Achiziția de servicii de organizare a conferinței de deschidere a proiectului “ Management performant la nivelul DGRIP, DGCTI, DSG și la nivelul celor 42 Instituții ale Prefectului” cod SIPOCA 591/ cod MySMIS 2014 127548, finanțat prin Programul Operațional Capacitatea Administrativă 2014-2020, conform caietului de sarcini atasat. Conferința se va desfășura pe durata unei zile și va fi organizată în București, în perioada de valabilitate a contractului (6 luni de la data semnării acestuia de către ambele părți), la o data stabilită de comun acord cu Achizitorul.
Serviciile constau în organizarea și desfășurarea conferinței de deschidere a proiectului, astfel:
1. Servicii de organizare evenimente pentru organizarea, conferinței de deschidere a proiectului;
2. Servicii de catering ȋn ziua evenimentului (masa de prânz tip bufet suedez pentru 150 persoane), cafea ȋn cele două pauze (pentru 150 de persoane) precum şi cină pentru 100 de persoane cărora li se asigură cazarea ȋn seara precedentă conferinţei de deschidere.
3. Servicii de cazare pentru 100 persoane în seara precedentă conferinţei de deschidere.
4. Decontarea cheltuielilor de transport pentru 100 de persoane din teritoriu.
5. Servicii de distribuire a materialelor promoționale.
6. Promovarea proiectului într-o publicație cu apariție națională
Preturi unitare estimate:
1. închiriere sala cu echipamente specifice conferintei, promovare proiect, servicii de organizare, distribuire materiale, etc.= 19.846,84 lei fara TVA
2. Masa (prânz şi trataţie 150 pers.) = 63,33 lei fara TVA/pers.
3. Cazare (100 participanţi) = 219,05 lei fara TVA/pers.
4. Transport (100 participanţi) = 210,08 lei fara TVA/pers.
Pretul cel mai scăzut, în condiţiile îndeplinirii cerinţelor solicitate în caietul de sarcini.
Condiţiile contractului au fost prevăzute în modelul de contract / caietul de sarcini atasat. Conferința se va desfășura pe durata unei zile și va fi organizată în București, în perioada de valabilitate a contractului (6 luni de la data semnării acestuia de către ambele părți), la o data stabilită de comun acord cu Achizitorul.
Cerinţele minime au fost stabilite în caietul de sarcini ataşat.
Prestatorul serviciilor va respecta legislația românească în vigoare pentru toate tipurile de activități și cheltuieli pe care le prestează, precum şi
condițiile privind vizibilitatea și publicitatea proiectului finanțat prin Programul Operațional Capacitatea Administrativă 2014-2020.
Facturarea serviciilor se va realiza după prestarea și recepția calitativă și cantitativă a serviciilor.
Contravaloarea serviciilor prestate se va plăti pe baza facturii fiscale emise de prestator şi a raportului aprobat. Raportul va avea atașat:
-Lista participanţilor, diagrame de cazare în original;
- CD/DVD/memory stick cu fotografii realizate pe timpul conferințelor;
-Documentele justificative solicitate pentru rambursarea cheltuielilor de către finanțator, ȋn conformitate cu documentele specificate la pct. VII şi legislaţia ȋn vigoare.
Factura pentru eveniment va fi transmisă într-un singur exemplar original şi va fi însoțită de anexe cu cheltuielile pentru serviciile prestate (transport, cazare, prânz, cină, pauze de cafea, sală de conferințe, etc.).
Termen de plata: maxim 30 de zile calendaristice de la finalizarea evenimentului, in contul de TREZORERIE (cf.prev.OMFP nr. 1235/2003) al ofertantului, prin OP, din conturile de virament ale beneficiarului, în conformitate cu prevederile art.6, alin. (1) lit. b) din Legea nr.72/2013 privind masurile pentru combaterea intarzierii in executarea obligatiilor de plata a unor sume de bani rezultand din contracte incheiate între profesionisti si între acestia si autoritati contractante
Oferta va contine obligatoriu propunerea tehnică si financiara, astfel formulate încât să rezulte îndeplinirea cerinţelor minime din caietul de sarcini atasat si va fi transmisa pe adresa de e-mail m•••@m•••.ro. Perioada de valabilitate a ofertei= 120 zile, având caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului pe toata perioada de valabilitate. Pretul ofertat va fi exprimat în lei, fara TVA, cu maxim 2 zecimale.
Propunerea tehnică va conține obligatoriu:
a.Pentru locaţia de organizare a evenimentului: minim 2 oferte de locații; minim 2 fotografii ale fiecărei locații propuse, precum și a sălii în care se va organiza evenimentul;
b.pentru locaţiile de cazare: minim 2 oferte a câte maxim 4 locaţii
Pe parcursul implementării contractului beneficiarul va putea opta pentru una dintre ofertele prezentate.
Oferta tehnică va cuprinde nominalizarea unității/unităţilor de cazare și de desfășurare a evenimentului, precum și o scrisoare de confirmare din partea acestor unități cu privire la disponibilitatea sălii, a cazării și a serviciilor solicitate;
CV-ul reprezentantului firmei ce va fi prezent pe tot parcursul derulării conferinței, prin care se dovedește experiența ȋn organizarea a 3 evenimente similare, precum și o recomandare eliberată pentru persoana în cauză de către un beneficiar al unor servicii similare.
Organizare și metodologie – ofertantul va descrie modul în care își propune să organizeze și să asigure desfășurarea conferinței, măsurile întreprinse pentru asigurarea relației cu beneficiarul, precum și alte activități menite să asigure îndeplinirea cerințelor minime prezentate în caietul de sarcini.
Propunerea financiară va fi formulată detaliat şi grupată astfel:
• Costuri care nu sunt legate de numărul de participanți la evenimentul în cauză ( închiriere sală de conferință, servicii, etc.).
• Costuri care depind direct de numărul de participanți prezenți la eveniment (cazare, masă, tratație, transport) detaliat pret/persoană
Caietul de sarcini în format editabil necesar întocmirii ofertei se poate solicita la adresa de e-mail: m•••@m•••.ro
Alte informaţii suplimentare se pot obţine la nr. de telefon +40 213037080 / 30396, persoană de contact Şerban Marian
Oferta va fi transmisa autoritatii contractante pe adresa de e-mail: m•••@m•••.ro sau prin fax la nr. 40 ••• ••• 61. Oferta va contine atât propunerea tehnica cât si propunerea financiara. Propunerea tehnica va fi elaborata astfel incat sa rezulte ca sunt indeplinite cerintele minime prevazute în caietul de sarcini. Lipsa din propunerea tehnică a informațiilor minimale solicitate duce la neluarea în considerare a ofertei depuse de oricare dintre operatorii economici.
A fost creată o nouă versiune la anuntul publicitar initial în care la sectiunea "Descriere contract" au fost consemnate preturile unitare estimate.