Obiectul contractului îl reprezintă achiziţia de servicii de organizare a 9 (nouă) evenimente care vor avea loc în perioada iunie 2024 - decembrie 2024, în județele regiunii Nord-Est, după cum urmează:
1. Servicii de organizare 1 eveniment pentru promovarea RIS3 Nord-Est, în orașul Iași, ce includ:
a. Servicii de închiriere sală de conferință în locația solicitată, cu capacitatea de aproximativ 50 de persoane;b. Servicii de asigurare 1 pauză cafea de bun venit (welcome coffee) pentru un număr de minimum 30 – maximum 40 persoane;c. Servicii de restaurant 1 masă de prânz pentru un număr de minimum 30 – maximum 40 persoane;d. Decont onorarii pentru servicii prestate de lectori (onorariu care include și cazare, deplasare, bilet de avion etc.)
2. Servicii de organizare a 2 întalniri dedicate structurilor de guvernare RIS3 Nord-Est (CRI, CCA), în orașul Iași, ce includ:
a. Servicii de închiriere sală de conferință în locația solicitată, cu capacitatea de aproximativ 40 de persoane;b. Servicii de asigurare 1 pauză cafea de bun venit (welcome coffee) pentru un număr de minimum 20 – maximum 30 persoane;c. Servicii de restaurant 1 masă de prânz pentru un număr de minimum 20 – maximum 30 persoane;
3. Servicii de organizare a 6 întâlniri de lucru într-un cadru informal cu reprezentanti ai ecosistemului regional de cercetare-inovare în fiecare din cele 6 municipiu resedinta de judet din regiunea Nord-Est (Bacau, Piatra Neamt, Iasi, Suceava, Botosani, Vaslui), pentru un numar de min 5 - max 10 participanti/ resedinta de judet.
Oferta depusă va conține, obligatoriu, cel puțin: Formularul 1 Împuternicire (dacă este cazul); Formularul 2 Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016; Formularul 3 Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016; Formularul 4 Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016;Formularul 5 Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016; Formularul 6 Declarație privind respectarea reglementărilor obligatorii în domeniile mediului, social și al relațiilor de muncă şi protecţia muncii; Formularul 7 Declaratie privind acceptarea Modelului decontract;Formularul 8 Model Acord de Subcontractare (dacă este cazul);Formularul 9 Model Acord de Asociere (dacă este cazul);Formularul 10 Formular de Ofertă și Anexa la Formularul 10 Propunere Financiară detaliată;Formularul 11 Formular Propunere tehnică și documentele solicitate prin caietul de sarcini (dacă este cazul); Certificatul constatator emis de ONRC sau documente relevante care să dovedească forma de înregistrare și, după caz, de atestare ori de apartenență din punct de vedere profesional (din care trebuie să rezulte că operatorul economic are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului). Informatiile cuprinse în aceste documente vor fi reale și actuale la data prezentării lor.Orice documente pe care ofertantul le considera relevante.
Criteriul de atribuire: prețul cel mai scazut în condițiile respectării cerințelor minime din Caietul de sarcini. În cazul în care, în urma stabilirii clasamentului conform criteriului de atribuire „pretul cel mai scazut”, două sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, având preturi egale, comisia de evaluare va solicita, prin clarificări, noi propuneri financiare. Ofertanții vor transmite documente care conțin noi prețuri, oferta care va fi desemnată câștigătoare fiind cea cu propunerea financiară cea mai mică
Durata contractului este de la data semnării acestuia de către ambele părți contractante si pana la 31.12.2024, cu posibilitatea prelungirii acestuia in vederea organizarii tuturor evenimentelor. Plata serviciilor se va efectua prin virament bancar, conform facturii fiscale emise de prestator în RO e - Factura și acceptata de achizitor, în baza procesului verbal de receptie semnat de parti, în contul indicat de catre Prestator în factură. Plata se va efectua in termen de maxim 30 de zile de la data primirii facturii la sediul achizitorului. Facturarea, respectiv plata serviciilor vor fi efectuate corespunzător cu numărul de persoane participante și pentru care s-au prestat efectiv serviciile.
Documente de calificare obligatorii: a) Neîncadrarea în situaţiile prevăzute la art. 60 din Legea nr. 98/2016 (cerința este valabilă și pentru eventualii ofertanți asociați și subcontractanți/terți, în temeiulart. 170(1) din Legea nr. 98/2016) b) Neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016 (cerința este valabilă și pentru eventualii ofertanți asociați și subcontractanți/terți, în temeiul art. 170 (1)din Legea nr. 98/2016); c) Neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016 (cerința este valabilă și pentru eventualii ofertanți asociați și subcontractanți/terți, în temeiul art. 170 (1) din Legeanr. 98/2016); d) Neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016 (cerința este valabilă și pentru eventualii ofertanțiasociați și subcontractanți/terți, în temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016); e) Ofertantul trebuie să aibă capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent in codul/codurile CAEN din Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului.
Caietul de sarcini, care conține specificațiile tehnice minime și obligatorii, pe care operatorul economic are obligația de a le respecta în întocmirea ofertei precum si alte documente necesare pentru achizitia în cauză, sunt publicate pe site-ul https://www.adrnordest.ro/achizitie-servicii-pentru-organizarea-de-evenimente-in-perioada-iunie-2024-decembrie-2024-in-cadrul-biroului-de-gestionare-ris3/.
Calendarul estimativ al procedurii:
- Data și ora deschiderii ofertelor: 10.06.2024, ora 11:00.
- Evaluarea ofertelor/solicitare de clarificari și primire răspunsuri: 11-14.06.2024;
- Semnarea contractului: 19.06.2024.
Clarificarile privind cerintele din Caietul de sarcini (daca este cazul) se publica pe site-ul: https://www.adrnordest.ro/achizitie-servicii-pentru-organizarea-de-evenimente-in-perioada-iunie-2024-decembrie-2024-in-cadrul-biroului-de-gestionare-ris3/
Documentele ofertei (documentelede calificare, propunerea tehnica, propunerea financiara etc.) vor fi semnate de către reprezentantul legal al ofertantului sau de către persoana imputernicită în acest scop și se vor transmite pe adresa de e-mail: [login pentru adresa]. De pe această adresă de e-mail se vor transmite eventualele solicitări de clarificare și comunicările privind rezultatul achizitiei.
Dacă este cazul, Formularele 2, 3, 4, 5 și 6 se vor prezenta și pentru eventualii ofertanți asociați/ subcontractanți, insoțite de acordurile de subcontractare/asociere.
Certificatele care atestă plata impozitelor, taxelor si contribuțiilor către bugetul general consolidat se vor prezenta la solicitarea autorității contractante doar de către operatorul economic a cărui ofertă prezintă cel mai scăzut pret după evaluarea ofertelor depuse. Documentele vor fi valabile la data solicitării și vor fi prezentate și pentru eventualii ofertanți asociați/ subcontractanți