor solicitate şi întreaga logistică care stă la baza organizării managementului documentelor. 1 ml = 3 cutii de arhiva