U.M. 02499 București este instituţie publică, în subordinea Ministerului Apărării Naționale, finanţată din bugetul de stat.
În calitate de beneficiar, autoritatea contractantă derulează acorduri LOA. Aceste acorduri necesita importul-exportul de produse militare și produse cu dublă utilizare. Importul-exportul acestor produse necesită achiziționarea unor servicii aferente și conexe derulării Programului FMS și servicii de import-export.
Valoarea minima a produselor ce urmează să fie importate-exportate este de 38.181.100,00 lei. (acorduri cadru aflate in derulare)
Valoarea maximă a produselor ce urmează să fie importate-exportate este de 129.262.605,00 lei. (acorduri cadru aflate in derulare + acorduri cadru ce se intenționează a fi încheiate)
Aceste servicii vor fi facturate prin aplicarea unui comision aferent serviciilor prestate. Valoarea comisionului perceput trebuie să fie în funcţie de cerinţele caietului de sarcini, de totalitatea cheltuielilor suportate de către prestator, inclusiv totalitatea operaţiunilor efectuate de comisionarii vamali (cu excepţia T.V.A. şi a cheltuielilor de depozitare rezultate din vina exclusivă a autorităţii contractante).
Valoarea comisionului se va calcula procent din valoarea în lei a produselor estimate a fi importate sau exportate.
Specificul bunurilor importate/exportate: produse militare si produse cu dublă utilizare;
Activităţi specifice serviciilor prestate de Prestator (obligațiile prestatorului):
1. Să solicite autorităţii contractante datele necesare întocmirii licenţelor de import/export şi a autorizaţiilor de import/export de la autorităţile competente.
2. Să întocmească cererile de licenţă de import/export şi declaraţiile destinatarului final pe tipuri de produs şi ţara de origine în vederea obţinerii aprobărilor de import/export de la autorităţile abilitate (ANCEX, CNCAN, ISCIR, OCIEPS etc.), pentru produsele ce vor fi livrate/exportate conform acordurilor LOA încheiate între Guvernul Statelor Unite ale Americii – Departamentul Apărării şi Guvernul României – Ministerul Apărării Naţionale şi pentru alte produse militare.
3. Sa intocmeasca documentele necesare obţinerii de la Comisia Guvernamentală, ce funcţionează în cadrul Direcției generale pentru armamente (OCIEPS), a certificatelor pentru echipamente militare, necesare suspendării de taxe vamale de import.
4. Să întreprindă demersurile privind obţinerea documentelor necesare atât pentru Prestator cât şi pentru achizitor privind obţinerea liberului de vamă.
5. Să asigure serviciile necesare prin comisionarii vamali şi să participe în punctele vamale pentru obţinerea liberului de vamă şi predarea bunurilor importate autorităţii contractante.
6. Să avizeze in scris achizitorul pentru preluarea Produselor din punctele vamale cu cel puţin 24 de ore înainte de vămuire.
7. Să predea autorităţii contractante sau reprezentanţilor acesteia, pe baza de factură externă, specificatie de livrare, proces verbal de predare-primire si declaraţie vamală de import, după caz, coletele conţinând produsele livrate, după obţinerea liberului de vamă.
8. Să informeze achizitorul despre data sosirii produselor în România, cu cel puţin 10 (zece) zile lucrătoare înainte de această dată, condiţionat de primirea informaţiilor relevante în timp util de la Furnizor sau transportator extern şi să solicite autorităţii contractante asigurarea fondurilor pentru plata T.V.A. aferente produselor ce urmează a fi importate.
9. Să transmită autorităţii contractante, în termen de 5 (cinci) zile lucrătoare de la data întocmirii procesului verbal de predare-primire a produselor, următoarele documente:
a) factura fiscală pentru produsele importate, plata serviciilor prestate de prestator şi pentru alte cheltuieli ocazionate de importul produselor (prestaţii vamale, manipulare, deschidere anticipată a coletelor, depozitare etc);
b) specificaţia produselor primită de la furnizor;
c) factura externă în copie ştampilată de prestator, sau, după caz, alt document similar primit de la furnizorul extern;
d) copia declaraţiei vamale de import sau copia documentelor de transport, dacă este cazul;
e) copia procesului verbal de predare-primire a produselor importate;
f) alte documente ce privesc livrarea produselor.
Pentru produsele cu valoarea echivalenta sub 10 (zece) euro, la care nu se întocmeşte declaraţie vamală de import, se va emite o factură cumulată ce va fi transmisă până la sfârşitul lunii.
10. Să întocmească actele necesare vămuirii, pe baza documentelor primite de la Furnizor, în termen de 2 (două) zile lucrătoare de la data solicitării acestora de comisionarul vamal, daca fondurile necesare liberului de vama au fost primite de Prestator de la achizitor.
11. Să întreprindă demersurile necesare în vederea organizării transportului pentru produsele care urmează să fie exportate şi să pună la dispoziţia autorității contractante oferte de preţ ale transportatorilor în funcţie de specificul fiecărui transport extern.
12. Asigură efectuarea transporturilor produselor, după îndeplinirea formalităților vamale (dacă este cazul), la locul de destinație comunicat de achizitor, cu alegerea transportatorului conform prevederilor legale, precum si orice fel de alte prestatii utile si necesare derularii activitatilor solicitate. Sumele necesare pentru efectuarea acestor operatiuni cad în sarcina autorității contractante.
13. Justificarea sumelor utilizate (asigurate de achizitor), pe baza de factura fiscala insotita de documente doveditoare.
14. Prin obligatiile asumate, prestatorul va proceda la regularizarea eventualelor diferente, astfel :
a) sumele neutilizate de prestator după efectuarea livrărilor produselor din cadrul acordurilor LOA pentru care a fost incheiat contractul subsecvent vor fi restituite in termen de maxim 30 de zile, din initiativa prestatorului, daca achizitorul nu dispune altfel cu privire la sumele respective;
b) pentru luna Decembrie, sumele neutilizate vor fi virate de prestator, conform Normelor de închidere a exercițiului bugetar - acte emise de Ministerul Finanțelor Publice.
15. În conformitate cu prevederile legale, pentru sumele puse la dispoziţie de catre achizitor, prestatorul datoreaza dobânzi de cont curent pentru perioada în care aceste sume stau în conturile sale. Până la data de 25 inclusiv a lunii următoare prestatorul are obligaţia virării sumelor rezultate din calculul dobânzii şi transmiterii documentelor justificative autorităţii contractante din proprie initiativa si fara a fi nevoie de notificare din partea autorităţii contractante. Ordinul de plata prin care vor fi virate sumele va fi însoțit de o notă de fundamentare din care să reiasă calculul dobânzilor de cont curent. Pe ordinul de plată, la rubrica explicații se va mentiona : dobânzi cont curent – U.M. 02499 București. În situația în care Prestatorul virează dobanzile datorate direct bugetului de stat, acesta are obligația de a notifica achizitorul în acest sens, prezentând copie a ordinului de plată privind transferul bancar.
16. Asigurarea condițiilor necesare pentru verificarea de catre achizitor sau de catre alte organe de control abilitate, asupra modului cum au fost utilizate súmele puse la dispozitie.
17. Achitarea penalizarilor, magazinajelor, altor sarcini de acest tip, calcúlate pentru neefectuarea în termen a vămuirii produselor, generate din culpa dovedită a Prestatorului.
18. Obținerea autorizatiilor necesare, în timp util, de la autoritatile romane abilitate, pentru importul/exportul in conditii legale a produselor, cat si pentru primirea si utilizarea acestora de catre structurile militare beneficiare, conform actelor normative in vigoare. În acest scop, părțile vor colabora si vor transfera reciproc informatii, date si documente necesare.
19. Nominalizarea unui coordonator/manager de contract cu experiență profesională în domeniul coordonării/managerierii serviciilor ce urmeaza a fi achizitionate, respectiv servicii aferente operațiunilor de import/export pentru produse militare si produse cu dubla utilizare, responsabil cu supravegherea/coordonarea derulării în bune condiții a relatiilor contractuale cu achizitorul. Prestatorul va nominaliza un coordonator/manager de contract cu experiență dedicată coordonarii relatiilor contractuale ce vor izvorî dupa semnarea acordului cadru/contractelor subsecvente.
20. În cazul în care prestatorul un își îndeplinește în termenul convenit obligațiile asumate prin contractul subsecvent sau le îndeplinește necorespunzător, atunci achizitorul are dreptul de a solicita furnizorului, cu titlu de penalități, o suma în cuantum de 0,05% pentru fiecare zi de după scadență până la îndeplinirea obligației.
Operatorii economici trebuie să dețină autorizare/licență/certificate de înregistrare emisa/e de MAE prin ANCEX care sa ateste capacitatea de a efectua operatiuni de comert exterior cu produse militare, in conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 158/1999, republicata, privind regimul de control al exporturilor, importurilor si altor operatiuni cu produse miliatre, cu modificarile si completarile ulterioare.
Recepția serviciilor se va efectua pe bază de proces verbal semnat între prestator și achizitor, condiționat de livrarea produselor.
Termenul de plată este de 30 de zile de la primirea, cumulativ, a următoarelor documente:
a) Procesul verbal de recepție a serviciilor, acceptat, după prestarea serviciilor contractate, semnat de ambele părți contractante;
b) Factura fiscală.
Vor fi acceptate la plata inclusiv facturile electronice, conform normelor in vigoare .
Numarul de operatiuni import/export nu poate fi estimat tinand cont de faptul că acordurile LOA implică livrări fragmentate, care depind intr-o foarte mare masura de statul partener si de alocarile bugetare.