Se încarcă…

ADV1413971 - Servicii de arhivare fizica a documentelor, conform caietului de sarcini… | Licitații Admin

Rezumat rapid

Documente solicitate: oferta financiara.
Tip ofertare: postare in SEAP/SICAP.
Criteriu atribuire: pret.

Detalii licitație

Descriere

Servicii de arhivare fizica a documentelor, conform caietului de sarcini atasat. Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic este de aproximativ 80 metri liniari (formaţi din dosare aflate în bibliorafturi de diferite dimensiuni, nearhivate). Serviciul de arhivare si legatorie se realizează si in conformitate cu legislația in vigoare si documentele interne, respectiv proceduri operaționale specifice ce se aduc la cunoștința Prestatorului înainte de începerea prestării serviciilor de arhivare. Vor fi avute în vedere, în principal Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 privind evidenţa documentelor pentru gruparea documentelor în dosare, ordonarea şi efectuarea de operaţiuni arhivistice, precum şi prevederile Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date. Etape de parcurs pentru realizarea “SERVICIILOR DE ARHIVARE”
Pentru realizarea „Serviciilor de arhivare”, prestatorul va parcurge următoarele etape:
a) desprăfuirea;
b) toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc) şi a ciornelor;
c) ordonarea documentelor.
d) copertarea şi îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor în coperte din carton, pânzate la cotor, găurirea cu utilaje care nu deteriorează documentele, șnuruirea cu ață de legătorie, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal), constituirea inventarelor pe suport de hârtie si electronic.

Criterii de atribuire

"prețul cel mai scăzut/metru liniar de arhivă format din dosare constituite"

Condiții contract

Unitatea de măsura pentru realizarea plăţii este metrul liniar de arhiva format din dosare constituite, (estimat aproximativ 25-30 dosare constituite/metru liniar). Factura se va emite raportat numarul de metri liniari de arhivă formată din dosare constituite, predate beneficiarului. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Operatorul economic desemnat castigator va constitui garantie de buna executie in termen de 5 zile lucratoare de la data semnarii contractului, in cuantum de 10% din valoarea contractului fara TVA. Termenul de realizare a serviciilor de arhivare este de 4 luni de la data semnării contractului de servicii. Arhiva fizica va fi organizata in cutii standard de arhivare, sigilate și unic identificate. Materialele necesare realizării serviciilor (coperti, sfoară, cutii, etc.) vor fi asigurate de către prestator, fara costuri suplimentare din partea autoritatii contractante. Vor fi avute în vedere, în principal, Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 9 aprilie 1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996 privind evidenţa documentelor pentru gruparea documentelor în dosare, ordonarea şi efectuarea de operaţiuni arhivistice, precum şi prevederile Regulamentului nr.679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date. Prestatorul va include în costul serviciilor de arhivare și dispozitiv de stocare (memory stick, CD, etc.), pe care se vor livra inventarele constituite.

Condiții participare

Operatorul economic va avea în vedere încadrarea în valoarea estimată comunicată de autoritatea contractantă. Perioada de valabilitate a ofertelor: până la 15.05.2024, inclusiv. Prestarea serviciilor de arhivare fizică a documentelor se va desfășura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire, care va cuprinde dosarele interne predate în ordine cronologica, în starea în care acestea se află (fără opis, inventar etc), fără alte costuri suplimentare de manipulare a documentelor din partea autorității contractante sau la sediul beneficiarului, Ministerul Justiției – Str.Apolodor nr.17, sector 5, București, la locul in care sunt depozitate documentele. Oferta va fi întocmită în corespondență cu cerintele din caietul de sarcini atasat prezentului anunt, astfel încât să permită verificarea corespondenței cu cerințele solicitate, punct cu punct. Oferta semnată se va transmite până în data de 27.03.2024, ora 11.00 la adresa de e-mail [login pentru adresa]. Ofertele receptionate dupa data si ora limita de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare. Operatorul economic declarat castigator, la solicitarea autoritatii contractante, va avea obligatia sa posteze in catalogul electronic SEAP oferta financiara transmisa in termenul de depunere a ofertelor, tinand cont de faptul ca atribuirea se face "online".

Alte informații

Pentru informații suplimentare ne puteți contacta la telefon 037.204.1115 sau pe e-mail [login pentru adresa] Compartimentul Achiziții Publice. Nota : prin dosar intern se înţelege dosarul predat catre prestator, asa cum se gaseste depozitat de Ministerul Justitiei (fie dosar de carton cu şina metalică, fie biblioraft), iar prin dosar constituit se intelege dosarul rezultat in urma serviciilor prestatorului,). Inventarele dosarelor constituite se vor preda atât pe suport fizic cat si pe suport electronic (stick, CD, etc). Este posibila vizionarea documentelor ce urmeaza sa fie arhivate in programul de vizionare: Luni-Vineri intre orele 9.00-16.00 si Vineri intre orele 9.00-14.00 cu exceptia zilelor libere (sarbatori legale). Telefon contact pentru vizionare 037.204.1115. Unitatea de măsură pentru efectuarea plăţii este metrul liniar de arhivă format din dosare constituite, conform caietului de sarcini. Factura se va emite raportat la numărul metri liniari de arhivă formată din dosare constituite in format fizic, predate beneficiarului. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. In urma constituirii dosarelor de arhivă, acestea vor putea fi predate Arhivelor Naţionale fără alte formalităţi suplimentare.

Servicii de arhivare fizica a documentelor, conform caietului de sarcini atasat

Documente atașate1 fișier

Rezumat rapid

Detalii licitație

Căutări relevante pentru ADV1413971

Datele autorității

Licitații ale autorității