Serviciile de întreținere şi reparație a echipamentelor periferice, reprezintă serviciile de mentenanță care vor fi prestate pe toată perioada de derulare a contractului pentru imprimantele și scanerele ieșite din garanție - din dotarea Consiliului Județean Constanța (CJC) și a Centrului Militar Zonal Constanța (CMZ), astfel:
- pentru CJC - pentru echipamente utilizate de personalul care își desfășoară activitatea la următoarele sedii: Bd.Tomis 51, Al. Magnoliei 2 (bloc L4), Str. Nicolae Titulescu 32 (Centrul ”Tomis”) și Bd. Mamaia 331A (Pavilion Expozițional)
- pentru CMZ - pentru echipamente utilizate de personalul care își desfășoară activitatea la sediul din Str. Mircea cel Bătrân 106
Activitățile aferente serviciilor de mentenanță a echipamentelor se detaliază astfel:
- servicii de intervenție la solicitarea beneficiarului
- servicii de mentenanță periodică
În baza inventarului echipamentelor periferice aflate în dotarea CJC și a precizărilor CMZ, este necesară prestarea serviciilor pentru echipamentele enumerate în tabelul atașat prezentei consultări.
În funcție de tipul echipamentelor care fac obiectul achiziției, ofertantul trebuie să dispună de personal certificat de către producătorul echipamentelor sau reprezentanța în România a acestuia, respectiv certificare HP și certificare Xerox.
Activitățile și procedurile aferente serviciilor de întreținere şi reparații a echipamentelor periferice se detaliază astfel:
1. Servicii de intervenție la solicitarea beneficiarului
- au caracter ocazional și reprezintă activitățile de constatare şi/sau remediere a defecțiunilor semnalate de beneficiar
- în principal, în funcție de natura defecțiunii, se vor avea în vedere următoarele operațiuni:
• constatarea / diagnosticarea defecțiunii și dacă este posibil, remedierea defectului (când operațiunea nu implică achiziționarea de componente)
• în cazul în care este necesară achiziția de componente: precizarea în nota de constatare a elementelor de identificare ale componentele propuse spre a fi înlocuite, pentru a fi achiziționate de către beneficiar și înlocuirea acestora după ce au fost achiziționate
• preluarea echipamentului la sediul firmei prestatorului (dacă e cazul) și returnarea acestuia după remedierea defecțiunii
• înlocuirea temporară a echipamentului defect cu unul echivalent dacă acesta nu poate fi reparat în termenul solicitat/ofertat și implicit returnarea după ce defectul a fost remediat
• verificarea funcționării echipamentului la parametri normali - la sediul beneficiarului și în prezența utilizatorului
2. Servicii de mentenanță periodică
- frecvența serviciilor de mentenanță periodică - va fi stabilită în urma consultării de piață și în acest sens, ofertanții vor întocmi ofertele cu prețuri pentru următoarele variante de prestare a serviciilor:
• verificare/ lună/ echipament
• verificare/ 3 luni / echipament = 4 verificări/ an/ echipament
• verificare/ 6 luni / echipament = 2 verificări/ an/ echipament
• verificare/ an/ echipament
Indiferent de varianta de prestare a serviciilor, pe parcursul derulării contractului, prestatorul va efectua în fiecare lună un număr mediu de verificări, astfel încât să nu existe diferențe între numărul de echipamente verificat în fiecare lună, conform formulei: nr. verificări/lună = (nr.de echipamente) x (nr. verificări/an/echipament) / 12 luni
- au ca scop, pe de o parte, verificarea faptului că echipamentele îşi păstrează caracteristicile iniţiale şi sunt în continuare în parametrii de funcţionare stabiliți de fabricant şi, pe de altă parte, asigurarea întreţinerii preventive
- se vor executa în locațiile beneficiarului unde sunt instalate echipamentele
- activitățile specifice implică diverse operațiuni (la nivel hardware și software) care vor fi efectuate în funcție de necesități - se vor avea în vedere cel puţin următoarele operații:
- curățare fizică internă:
• aspirare praf, reglare și gresare/degresare, îndepărtare restului de hârtie (sau alte materiale)
• curățare cilindrului şi carcasei de tuș, cerneluri sau alte materiale folosite la imprimare/scanare
- curățare fizică externă
- diagnoza gradului de uzură a diferitelor subansamble / recomandări
- instalare / dezinstalare / echipament și/sau componente înlocuite/noi
- instalare / dezinstalare / configurare / optimizare / upgrade hardware / drivere / software
- verificarea funcționării echipamentului la parametri normali
- verificarea conexiunii echipamentului la rețeaua internă (acolo unde e cazul)
- verificarea executării comenzilor de imprimare/scanare de la echipamentele instalate în rețea
3. Proceduri de lucru și timpi de răspuns
- prestatorul va asigura și suporta toate cheltuielile legate de:
• deplasarea personalului de specialitate al acestuia la sediile beneficiarului
• transportul, instalarea şi punerea în funcțiune a echipamentelor preluate pentru reparații
• manopera aferentă activităților de mentenanță
• instrumentele şi materialele specifice utilizate de operatorii săi de service pentru efectuarea operațiunilor (pastă termoconductoare, soluții de curățat etc.)
- pentru a răspunde sesizărilor comunicate de beneficiar, operatorul de service se va deplasa la sediul beneficiarului în maxim o zi lucrătoare de la comunicarea sesizării în vederea constatării şi remedierii defecțiunii semnalate
- timpul de diagnosticare a defecțiunii este de maximum 2 zile lucrătoare de la comunicarea sesizării
- în cazul în care echipamentul defect nu mai poate fi reparat din cauza lipsei pieselor de schimb, prestatorul va anunța beneficiarul în maxim 2 zile lucrătoare de la comunicarea sesizării
- dacă este cazul, prestatorul va consemna recomandări ce se impun privind prevenirea situaţiilor care au dus la disfuncționalități
- în cazul în care este necesară achiziția de componente, achiziția acestora este responsabilitatea autorității contractante
Procedura de achiziție a componentelor ce urmează a fi înlocuite presupune următoarele etape:
• în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la comunicarea sesizării, prestatorul va transmite beneficiarului nota de constatare care va cuprinde elementele de identificare ale componentele propuse spre a fi înlocuite (marcă și model, denumire / part number etc.) și va fi însoțită de oferta de preț pentru componentele respective
• componentele propuse pentru achiziționare trebuie să fie identice funcţional cu cele defecte
• autoritatea contractantă va achiziționa produsele
• după ce beneficiarul intră în posesia produselor achiziționate, va anunța prestatorul pentru a-și trimite operatorul să înlocuiască componentele defecte cu cele achiziționate, în termen de maxim o zi de la înștiințare
• prestatorul va garanta calitatea şi performanța serviciilor prestate - garanţia pentru lucrările de reparații va fi de minim 1 an de la efectuarea operațiunii
4. Înregistrarea activităților
Toate activitățile ce vor fi efectuate de către operatorii prestatorului vor fi înregistrate astfel:
- în aplicația web dezvoltată de autoritatea contractantă
• prestatorul, prin intermediul unei aplicații care cuprinde baza de date cu echipamentele din dotarea CJC, va înregistra toate operațiunile efectuate de către operatorii săi - operațiuni în baza cărora se vor obține rapoarte centralizatoare ale activităților efectuate pe parcursul unei perioade
• în cazul în care operatorii prestatorului constată că informațiile disponibile în aplicație nu sunt actualizate, în termen de maxim o zi de la constatare, vor comunica personalului tehnic al beneficiarului informațiile care trebuie actualizate
- în rapoarte centralizatoare întocmite de către prestator - documente care vor include minim următoarele rubrici: echipamentul la care s-a efectuat intervenția (marcă, cod, serie, locație, utilizator), defecțiunea constatată, operațiunea efectuată și data efectuării acesteia, semnătura de confirmare a utilizatorului
Cele două rapoarte (cel generat din aplicația informatică și cel întocmit de prestator) sunt documentele în baza cărora se va efectua plata și ca urmare, acestea vor fi anexate facturii.
PREZENTAREA OFERTEI
Ofertanții vor întocmi oferta cu prețul abonamentului lunar pentru serviciile de întreținere şi reparații echipamente periferice, putând oferta pentru una sau mai multe din variantele propuse (conform tabelului de prezentare a ofertei din atașament).