Serviciul de arhivare si legatorie se realizează si in conformitate cu legislația in vigoare si documentele interne, respectiv proceduri operaționale specifice ce se aduc la cunoștința Prestatorului înainte de începerea prestării serviciilor de arhivare. Vor fi avute în vedere, în principal Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 privind evidenţa documentelor pentru gruparea documentelor în dosare, ordonarea şi efectuarea de operaţiuni arhivistice, precum şi prevederile Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date. Caietul de sarcini atasat face parte integranta din documentația de atribuire si descrie cerințele pe baza cărora se elaborează de către fiecare operator economic propunerea tehnică si financiară. Acest Caiet de sarcini conține condițiile minimale si indicații privind regulile de baza, care trebuie respectate astfel încât potențialii operatori economici să elaboreze propunerea tehnică corespunzătoare cu necesitățile Autoritarii Contractante. Cerințele impuse sunt minimale si obligatorii. In acest sens, orice oferta prezentata care se abate de la prevederile Caietului de sarcini va fi luată în considerare numai în măsura in care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerințelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertarea de servicii cu caracteristici inferioare celor prevazute in Caietul de sarcini atrage respingerea ofertei ca neconforma. Pentru realizarea serviciilor de arhivare prestatorul va parcurge următoarele etape: a) desprăfuirea; b) toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc); c) ordonarea documentelor. d) copertarea şi îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor în coperte din carton, găurirea cu utilaje care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu ata de legatorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal), constituirea inventarelor pe suport de hârtie si electronic;e) arhivarea electronică a documentelor care costituie arhiva activă; f) constituirea inventarelor pe suport de hârtie și în format electronic. Detalierea serviciilor de arhivare se regaseste la nivelul caietului de sarcini, atasat prezentului anunt. Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic si electronic este de aproximativ cca 180 metri liniari, conținând fiecare un număr mediu estimat de 70 de pagini dintre care, 95% A4 şi 5% A3, A5 şi A6. Filele sunt tiparite atât pe o faţă cât şi faţă everso (estimându-se un număr de aproximativ 40% imprimate față-verso).
"prețul cel mai scăzut/metru liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic”, cu respectarea specificatiilor caietului de sarcini anexat. Prețul ofertei este ferm în lei. Nu se acceptă oferte alternative. Unitatea de măsură pentru efectuarea plăţii este metrul liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic, conform caietului de sarcini. Factura se va emite raportat la numărul metri liniari de arhivă formată din dosare constituite inclusiv in format electronic, predate beneficiarului.
Plata se va face cu O.P. în contul de trezorerie al furnizorului în baza facturii fiscale, în termen de maxim 30 de zile de la data primirii facturii, dacă această dată este ulterioară recepției serviciilor, în caz contrar termenul curgând de la data recepției serviciilor. Data primirii facturii este data înregistrării acesteia la Registratura Generala a Ministerului Justiției. Sancțiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligațiilor: În cazul în care, din vina sa exclusivă, Furnizorul nu reușește să-și execute obligațiile asumate, atunci Achizitorul are dreptul de a deduce ca penalități o sumă echivalentă cu o cotă procentuală din prețul comenzii de 0,1% pe zi de întârziere, până la îndeplinirea efectivă a obligațiilor. Unitatea de măsura pentru realizarea plăţii este metrul liniar de arhiva format din dosare constituite, inclusiv in format electronic (estimat aproximativ 25-30 dosare constituite/metru liniar). Factura se va emite raportat numarul de metri liniari de arhivă formată din dosare constituite, inclusiv in format electronic, predate beneficiarului. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Operatorul economic desemnat castigator va constitui garantie de buna executie in termen de 5 zile lucratoare de la data semnarii contractului, in cuantum de 10% din valoarea contractului fara TVA. Termenul de realizare a serviciilor de arhivare este de 3 luni de la data semnării contractului de servicii, dar nu mai tarziu de 15.12.2022. Arhiva va fi organizata in cutii standard de arhivare, sigilate și unic identificate. Materialele necesare realizării serviciilor (coperti, sfoară, cutii, etc.) vor fi asigurate de către prestator, fara costuri suplimentare din partea autoritatii contractante. Dosarele de arhiva constituite, predate Achizitorului, vor putea fi predate Arhivelor Nationale fara alte formalitati suplimentare.
Operatorul economic va avea în vedere încadrarea în valoarea estimată comunicată de autoritatea contractantă. Perioada de valabilitate a ofertelor: până la 15.10.2022, inclusiv. Prestarea serviciilor de arhivare fizică si electronica a documentelor se va desfășura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire, care va cuprinde dosarele interne predate în ordine cronologica, în starea în care acestea se află (fără opis, inventar etc), fără alte costuri suplimentare de manipulare a documentelor din partea autorității contractante sau la sediul beneficiarului, Ministerul Justiției – Str.Apolodor nr.17, sector 5, București, la locul in care sunt depozitate documentele (subsol pentru dosarele interne din perioada 2014-2017 şi etaj 4 pentru dosarele interne din perioada 2018-2020). Oferta va fi întocmită în corespondență cu cerintele din caietul de sarcini atasat prezentului anunt, astfel încât să permită verificarea corespondenței cu cerințele solicitate, punct cu punct. Oferta semnată se va transmite până în data de 12.09.2022, ora 17.00 la adresa de e-mail [login pentru adresa]. Ofertele receptionate dupa data si ora limita de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare. Operatorul economic declarat castigator, la solicitarea autoritatii contractante, va avea obligatia sa posteze in catalogul electronic SICAP oferta financiara transmisa in termenul de depunere a ofertelor, tinand cont de faptul ca atribuirea se face "online". Anexăm la prezenta invitație de participare formularul de oferta si caietul de sarcini. Pentru informații suplimentare ne puteți contacta la telefon 037.204.1115 sau pe e-mail [login pentru adresa] Compartimentul Achiziții Publice. Nota : prin dosar intern se înţelege dosarul predat catre prestator, asa cum se gaseste depozitat de Ministerul Justitiei (fie dosar de carton cu şina metalică, fie biblioraft), iar prin dosar constituit se intelege dosarul rezultat in urma serviciilor prestatorului, inclusiv in format electronic). Inventarele dosarelor constituite se vor preda atât pe suport fizic cat si pe suport electronic (stick). Este posibila vizionarea documentelor ce urmeaza sa fie arhivate in programul de vizionare: Luni-Vineri intre orele 9.00-16.00 si Vineri intre orele 9.00-14.00 cu exceptia zilelor libere (sarbatori legale). Telefon contact pentru vizionare 037.204.1115. Unitatea de măsură pentru efectuarea plăţii este metrul liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic, conform caietului de sarcini. Factura se va emite raportat la numărul metri liniari de arhivă formată din dosare constituite, inclusiv in format electronic, predate beneficiarului. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. In urma constituirii dosarelor de arhivă, acestea vor putea fi predate Arhivelor Naţionale fără alte formalităţi suplimentare.