În cadrul structurilor de specialitate ale Consiliului Județean Suceava se desfășoară activități în urma cărora rezultă documente care necesită arhivare, în conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996 a arhivelor naționale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr.217/23.05.1996, instrucțiuni ce reglementează organizarea și desfășurarea întregii activități arhivistice, în mod unitar, la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de documente, în conformitate cu art.5 pct. a) din Legea Arhivelor Naționale, precum și ale O.U.G. nr.57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare.
Conform dispozițiilor art.7 din Legea nr.16/1996 a arhivelor naționale, republicată cu modificările și completările ulterioare „creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii” , la nivelul instituției urmând ca documentele să fie grupate în unități arhivistice, anual, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator (structură de specialitate) pentru documentele proprii.
În conformitate cu prevederile art.9 alin.(1) din textul citat, documentele se depun la depozitul arhivei instituției (compartimentul arhivă) în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire.
În acest sens, pentru a putea fi predate la serviciul arhivă, în conformitate cu dispozițiile art.17 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, este necesar ca documentele din fiecare dosar, pe lângă cerințe, să fie legate în coperți de carton.
În vederea arhivării acestor documente în conformitate cu cadrul legal aflat în vigoare, luând în considerare necesitatea unei bune organizări a documentelor de arhivă, inclusiv din perspectiva eficienței și eficacității instituției, raportându-ne la resurse financiare și de personal, apreciem că se impune aprobarea achiziționării serviciului de îndosariere și legătorie a documentelor create în cadrul compartimentelor/structurilor de specialitate ale Consiliului Județean Suceava.
Totodată, în vederea fluidizării depunerii documentelor în arhiva proprie a instituției, pentru evitarea acumulării în birouri de lucrări/documente neîndosariate și având în vedere faptul că acest serviciu are caracter de regularitate, propunem ca achiziția serviciului de îndosariere și legătorie să se realizeze și prin posibilitatea prelungirii duratei contractului de servicii și pentru primele 4 luni ale anului 2027, în conformitate cu dispozițiile art.165 din Hotărârea de Guvern nr.395/2016.
Contractul de servicii de îndosariere și legătorie, cod CPV 79971200-3 – Servicii de legare (Rev. 2), va fi atribuit operatorului economic a cărei ofertă respectă în totalitate cerințele caietului de sarcini și care va obține cel mai mare punctaj.
Se va încheia contract de servicii.
Fiind un contract cu caracter de regularitate, autoritatea contractantă își rezervă dreptul ca înaintea scadenței termenului pentru care a fost încheiat, să prelungească durata contractului pentru cel mult primele 4 luni ale anului 2027, cu încadrarea în creditele bugetare aprobate cu această destinație.
Oferta va fi depusă în plic închis, până la împlinirea termenului limită mai sus menţionat, respectiv data de 4 august 2026, ora 15:00, la registratura Consiliului Județean Suceava situată în Palatul Administrativ, strada Ștefan cel Mare, nr. 36, municipiul Suceava.
Operatorul economic va prezenta autorizația de funcționare emisă de Arhivele Naționale sau serviciile județene.
Pentru asigurarea confidențialității ofertelor în perioada cuprinsă de la data depunerii și până la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor, ofertele se depun doar pe suport de hârtie, în plic închis, la sediul autorității contractante.
Ofertele care nu respectă condițiile de formă aferente elaborării și prezentării acestora, menționate în prezentul anunț de participare, vor fi respinse, fiind considerate de autoritatea contractantă drept inacceptabile.
Ofertele depuse după termenul limită de depunere a ofertelor, menționat în prezentul anunț de participare, vor fi respinse, fiind considerate întârziate și vor fi returnate nedeschise.
Ofertele vor fi întocmite conform cerințelor din prezentul Anunț de participare şi vor respecta în totalitate cerințele din caietul de sarcini.
Achiziția directă se va finaliza în SEAP.
Ofertantul trebuie să fie obligatoriu înscris în SEAP.
Ofertantul clasat pe primul locul al clasamentului întocmit după verificarea, evaluarea ofertelor și aplicarea criteriului de atribuire, va fi invitat să posteze propunerea sa financiară în catalogul de produse/servicii/lucrări din Sistemul electronic al achizițiilor publice (SEAP) și o va posta sub următoarea denumire: „Contract de servicii de îndosariere și legătorie conform anunț de participare”; Descriere: se postează descrierea serviciilor ce urmează a fi prestate conform ofertei depuse; Condiții de livrare: se postează „conform contract”; Condiții de plată: se postează „conform contract”.
Caietul de sarcini aferent prezentei achiziții directe, Formularul de ofertă, Centralizatorul de prețuri, precum și celelalte documente se pot descărca de pe site-ul Consiliului Județean Suceava: www.cjsuceava.ro la Secțiunea „Achiziții publice”.
Pentru asigurarea confidențialității ofertelor în perioada cuprinsă de la data depunerii și până la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor, ofertele se depun doar pe suport de hârtie, în plic închis, la registratura autorității contractante. Ofertele vor fi redactate în limba română.
Oferta care nu respectă condițiile de formă aferente elaborării și prezentării acesteia, menționate în prezentul anunț de participare, va fi respinsă, fiind considerată de autoritatea contractantă drept inacceptabilă.