Descrierea serviciilor ce sunt necesare pentru buna desfășurare a evenimentelor
1. TRANSPORT PARTICIPANȚI
a) Transport aerian extern
Rezervarea și emiterea biletelor de avion pentru transportul aerian extern Norvegia – România (Sibiu) – Norvegia, pentru aproximativ 41 de participanți cu sosirea în Sibiu a tuturor participanților din Norvegia în data de 15 august 2024., după cum urmează:
- clasa economic;
- maximum o escală;
- serviciile de transport internațional vor include toate taxele de aeroport și vor permite transport de bagaj la cală, maximum 20 kg/persoană, fără costuri suplimentare.
Vor fi asigurate inclusiv servicii de transfer aeroport Sibiu – hotel Sibiu – aeroport Sibiu.
b) Transport rutier intern în România
Asigurare decont transport intern, în România, pentru aproximativ 44 de participanți, între localitatea de reședință a acestora și municipiul Sibiu unde se va desfășura evenimentul bilateral GREEN MUSEUMS.
Decontul se realiza pentru:
• bilete de tren/ autocar care probează deplasarea persoanelor în vederea participării la eveniment;
• bon fiscal de combustibil emis la o stație de carburant din localitatea de reședință sau de pe traseul dintre aceasta și localitatea de desfășurare a evenimentului bilateral GREEN MUSEUMS.
Decontarea transportul cu autoturismul se face în limita a 7,5 litri de carburant la 100 km, folosind calculatorul de distanțe: www.distanta.ro.
Rute estimate:
• București – Sibiu – București;
• Suceava – Sibiu – Suceava;
• Timișoara – Sibiu – Timișoara;
• Baia Mare – Sibiu – Baia Mare;
• Pitești – Sibiu – Pitești;
• Cluj-Napoca – Sibiu – Cluj-Napoca;
• Buzău – Sibiu – Buzău;
• Sighetu Marmației – Sibiu – Sighetu Marmației.
2. CAZARE PARTICIPANȚI
Serviciile de cazare ce constau în rezervarea de camere și asigurarea cazării pentru 85 de participanți în structuri de primire turistice cu funcțiuni de cazare și alimentație publică, cu clasificarea de minim 4 stele (check-in 15 august a.c. – check-out 19 august a.c.). Cazarea se va face în camere single sau camere duble în regim single, cu mic dejun inclus. AC preferă doar o singură unitate de cazare poziționată cât mai aproape de locul de desfășurare a evenimentului bilateral GREEN MUSEUMS (Muzeul ASTRA Sibiu, Strada Pădurea Dumbrava nr.16, Sibiu).
Notă:
Nu se vor lua în calcul ofertele care propun mai mult de unitate de cazare și care sunt amplasate la o distanță mai mare de 5 km.
Pentru unitățile de cazare care se află la distanță mai mare de 1,5 - 2 km (sau aproximativ 30 de minute de mers pe jos) se va asigura transport de la hotel la locul de desfășurare a evenimentului bilateral GREEN MUSEUMS (Muzeul ASTRA Sibiu, Strada Pădurea Dumbrava nr.16, Sibiu) pe parcursul întregului eveniment.
3. SERVICII DE MASĂ
Servicii de masă, pentru aproximativ 85 participanți la evenimentul bilateral GREEN MUSEUMS (Muzeul ASTRA Sibiu, Strada Pădurea Dumbrava nr.16, Sibiu), după cum urmează:
• Cină pentru aproximativ 85 de participanți în data de 15 august a.c. Meniul va fi unul diversificat și va include cel puțin: selecție de preparate reci tip platou, selecție fel principal (minimum 10 sortimente de produse din carne de pui/vită/porc și pește, produse vegetariene, garnituri, salate etc.), chifle asortate, desert (minimum 3 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe și băuturi non-alcoolice (apă plată și minerală, minimum 330ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente) și vin sec alb/roșu (recomandat de producție românească). Locație: restaurantul unității de cazare.
• Masă de prânz pentru aproximativ 85 de participanți (maximum 3 mese), 16, 17, 18 august a.c. Meniul va fi unul variat și va include cel puțin: selecție de preparate reci (minimum 3 sortimente), selecție de preparate calde (minimum 6 sortimente cu produse din carne de pui/vită/porc și pește, produse vegetariene, ciorbe, garnituri, salate etc.), chifle asortate, desert (minimum 3 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe și băuturi non-alcoolice (apă plată și minerală, minimum 330ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente).
• Pauză de cafea pentru aproximativ 85 de participanți (maximum 3 pauze), 16, 17, 18 august a.c, constând în cel puțin: cafea simplă, cafea decofeinizată, lapte pentru cafea, zahăr alb/brun, ceai de diverse sortimente, produse proaspete de patiserie (dulce și sărată) și cofetărie (mini-prăjituri), fructe proaspete, apă plată și minerală (minimum 330ml/persoană). Pentru pauzele de cafea se va asigura amenajarea spațiului dedicat servirii (mobilier, accesorii etc.).
În furnizarea serviciilor de masă/restaurant se vor respecta cerinţele minime privind protecţia mediului.
Spațiul destinat servirii meselor va avea o capacitate corespunzătoare numărului total estimat de 85 participanți, va asigura toate condițiile de igienă necesare și va fi altul decât sala de desfășurare a evenimentului.
4. Servicii logistice pentru organizare eveniment
Servicii logistice de organizare pentru evenimentul bilateral ce se va desfășura în incinta Muzeului ASTRA Sibiu, pentru aproximativ 85 de participanți, în perioada 16 – 18 august a.c., se vor asigura:
- acces facil către sala de conferință și climat corespunzător;
- acces participanți la grupuri sanitare, inclusiv produse de igienă (săpun, hârtie igienică, etc.);
- servicii de curățenie atât pe perioada desfășurării și după finalizarea evenimentului.
- proiecţie în condiţii corespunzătoare (jaluzele/draperii etc.);
- punct de înregistrare a participanților și distribuire a materialelor;
- întocmirea, gestionarea și colectarea listelor de prezență, a formularelor GDPR, chestionare, etc.;
- amenajarea corespunzătoare a sălii astfel încât să fie suficient de spaţioasă pentru a găzdui numărul comunicat de participanţi pentru eveniment, în condiţii bune, fără a fi aglomerat; să nu existe elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală (stâlpi interiori);
- echipamente pentru prezentarea: acces gratuit la wifi, video-proiector, laptop, ecran de proiecţie, instalație sonorizare, instalație iluminat, minimum 4 microfoane mobile și personal tehnic pentru gestionarea utilizării acestor echipamente pe tot parcursul derulării evenimentului;
- echipamente de birotică şi consumabile necesare (ex.: hârtie, flipchart, markere etc.);
- scaune conferință (aprox. 100 buc), pupitru de prezentare (1 buc.) și mese rotunde (aprox. 3);
5. Asigurarea unei cabine foto cu imprimare la fața locului (photo booth) în data de 16 august a.c., în intervalul orar 10:00 – 13:00, cu maximum 100 fotografii imprimate. Personalizarea fotografiilor va respecta identitatea vizuală a Programului RO-CULTURA, respectiv a Granturilor SEE.
6. Asigurarea de live streaming pe parcursul a două zile de eveniment, cu o durată individuală de maximum 2 ore/zi. Difuzarea de live streaming se va realiza pe canalele de social media ale AC (maximum 2), precum și pe 1 canal de youtube. Transmisiei live HD în sistem multicam și arhivarea acesteia în format Full HD. Transmisia nu trebuie să aibă limită de vizitatori, să nu fie blocată prin drepturile de autor și să nu conțină reclame, fiind optimizată pentru vizualizare.
7. Asigurarea serviciilor foto-video
• 1 film sumar al evenimentului (making-of) de maximum 4 minute (însoțit de filmarea în format brut), cu respectarea următoarelor specificatii:
- Display Aspect Ratio: 16:9;
- Pixel Aspect Ratio: 1920x1080;
- Calitate: full HD;
- Formatul: MPEG.
Materialul video trebuie optimizat pentru a fi difuzat pe Youtube, Facebook și alte platforme și trebuie să păstreze aceeași calitate pe computer, smartphone și tabletă.
• 50 fotografii din cadrul evenimentului, cu respectarea următoarelor specificații:
- dimensiune minimă: 4000 x 3000 (12 megapixeli), prelucrate (contrast, luminozitate, saturație etc.) și adaptate pentru a putea fi publicate online, dar și în diverse materiale de informare printate (afișe, bannere, pliante etc.), format JPEG.
8. Asigurarea de materiale personalizate ce vor fi distribuite participanților la eveniment, astfel:
• ecusoane conținând nume/ prenume/ organizație/ țara de proveniență - 85 buc;
• diplome în format A4, hârtie cartonată 40 buc;
• cană artizanală (tip ulcică) confecționată cu materiale și tehnici tradiționale - 100 buc.; vol. max. 250 ml;
• traistă artizanală confecționată cu materiale și tehnici tradiționale (dim. aprox. 40 x 35 cm) – 100 buc;
• banner publicitar (dim: 1,2 m x 4,5 m) – 3 buc;
• steag personalizat – XL tip Pană (velă), cu sistem de ancorare (înălțime 5 m, dimensiune pânză: aprox. 0,9 m x 4,7 m) – 8 buc.;
• roll-up (dim aprox. 90 cm x 2 m), din aluminiu, cu geantă de transport – 2 buc.
Materialele personalizate vor include identitatea vizuală a Programului RO-CULTURA, respectiv a Granturilor SEE (3 logo-uri color, după caz).