Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici, în calitate de autoritate contractantă, în cadrul proiectului „Instruire pentru structurile din cadrul sistemului de coordonare, gestionare și control FESI în România, pe tematici prioritare pentru dezvoltarea capacității manageriale pentru sistemul de coordonare, gestionare și control FESI”, cod proiect 3.1.028, urmăreşte prin prezentul contract achiziţionarea serviciilor de organizare a unei conferințe, respectiv conferința de închidere în cadrul proiectului.
I. Închiriere sală de conferință cu o capacitate de minim 50 de persoane, pe durata unei zile, în intervalul orar 08.00 – 15.00.
Pentru organizarea conferinței de închidere a proiectului, estimată a avea loc în perioada cuprinsă între ultima jumătate a lunii februarie 2020 și prima jumătate a lunii martie 2020, Prestatorul va transmite Autorității Contractante, în cadrul ofertei tehnice, propunerea de locații de desfășurare a evenimentului la prețuri similare. După semnarea contractului, Prestatorul va prezenta locațiile disponibile și datele disponibile de desfășurare a evenimentului. Autoritatea contractantă va opta pentru una din locațiile propuse și data de desfășurare o va comunica Prestatorului în termen de 2 zile lucrătoare de la primirea propunerii.
Sală eveniment și dotări:
Locaţie: Bucureşti, într-o locație centrală, ușor accesibilă, cu asigurarea a minim 15 locuri de parcare, într-o zonă în care sunt dispuse mai multe sedii ale instituțiilor publice (ministere, agenții, etc). Se va pune la dispoziție și o sală pentru desfășurarea conferinței de presă, respectiv pentru primirea oficialităților și a membrilor prezidiului.
Prestatorul va asigura transportul materialelor promoționale către locația de desfășurare a evenimentului precum și distribuirea acestora în cadrul evenimentului.
Prestatorul va asigura prezența unui fotograf care va realiza minim 25 fotografii pe tot parcursul derulării evenimentului/în intervale de timp diferite/ per eveniment şi le va pune la dispoziţia Autorității contractante în format electronic.
II. Servicii de catering:
Asigurare servicii de catering pentru minim 50 de persoane, în ziua conferinței, la locația de desfășurare a acesteia, cu asigurarea de către Prestator a următoarelor servicii:
Welcome coffee (înainte de începerea evenimentului) în intervalul orar 9.00 – 10.00;
Coffee-break (1 pauză, programată, cu aproximație, la ora 11.00);
Pauză de lucru.
III. Servicii de asistență tehnică pe perioada desfășurării evenimentului
1. Prezența a minim 2 persoane pentru înregistrarea și primirea participanților la eveniment;
2. Prezența a minim o persoană (alta decât cele responsabile cu înregistrarea și primirea participanților) disponibilă pe întreaga durată a evenimentului pentru aspecte referitoare la organizare, logistică, protecția muncii și PSI;
Data demarării contractului este data semnării acestuia de către ambele părţi. Perioada de execuţie a contractului este de cca. 2 luni de la data intrării în vigoare, corelat cu perioada de implementare a proiectului.
Prestatorul va asigura buna desfășurare și organizare a conferinței, conform condițiilor cerute.
Prestatorul de servicii va elabora și va depune, la finalizarea evenimentului organizat, în termen de 5 zile lucrătoare de la finalizarea acestuia, un raport detaliat al activităţilor, care va însoți factura de plată.
Documentele justificative care trebuie să însoţească raportul şi respectiv, factura fiscală:
Liste de prezenţă, liste de distribuție a materialelor promoționale, chestionare de evaluare a evenimentului, formulare privind exprimarea consimțământului în ceea ce privește publicarea fotografiilor realizate la eveniment.
Pentru serviciile de închiriere sală documentele justificative solicitate sunt: proces-verbal închiriere sală, fotografii, CD/DVD cu înregistrarea audio.
Facturile emise de Prestator, vor fi achitate în termen de maxim 30 de zile calendaristice de la prezentarea lor Autorității Contractante şi înregistrarea la sediul acestuia, corect întocmite, cu respectarea prevederilor legale în vigoare şi însoţite de procesul-verbal de recepţie a serviciilor prestate, semnat de reprezentanții desemnați ai celor două părți contractante, raportul de activitate și documentele justificative aferente.