Scopul serviciilor de mentenanță ce fac obiectul contractului poate fi exprimat cel puțin prin următoarele:
i. menținerea echipamentelor în parametri optimi de funcționare,
ii. minimizarea întreruperilor în activitatea autorității contractante datorită indisponibilității temporare şi/sau permanente a echipamentelor,
iii. reacție rapidă în cazul unui incident,
iv. reducerea costurilor asociate utilizării echipamentelor.
Intervențiile se vor realiza în cadrul programului de lucru al autoritatii contractante, de luni pana vineri intre orele 8.30-16.30, la oricare din punctele de lucru:
- Str. Mihail Sebastian nr.23, Sector 5, Bucureşti;
- Piata Națiunile Unite nr. 3-5, Sector 5, Bucureşti;
- Piata Mihail Kogalniceanu nr.8, Sector 5, Bucureşti;
- Calea 13 Septembrie nr.108-112, bloc 52-54, Bucureşti;
- Str. George Cosbuc nr.36-38, Sector 5, Bucuresti.
Serviciile solicitate: activitățile ce vor fi realizate
Sunt necesare următoarele servicii de mentenanță, ce includ activități specifice:
1. Mentenanța preventivă - trebuie înțeleasă ca totalitatea operațiunilor care se efectuează în mod regulat prin acțiuni planificate și programate pe parcursul ciclului de viață al unui echipament/produs, pentru a identifica și corecta potențiale probleme cu scopul de a reduce riscul/probabilitatea apariției unor defecțiuni sau de degradare care împiedică funcționarea optimă a echipamentului/produsului,
2. Mentenanța corectivă - trebuie înțeleasă ca totalitatea operațiunilor de intervenție la un echipament/produs care se efectuează pe parcursul ciclului de viață al acestuia, ca urmare a unor defecțiuni sau funcționării în afara parametrilor optimi cu scopul de a restabili capacitatea de funcționare optimă a echipamentului/produsului.
Mentenanța preventivă
Operațiunile de mentenanță preventivă a echipamentelor cuprind o serie de activități planificate și riguroase menite să le mențină în perfectă stare de funcționare și să optimizeze eficiența acestora în conformitate cu specificațiile tehnice ale echipamentului. În plus, scopul acestor operațiuni este de a extinde durata lor de viață, de a evita situațiile care pot perturba activitatea autorității contractante și de a minimiza posibilitatea unei defecțiuni precum și asigurarea unui consum minim de energie.
Frecvența de realizare a operațiunilor de mentenanță va fi lunară
Operațiunile de mentenanța preventivă care necesită o oprire a echipamentelor se efectuează, dacă este cazul, în afara orelor normale de activitate. Datele exacte vor fi agreate cu autoritatea contractantă.
Mentenanța preventivă trebuie să acopere toate costurile aferente intervenției, inclusiv forța de muncă, echipamente, software și altele asemenea exclusiv produse (componente/piese de schimb).
Operațiunile de mentenanță preventivă trebuie efectuate în condiții de securitate, cu asigurarea că sunt îndeplinite toate măsurile privind protecția, conform prevederilor legale, a personalului contractantului care efectuează mentenanță și a altor persoane prezente la locul unde are loc intervenția.
După fiecare intervenție preventivă, contractantul trebuie să efectueze teste de funcționare ale echipamentului.
Mentenanța corectivă
Operațiunile de mentenanță corectivă a echipamentelor acoperă toate intervențiile (punctual) atunci când apar anomalii sau probleme, menite să remedieze defectele și deficiențele care afectează utilizarea echipamentelor pentru restabilirea operabilității. În cazul unui defect sau deficiență a unuia sau a mai multor echipamente, sarcina principală a contractantului este restabilirea operabilității fie prin rezolvarea definitivă a problemei, fie prin soluționarea temporară a problemei. În cazul în care a fost aplicată o soluție temporară, problema trebuie rezolvată cât mai curând posibil.
Operațiunile de mentenanță corectivă includ identificarea și diagnosticarea defectelor, inclusiv intervenția pentru restabilirea bunei funcționări și trebuie efectuată pentru toate părțile componente ale echipamentelor, cu excepția consumabilelor, atunci când autoritatea contractantă semnalează un incident.
Operațiunile care trebuie efectuate de contractant pentru fiecare intervenție sunt:
i. Diagnosticarea inițială și localizarea problemei;
ii. Elaborarea unui plan de intervenție, inclusiv un deviz al costurilor;
iii. Înlocuirea pieselor deteriorate cu piesele de aceeași calitate și specificație, doar după obținerea aprobării autorității contractante;
iv. Înlocuirea pieselor defecte sau a pieselor care cauzează funcționarea defectuoasă a echipamentelor.
În cazul în care defecțiunea este semnificativă și intervenția nu se poate efectua la sediul autorității contractante, contractantul poate transporta echipamentul la centrul de service. Toate costurile asociate transportului echipamentului sau a componentelor acestuia sunt în responsabilitatea contractantului, deoarece se consideră că acesta este inclus în contractul de întreținere.
Mentenanța corectivă trebuie să acopere toate costurile aferente intervenției, inclusiv forța de muncă, materiale, echipamente și altele asemenea, exclusiv piese de schimb și trebuie asigurate la sediul unde este instalat echipamentul.
Operațiunile de mentenanță corectivă trebuie efectuate în condiții de securitate, cu respectarea prevederilor privind protecția personalului care efectuează mentenanță și a altor persoane prezente la locul unde are loc intervenția.
Contractantul va răspunde în timp util la orice incident semnalat de autoritatea contractantă, în funcție de nivelul incidentului.
Notificarea/semnalarea unei probleme se va realiza în baza unei proceduri care va include cel puțin următoarele acțiuni:
1. Înregistrarea incidentului se va realiza la punctul de contact pus la dispoziție de contractant (email, telefon, online prin intermediul unui instrument pus la dispoziție de către contractant);
2. Descrierea incidentului;
3. Informații pentru identificarea echipamentului care necesită intervenție;
4. Locația unde se afla echipamentul.
După semnalarea unui incident, contractantul îl va înregistra și în funcție de informațiile inițiale furnizate de autoritatea contractantă, va comunica pașii următori pentru rezolvarea incidentului.
După fiecare intervenție corectivă, contractantul trebuie să efectueze teste de funcționare.
Asistență tehnică: contractantul va asigura, în mod gratuit, asistență tehnică și consultanță de specialitate pentru toate echipamentele ce fac obiectul contractului. Totodată, pentru echipamentele scoase din funcțiune, contractantul va elabora un raport privind starea tehnică și posibilitatea sau imposibilitatea de a fi reparate și puse în funcțiune.
Piesele de schimb pentru reparațiile curente/revizii periodice, subansamble originale și compatibile, vor fi asigurate de prestator, pe întreaga perioadă de valabilitate a contractului, contra cost, doar după întocmirea aprobarea devizului de reparații de către reprezentantul autorității contractante. Piesele sau subansamblele achiziționate care le vor înlocui pe cele defecte vor avea o perioadă de garanție de minim 12 luni de la data înlocuirii. Dacă beneficiarul acceptă prețul propus, prestatorul va furniza piese de schimb, în termenul convenit de comun acord de către cele două părți, dar nu mai târziu de 2 săptămâni. La factură se va atașa cerificatul de garanție. Dacă beneficiarul nu acceptă prețul propus, atunci acesta va achiziționa el însuși piesa de schimb, urmând ca prestatorul să monteze piesa achiziționată.
Durata desfășurării serviciilor în cadrul contractului
Durata de desfasurare a acestui contract:
- Data de inceput: data semnarii contractului;
- Data de sfarsit: 31.12.2021 cu posibilitatea de prelungire pana la data de 30.04.2022
Rapoartele/documentele solicitate de la contractant
După fiecare intervenție de mentenanță preventivă, contractantul trebuie să prezinte un raport care să includă activitățile realizate pentru fiecare echipament. Raportul aferent operațiunilor de mentenanță preventivă poate include cel puțin următoarele:
i. Data la care operațiunile au fost realizate;
ii. Departamentul care are în folosire echipamentul;
iii. Echipamentele care au făcut obiectul mentenanței;
iv. Operațiunile realizate pentru fiecare echipament;
v. Concluzii referitoare la starea echipamentului și alte intervenții necesare
După fiecare intervenție de mentenanță corectivă, contractantul trebuie să prezinte un raport/fisă de service care să includă activitățile realizate și piese de schimb utilizate în operațiunile de mentenanță corectivă:
i. Data la care a fost realizată operațiunea;
ii. Departamentul care are în folosire echipamentul;
iii. Echipamentele care au făcut obiectul mentenanței;
iv. Cauza principală a incidentului;
v. Acțiuni întreprinse pentru rezolvarea incidentului;
vi. Resurse utilizate (personal, materiale componente, piese de schimb etc.);
vii. Recomandări pentru evitarea unor situații viitoare similare.
Centralizator al echipamentelor din dotarea Directiei de Impozite si Taxe Locale a Sectorului 5
Imprimanta Kyocera Ecosys P2040dn – 66 buc
Imprimanta Kyocera p2135 – 3 buc
Kyocera m4125i – 1 buc
Kyocera fs-6525 – 5 buc
Kyocera fs 1370 – 1 buc
Kyocera p2135 – 1 buc
Multifunctionala Xerox WorkCentre 3345 – 5 buc
Lexmark mx722 – 4
Scaner - 107 buc