Necesitatea și oportunitatea rezidă din următoarele funcționalități:
• Atât beneficiarii, cât și farmaciile și unitățile sanitare partenere vor avea posibilitatea creării unor conturi pe Platforma online, prin intermediul căreia se vor derula toate procesele necesare derulării Programului;
• Reducerea timpului necesar pentru procesarea documentelor, semnarea contractelor, emiterea de vouchere, decontarea serviciilor prestate de parteneri;
• Monitorizarea facilă a statusului dosarelor și a proceselor de decontare;
• Posibilitatea emiterii de rapoarte și statistici;
• Beneficiarii și partenerii vor avea acces facil la documentele și informațiile necesare, reducând timpul destinat unei corespondențe electronice/telefonice;
• Asigurarea protecției datelor prin măsuri de securitate cibernetică avansate;
• Platforma va permite adăugarea de noi funcții pe măsură ce cerințele programului evoluează.
II. Serviciile ce urmează a fi contractate
Pentru a estima un cost total al acestor servicii integrate, dar și pentru a trasa circuitul clar și transparent al proceselor, propunem împărțirea serviciilor pe etape, după cum urmează:
1. Etapa I: Înscrierea solicitanților* și a partenerilor
În cadrul primei etape, sunt prevăzute următoarele activități:
Autentificare și înregistrare Solicitanți:
- Solicitantul își creează un cont pe Platforma digitală și se autentifică.
- Completează formularul de înscriere, conform Normelor metodologice, încarcă documentele solicitate și selectează clinica din lista de clinici partenere.
a. Dacă acesta nu completează toate câmpurile din formularul de înscriere sau nu încarcă toate documentele, platforma va afișa un mesaj în acest sens, solicitantului nefiindu-i permisă înscrierea – implicit, nu va primi număr de înregistrare.
b. Dacă toate câmpurile sunt completate, toate documentele sunt încărcate și clinica este selectată, aplică și primește un număr de înregistrare, afișând în conturile solicitanților statusul dosarului.
Operatorul economic este responsabil de asigurarea securității și integritatea platformei pentru prevenirea tentativelor de spam și abuz, prin implementarea unei metode automate de determinare dacă solicitantul care se înscrie este uman sau nu.
Comisia/ comisiile de evaluare și contestații:
- Dosarul intră în procesul de analiză și evaluare (statusul afișat va fi „În analiză”) de către comisia/comisiile de evaluare stabilite la nivelul MFTES, proces ce va dura maximum 60 zile calendaristice de la depunerea documentației complete;
- Comisia/Comisiile de evaluare verifică documentele depuse:
a. Dacă dosarul nu este complet, se solicită informații/documente care vor trebui încărcate de către solicitanți în termen de 10 zile de la Notificarea de către comisie, dosarul primind statusul „Incomplet”;
b. Dacă solicitantul nu încarcă documentele solicitate în termenul prevăzut, câmpurile se blochează automat și dosarul primește statusul „Respins”; notificarea se va realiza din platformă, respectiv solicitantul o va primi în contul creat;
c. Dacă după analiza dosarului, solicitantul nu îndeplinește condițiile de eligibilitate, dosarul respectiv va primi statusul „Neeligibil”;
d. Dacă dosarul este complet, dosarul va primi statusul „Eligibil”;
e. Dacă Solicitantul este nemulțumit de rezultatul obținut, acesta poate depune contestație, iar dosarul va primi statusul de „Contestație”;
f. Dacă Solicitantul/Beneficiarul renunță la înscriere, dosarul primește statusul „Retras”
- După finalizarea procesului de analiză și evaluare, comisia/comisiile de evaluare vor încheia un Raport de evaluare care va fi generat în cadrul Platformei digitale, cu posibilitatea exportării documentului (în format editabil);
- După soluționarea eventualelor contestați, comisia de contestații vor încheia un Raport care va fi generat în cadrul Platformei digitale, cu posibilitatea exportării documentului (în format editabil).
Note suplimentare:
- Atât Comisia/comisiile de eligibilitate, cât și cea de contestații vor avea acces la conturi distincte în care vor putea vizualiza/edita strict dosarele repartizate și analizate, respectiv doar contestațiile depuse spre soluționare;
- Notificările privind completarea dosarelor – se realizează prin intermediul Platformei, respectiv comisia/comisiile de eligibilitate vor avea posibilitatea de a completa un câmp cu solicitarea de completare a dosarului depus, aceasta fiind transmisă în contul Solicitantului care trebuie să realizeze completarea; acestuia i se vor debloca niște câmpuri în care va putea completa informații/încărca documente;
- Posibilitatea afișării statusului dosarului în contul fiecărui Solicitant;
- Transmiterea nr. de înregistrare al dosarului în contul Solicitantului;
- Posibilitatea generării de rapoarte – atât de către comisia/comisiile de evaluare, precum și de către cea de contestații.
*Clarificare:
a) Beneficiar - cuplul infertil, căsătorit/necăsătorit, sau femeia singură infertilă, cărora li s-a diagnosticat o afecțiune incompatibilă cu reproducerea pe cale naturală de către un medic cu specialitate în obstetrică-ginecologie și competență în tratamentul infertilității cuplului și reproducere umană asistată medical, care dobândesc această calitate din momentul în care sunt declarați eligibili de către Comisia de evaluare/Comisiile de evaluare;
b) Solicitant - cuplul infertil, căsătorit/necăsătorit, sau femeia singură infertilă, care depun cererea de înscriere în Program și care își mențin această calitate până la momentul în care sunt declarate eligibile de către Comisia de evaluare/ Comisiile de evaluare.
Autentificare și înregistrare farmacii și unități sanitare partenere
Farmaciile și unitățile sanitare care devin partenere își vor putea crea un cont pe Platforma digitală, unde se vor autentifica și în cadrul căruia vor încărca documentele necesare procesului de decontare.
Acestea vor putea fi vizualizate de comisia/comisiile de recepție calitativă și cantitativă.
2. Etapa II: Eligibilitate și emitere vouchere
Din momentul în care Solicitanții sunt declarați eligibili de către Comisia de evaluare/Comisiile de evaluare, aceștia devin Beneficiari.
În momentul declarării lor ca Beneficiari, Contractul va fi generat automat în contul Beneficiarului – completat cu datele Beneficiarului/Beneficiarilor. Acesta va putea fi descărcat de către Beneficiar în format p.d.f., nu în format editabil, iar după semnarea acestuia (în termen de 5 zile calendaristice de la primirea acestuia), îl încarcă în Platforma digitală. Dacă acesta nu este valid, primește statusul de „Modificare contract”, se comunică prin intermediul Platformei modificările ce trebuie efectuate, apoi Beneficiarul îl încarcă din nou.
După semnarea acestuia de către reprezentantul MFTES, Contractul se încarcă din nou în Platforma, devenind disponibil și Beneficiarului, dosarul primind astfel statusul „Contract confirmat”.
Dacă în termen de 5 zile calendaristice de la primirea acestuia, Beneficiarul/ Beneficiarii nu semnează contractul, câmpul de încărcare al documentului devine indisponibil, beneficiarul fiind declarat „Respins”.
Platforma va permite generarea unui raport în baza căruia se va transmite către operatorul economic comanda pentru vouchere, urmând ca acesta să le asigneze în conturile Beneficiarilor, respectiv va genera voucherele digitale – voucher medicamente și voucher proceduri medicale. Acestea vor cuprinde datele de identificare ale Beneficiarului, valoarea voucherului, precum și seria unică.
Note suplimentare:
- Platforma digitală va permite încărcarea de documente, precum și blocarea câmpurilor atunci când termenele stabilite sunt depășite;
- Posibilitatea afișării statusului dosarului în contul fiecărui Beneficiar;
- Generarea automata în conturile Beneficiarilor a Contractelor;
- Generarea automată în conturile Beneficiarilor a voucherelor;
- Posibilitatea generării de rapoarte;
3. Etapa III: Decontarea serviciilor prestate de farmacii și unități sanitare partenere
În cadrul Platformei digitale, farmaciile și unitățile sanitare partenere vor încărca în contul creat, documentele justificative în vederea decontării. Operatorul economic va verifica documentele justificative și va întocmi un centralizator semnat, pe care îl va încărca în Platforma digitală.
Comisia/comisiile de recepție calitativă și cantitativă vor putea vizualiza documentele încărcate de farmaciile și unitățile sanitare partenere în vederea verificării acestora cu centralizatorul menționat anterior, vor avea câmpuri în care să poată solicita eventuale clarificări/documente, iar pe de altă parte, farmaciile și unitățile sanitare partenere vor putea să răspundă și să încarce documente.
Platforma digitală va avea opțiunea de a genera un proces verbal de recepție calitativă și cantitativă.
4. Alte activități/servicii prestate de către operatorul economic
a) Selecția și contractarea farmaciilor și unităților sanitare conform Normelor metodologice
b) Centralizarea situațiilor și documentelor justificative în vederea realizării deconturilor;
c) Asigurarea securității prelucrării datelor cu caracter personal și a stocării acestora, conform legislației naționale și internaționale aplicabile domeniului, în vigoare;
d) Arhivarea, criptarea și predarea tuturor documentelor și informațiilor stocate în Platforma digitală aferente implementării Programului în vederea predării către MFTES.
Înscrierile se realizează până la declararea în limita a 10.000 de beneficiari ca fiind eligibili, iar voucherele se emit până la sfârșitul anului 2024, în limita a 10.000 beneficiari.
Serviciile de decontare a voucherelor utilizate se vor presta până la ultimul decont depus.
Termenul de implementare a soluțiilor solicitate pentru derularea Programului este de 10 zile de la semnarea contractului de prestări servicii.