Germania – Servicii de arhivare – Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II

Nachweis gem. Vergabeunterlagen Los 2 Los 1 Offenes Verfahren Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II Als geeignet werden nur solche Unternehmen angesehen, die ein zumindest nach DIN ISO EN 9001 von unabhängiger Stelle zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem eingerichtet haben, betreiben und aufrechterhalten. Bitte reichen Sie als Nachweis die entsprechenden Zertifikate ein. Die Nachweise müssen zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" gültig sein. Mit dem Angebot sind als Beleg für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen folgende Erklärungen einzureichen: Anlage Eigenerklärung Ausschlussgründe, Anlage Eigenerklärung Sanktionen Russland Hinweis Bindefrist: Die Bindefrist beginnt ab Ende der Angebotsfrist. Angebotsfrist verlängert Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste bedingungsgemäße Angebot je Los erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten bedingungsgemäßen Angebotes erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungsverhältnisses. Vorliegend ergibt sich das beste Preis-Leistungsverhältnis aus dem geringsten Gesamtpreis inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. Der Gesamtpreis wird auf Basis der in der Excel-Tabelle "06_Preisliste und fiktive Kalkulation" dargestellten Preissystematik ermittelt. Für die Ermittlung der Vergleichspreise im Rahmen der Angebotsauswertung wird der Nettopreis aus dem Angebotsformular zzgl. pauschal 19% Umsatzsteuer zugrunde gelegt. Wenn mehrere Angebote, die für den Zuschlag in Frage kommen, denselben Gesamtpreis besitzen (Preisgleichheit), entscheidet das Beschaffungsamt des BMI im Wege des Auslosungsverfahrens über den Zuschlag. Das Auslosungsverfahren wird im Vieraugenprinzip durchgeführt. Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument "Rechtsbehelfsbelehrung". #Besonders auch geeignet für:other-sme# Vergabekammer des Bundes Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA). Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA. Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn zu richten. Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind. Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Digitalisierung von Archivgut einschl. konservatorischer Vorarbeiten und notwendiger Transportleistungen zwischen dem Bundesarchiv und der Auftragnehmerin, mit einer festen Laufzeit von 3 Jahren. In diesem Projekt handelt es sich vor allem um Archivgut aus der Zeit von 1949 bis 2010. Der hier zu vergebene Leistungsumfang wird in zwei Mengenlose unterteilt. Inhaltlich/fachlich ist für beide Lose dieselbe Leistung zu erbringen. Die monetäre Aufteilung entspricht 1.890.756,3 € pro Los. Die detaillierten Leistungsanforderungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Archivgut für das Bundesarchiv - Projekt Transformation der Wiedergutmachung II Preis Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind in einer separaten Eigenerklärung zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Digitalisierung und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Bitte berücksichtigen Sie in Ihrer Darlegung besonders folgende Aspekte: (1) Beschreiben Sie den Hin- und Rücktransport des Archivguts. Berücksichtigen Sie hierbei unerwartete Vorkommnisse wie Ausfall des Fahrers / der Fahrerin oder Autopannen. (2) Wie wird im Gesamtprozess die innere Ordnung des Archivguts beibehalten (technische und organisatorische Maßnahmen)? (3) Wie wird bei der Auf- und Nachbereitung sowie bei der Digitalisierung sichergestellt, dass Schäden am Archivgut oder Verunordnungen weitestgehend verhindert werden? Was tun Sie, wenn doch ein Schaden entsteht? (4) Wie verhalten Sie sich, wenn Sie merken, dass das Archivgut eine andere Bearbeitungstechnik oder -tiefe erfordert, als zuvor angenommen und wie ist Ihr Vorgehen bei unerwarteten Funden im Archivgut? (5) Wie wird sichergestellt, dass nur solche Digitalisate, die den Qualitätsvorgaben der Leistungsbeschreibung entsprechen, an das Bundesarchiv übergeben werden? (6) Welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn Sie eine 2. vollständige Reklamation durch das Bundesarchiv erhalten? (7) Wie wird sichergestellt, dass die maximale Verweilfrist von 12 Wochen nicht überschritten wird? Die Einreichung des Zertifikats nach DIN ISO EN 9001 entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen. Mit Einreichung der Konzepte zur Leistung erklärt der Bieter, dass er die Leistung wie beschrieben zu dem angebotenen Preisen ausführen wird. a) Eigenerklärung Auftragsverarbeitung Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden. Das Vergabeverfahren wird zugunsten einer Auftraggeberin durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Auftraggeberin für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird die Auftraggeberin nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen. Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten. b) Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben welche Risiken abgesichert sind; welche Deckungssummen vereinbart sind; Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen. Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und/oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird. Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmerinnen eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung der Auftragnehmerin umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz der Unterauftragnehmerinnen nachzuweisen. c) Erstellung von Test-Digitalisaten Im Rahmen der Angebotsauswertung kann der Bieter zu einer Teststellung aller für die Auftragsausführung vorgesehenen Scanner - soweit diese bereits vorhanden sind - aufgefordert werden. Eine Aufforderung zur Teststellung erfolgt hierbei nach erster Prüfung und Wertung der eingegangenen Angebote gegenüber dem vorgesehenen Zuschlagsdestinatär. Die Teststellung schließt auch die Erstellung von Test-Digitalisaten als auch die Vorbereitung der Archivalien mit ein. Es werden je Scanner nicht mehr als 20 Blatt angefordert. In Abstimmung mit der Vergabestelle werden dem Bieter seitens des Bundesarchivs spezifische Archivalien zur Verfügung gestellt. Der Bieter erstellt die für jeden Scanner erforderlichen Testaufnahmen sowie Digitalisate der Archivalien und leitet diese zusammen mit den zur Auswertung benötigten Daten an das Bundesarchiv zurück. Der Zuschlag kann, nach Durchführung einer Teststellung, nur erteilt werden, wenn die Teststellung größtenteils erfüllt ist und erkennbar ist, dass die Anforderungen sicher erfüllt werden können. Auf eine Teststellung des Zuschlagdestinatärs der Vergabestelle kann lediglich verzichtet werden, wenn die technisch einwandfreie Umsetzung der Anforderungen in einem bestehenden Leistungsverhältnis mit der Auftraggeberin nachgewiesen wurde. Entsprechende Erfahrungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit dürfen nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Die Teststellung erfolgt für die Vergabestelle und das Bundesarchiv kostenfrei. Ein Anspruch des Bieters auf die Möglichkeit einer Teststellung besteht nicht. d) Besichtigung der Produktions- und Lagerräume Für eine abschließende Prüfung der Eignung des Bieters und seiner für die Leistungserbringung vorgesehenen Ausstattung behält sich die Vergabestelle eine Besichtigung der Lager- und Arbeitsräume im Beisein von Mitarbeitern des Archivs vor. Stellt sich heraus, dass Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt werden, kann dem Bieter der Zuschlag nicht erteilt werden. e) Zuschlagslimitierung: In dem vorliegenden Vergabeverfahren erfolgt zudem eine Zuschlagslimitierung. Das bedeutet, dass die Bieter zwar für beide Lose Angebote einreichen, aber nur für ein Los den Zuschlag erhalten können. Bei der Wertung wird dabei wie folgt vorgegangen: Zunächst wird bei dem jeweiligen Los das preisgünstigste Angebot ermittelt. Sofern bei einem der beiden Lose nur ein Bieter ein bedingungsgemäßes Angebot abgegeben hat, erhält er bei diesem Los den Zuschlag und wird bei dem anderen Los nicht mehr berücksichtigt. Sollte wider Erwarten für beide Lose nur ein Bieter ein bedingungsgemäßes Angebot abgegeben haben, wird die Zuschlagslimitierung zur Sicherung der Bedarfsdeckung, die in diesem Fall Vorrang genießt, aufgehoben und der Bieter erhält in beiden Losen den Zuschlag. Sollten unterschiedliche Bieter bei den beiden Losen das preisgünstigste Angebot abgegeben haben, erhalten diese den Zuschlag bei dem jeweiligen Los. Sollte aber von mehreren Bietern bei beiden Losen ein und derselbe Bieter das preisgünstigste Angebot abgegeben haben, kann er aufgrund der Zuschlagslimitierung maximal für ein Los den Zuschlag erhalten. Bei der Frage, für welches Los der Bieter in diesem Fall den Zuschlag erhält, wird wie folgt vorgegangen: Der Bieter mit dem preisgünstigsten Angebot erhält den Zuschlag auf das Los, bei dem sein Angebotspreis zusammen mit dem Angebotspreis des nächstgünstigsten Bieters des anderen Loses den günstigsten Gesamtpreis beider Lose ergibt. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit tragen Sie bitte in der Vorlage "09_Vordruck_Referenzen" mindestens zwei geeignete Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar. Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen: ● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten. Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen: ● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Veröffentlichung). ● Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein. Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen: Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 21. Jahrhundert aus Archiven oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen, z. B. Firmenarchiv. ● Die Digitalisierung muss an losem Aktenschriftgut durchgeführt worden sein (nicht an Büchern oder ähnlichen homogenen Vorlagen) ● Menge mindestens: 2.000.000 Images/pro Jahr ● Eine Aufteilung der genannten Mindestmenge auf mehr als 6 Referenzprojekte ist nicht zulässig. ● Die Digitalisierung muss zu mind. 25 % mit Aufsicht-Scansystemen durchgeführt worden sein, welche den in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 3.2.2 und 3.2.3, dargestellten Anforderungen entsprechen. Für die Referenzen ist die Vorlage "09_Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen. Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Ende der Angebotsfrist nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen. Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen. Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €). Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausrüstung" einzureichen, in welcher ausschließlich die folgenden Aspekte näher erläutert werden: ● Fachpersonal: Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar. Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind. ● Scanner: Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden. Bitte legen Sie dar, wie im Falle eines Ausfalls der Ausgleich erfolgt und wie das erforderliche Mengengerüst nachgeholt werden soll. Als geeignet werden die folgenden oder mit diesen vergleichbare Scanner-Systeme eingestuft: ○ Aufsichtscanner: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook ● Lagerung: Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sowie der Schutz vor Schädlingsbefall (IPM). (Mindestanforderungen sind der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4.7, zu entnehmen). ● Transport: Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Ziffer 4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden. Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen. (!) Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum Leistungsbeginn zur Verfügung stehen. 01 [telefon eliminat] [telefon eliminat]+02:00 TenderDoc allowed slc-sche-qu-cert-indep 11:31:00+02:00 Brühler Straße 3 none DE300 t:02 ••• ••• 90 price 177/2026 2029-12-31+01:00 ••• ••• 11+02:00 gen-pub http://www.bescha.bund.de 2027-01-01+01:00 exg-natl-bre-nat-law EUR 45a95d95-225d-4d9d-9c48-9b6363771f16 Berlin late-all https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=880471 epo-notice [telefon eliminat] no-eu-funds 32014L0024 1 per-exa [email eliminat] 2 Kaiser-Friedrich-Str. 16 0204:994-DOEVD-83 53113 cn-social t:[telefon eliminat] slc-abil-ref-services true 53119 79995100 298cab7c-ce87-4c59-96f1-f84cbe5785d6 20 non-restricted-document 66 no 1890756.30 http://www.bundeskartellamt.de 100.00 https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=880471 fa-wo-rc eforms-sdk-1.13 3781512.60 not-allowed 11:30:00+02:00 B 12.29 - 0612/26/VV : 1 LOT-0001 epo-sub-espd 10635 slc-abil-mgmt-qual LOT-[telefon eliminat] [telefon eliminat] [email eliminat] db171c68-a205-459d-859a-29b4c0c75361-01 epo-procurement-document vgv not-requ false [email eliminat] services slc-abil-facil-tools cor-buy ORG-7005 ORG-7004 Bonn ORG-7001 DEU 10:16:03+02:00 2.3 [telefon eliminat] cga ted-esen 2026-09-25+02:00 DEA22 open