%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
%ţ UNIVERSITATEA „ALEXANDRU IOAN CUZA” DIN IAŞI PER LIBERTATEM AD VERITATEM
H www.uaie.ro
Anexa 1
CAIET DE SARCINI
Carduri ISIC pentru studenți ai Universității „Alexandru Ioan Cuza” din Iași, în
vederea utilizării acestora pentru obținerea de reduceri la servicii de mobilitate,
cultură și viața de zi cu zi
I. CONTEXT
În cadrul proiectului ”Program integrat de sprijin psiho-educaţional, orientare și mentorat
academic pentru creșterea accesului echitabil și prevenirea abandonului universitar”
(SUPORT+), finanțat prin Fondul de Dezvoltare Instituțională (FDI) 2026, instituția noastră
își propune achiziționarea de carduri ISIC — International Student Identity Card.
Achiziția acestor carduri se înscrie în obiectivele proiectului privind creșterea echității în
educație, facilitarea accesului studenților la resurse educaționale, culturale și sociale,
precum și sprijinirea integrării acestora în viața universitară. Cardurile ISIC achiziționate
prin acest proiect, alături de implementarea software internă pentru utilizarea lor vor oferi
următoarele facilități directe:
Instrument de identitate studențească europeană - cardul înglobează elementele
tehnice ale European Student Card (ESC), recunoscut în Europa și validat prin ESCRouter (baza de date gestionată de Comisia Europeană / Erasmus+). Studentul
beneficiază de reduceri la mobilitate, cultură și viața cotidiană, în România și în
străinătate.
Va fi purtător al European Student Identifier - cardul va funcționa ca suport digital
pentru European Student Identifier (ESI), identificatorul unic european al
studentului, utilizat în rețeaua Erasmus Without Paper (EWP). ESI-ul este stocat în ESCRouter alături de ESCN și va permite recunoașterea studentului în programe de
mobilitate Erasmus+ și acorduri de studiu digitale. Furnizorul va compune ESI-ul
fiecărui student din ID-ul transmis de UAIC, conform formatului stabilit de UAIC, și va
înregistra în ESC-Router, cu propriul cont de procesator terț, titularul (ESI) și cardul
(ESCN), conform specificației tehnice GEANT.
Instrument intern de identificare al studenților UAIC pentru a beneficia de servicii
oferite de Universitate (e.g. masă subvenționată, acces la facilități în campus).
Cardurile ISIC vor fi recunoscute de scanere de cod QR pentru a permite identificarea
studentului la punctul de plată din UAIC și înregistrarea tranzacției, în vederea
raportării cheltuielilor per student beneficiar prin conectare cu softul EMSYS, folosit
la casele de marcat. Această funcționalitate necesită o soluție tehnică suplimentară
(Componenta 2 din secțiunea IV) și se aplică exclusiv locațiilor și serviciilor care vor fi
desemnate de UAIC.
Universitatea utilizează sistemul informatic EMSYS care este soluție de tip ERP la care sunt
conectate modulele de gestionare a resurselor financiar-contabile. Soluția tehnică propusă
de furnizor trebuie să fie compatibilă cu EMSYS pentru verificarea listei studenților eligibili,
beneficiari ai serviciilor pentru care se identifică cu ajutorul cardului ISIC.
1
Prin această măsură, instituția urmărește să ofere un sprijin concret studenților, în
special celor aflați în situații de vulnerabilitate educațională, socială sau economică, pentru
a le facilita accesul la servicii, activități și resurse relevante pentru parcursul academic și
personal. Cardurile ISIC vor fi utilizate ca instrument de sprijin complementar în cadrul
proiectului, în vederea creșterii accesului studenților la oportunități educaționale,
culturale, de mobilitate academică și dezvoltare personală.
II. SCOPUL
Achiziția vizează simultan:
1. Livrarea după semnarea contractului in termen de 20 de zile în contul asociat
Universității a celor 3500 de serii pentru cardurile ISIC care se vor emite și activării de
carduri ISIC / ESC digitale, pe care UAIC le va putea solicita, în loturi succesive, pe parcursul
anului universitar 2026-2027, pentru cel puțin 3500 de studenți UAIC beneficiari. Cardurile
virtuale vor conține identitatea vizuală a UAIC și vor putea fi înrolate în ESC-Router, fiind de
asemenea funcționale ca ISIC internațional.
2. Implementarea soluției tehnice de înregistrare a tranzacțiilor finanțate de UAIC
exclusiv pentru locațiile și serviciile desemnate de UAIC unde studenții beneficiază de
facilități. Această componentă presupune:
identificarea studentului la punctul de plată prin scanarea QR-ului din aplicația ISIC;
verificarea eligibilității în baza listei studenților beneficiari stabiliți de UAIC;
înregistrarea tranzacției și raportarea cheltuielilor per student, cu posibilitatea ca
studentul să achite din resurse proprii partea care depășește beneficiul său.
III. GRUPUL ȚINTĂ VIZAT
Beneficiarii cardurilor ISIC sunt studenți ai Universității „Alexandru Ioan Cuza” din Iași, cu
prioritate pentru:
studenți beneficiari de burse sociale sau alte forme de sprijin social;
studenți proveniți din medii socio-economice vulnerabile care nu pot beneficia
de burse sociale din cauza fondurilor reduse;
studenți proveniți din sistemul de protecție socială;
studenți proveniți din mediul rural;
studenți cu dizabilități sau cerințe educaționale speciale;
studenți selectați în cadrul programului Erasmus+ pentru mobilități de studiu sau
practică;
alte categorii de studenți eligibili, conform metodologiei proiectului.
Lista finală a beneficiarilor va fi stabilită în conformitate cu obiectivele, criteriile de
eligibilitate din metodologiile și regulamentele interne ale UAIC.
2
IV. OBIECTUL ACHIZIȚIEI - COMPONENTE
Achiziția este compusă din două componente inseparabile:
Componenta 1 - Carduri ISIC/ESC digitale (pe telefon)
Asigurarea emiterii și activării unui număr de minimum 3500 de carduri ISIC/ESC digitale
pentru studenți UAIC pe perioada anului universitar 2026-2027, conform specificațiilor din
secțiunile V.1 și V.2. Odată activate cardurile vor fi funcționale imediat în orice locație care
acceptă verificarea ISIC sau ESC - biblioteci, cămine, spații sportive, culturale, comercianți
parteneri ISIC, puncte de identificare din campus sau în afara lui - fără nicio intervenție
tehnică suplimentară din partea UAIC sau a locației respective, altele decât un dispozitiv
capabil să citească un cod QR și acces la internet. Scanerele care citesc codurile QR sunt
destinate exclusiv Componentei 2 iar funcționalitățile sunt descrise în secțiunea V.2.
Componenta 2 - Soluție tehnică de înregistrare a tranzacțiilor finanțate de UAIC pentru
studenții beneficiari
Această componentă se aplică exclusiv locațiilor și serviciilor desemnate de UAIC unde
studenții UAIC, deținători ai cardurilor ISIC, beneficiază de facilități finanțate de UAIC (ex.
cantinele Universității, alte puncte de servicii). Această componentă nu limitează și nu
condiționează utilizarea cardului în alte locații menționate în Componenta 1.
Furnizarea, instalarea și configurarea:
hardware de scanare cod QR 2D la terminalele de plată desemnate (scanner USB
sau echivalent);- 6 bucati.
identificarea studenților la punctul de plată prin scanarea QR din aplicația ISIC,
cu modul de gestionare a listei de beneficiari eligibili pentru servicii
subvenționate de UAIC în campusul Universității;
integrare cu Aplicația EMSYS pentru asocierea valorii și datelor bonurilor de casă
cu datele studenților eligibili;
modul de raportare al cheltuielilor per student beneficiar, pentru generare zilnică
/ lunară (secțiunea V.8);
instruire personal și documentație tehnică.
Baza de date a Componentei 2 (lista de beneficiari, tipurile de beneficiu, tranzacțiile și
jurnalul de audit) se găzduiește exclusiv pe infrastructura UAIC sau în cadrul sistemului
EMSYS. Furnizorul cardurilor ISIC nu are acces la datele privind tranzacțiile studenților.
Ofertantul se obligă să realizeze inclusiv dezvoltările în sistemul EMSYS necesare
Componentei 2 (secțiunea V.6), dacă este cazul. Ofertantul va prezenta dovada acordului
cu furnizorul EMSYS (secțiunea VII) și răspunde integral față de UAIC pentru ambele
componente.
V. CERINȚE TEHNICE MINIME
V.1. Specificații tehnice obligatorii pentru carduri ISIC/ESC
V.1.1. Formatul cardului - digital, pe telefon
Cardurile achiziționate sunt exclusiv digitale. Fiecare student accesează cardul prin aplicația
mobilă ISIC (disponibilă pe iOS și Android), după autentificare în contul ISIC creat de student
3
pe baza invitației primite pe adresa de email instituțională (secțiunea V.1.3).
Parametri
Format
Identificare vizuală
Cod QR
Hologramă animată
Timestamp rulant
Număr card ISIC
ESCN
ESI
Cerințe
Card digital în aplicația mobilă ISIC
Fotografia studentului, numele, universitatea, data expirării, numărul de
card ISIC, personalizare cu sigla UAIC
Cu măsură de securitate împotriva realizării capturilor de ecran din
aplicație
Element de securitate animat vizibil în aplicație (previne fotografierea
statică)
Ceas în timp real afișat pe card în aplicație - previne utilizarea
înregistrărilor video
Format standard ISIC, unic per student
UUID (RFC-4122 generat la emitere, înregistrat în ESC-Router
European Student Identifier, înrolat în ESC-Router alături de ESCN
Verificarea QR-ului dinamic necesită conectivitate internet (interogare ESC-Router sau ISIC
Check API).Funcționarea în absența conexiunii, la punctele de plată din UAIC, este tratată
în secțiunea V.4.2, punctul 4 (Mod offline).
V.1.2. ESC și European Student Identifier (ESI)
Cardul digital îndeplinește toate cerințele ESC (European Student Card) ale Comisiei
Europene:
ESCN înregistrat în ESC-Router (obligatoriu per ESC Technical Specifications, CE
dec. 2025);
Logo ESC vizibil în aplicație;
ESI (European Student Identifier) înrolat în ESC-Router, permițând recunoașterea
studentului în rețeaua Erasmus Without Paper (EWP).
Furnizorul atribuie fiecărui student ESI-ul, aplicând formatul standard ESC
(urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:uaic.ro:<ID student>) asupra câmpului ID student
transmis de UAIC și îl înregistrează în ESC-Router odată cu titularul, în calitate de procesator
terț. UAIC nu transmite ESI-ul. ESI-ul atribuit se returnează UAIC prin fișierul de confirmare
(secțiunea V.2.2).
Ofertantul trebuie să dețină calitatea de emitent (Card Issuer) ISIC și să fie înregistrat
în ESC-Router ca procesator terț sau, să aibă un acord cu un emitent acreditat care
îndeplinește aceste condiții; în ambele cazuri, ofertantul face dovada conform secțiunii VII
și răspunde integral față de UAIC pentru executarea contractului.
Furnizorul (direct sau prin emitentul partener) trebuie să fie înregistrat în ESC-Router
ca procesator terț (Third-Party Processor, categorie de organizație introdusă prin API v2 al
ESC-Router) și se conectează exclusiv cu propriul cont și propriul token API, nu cu contul
instituțional al UAIC. UAIC, prin utilizatorul cu rol de administrator funcțional, va asocia
organizația furnizorului ca procesator în pagina de administrare a organizației UAIC din ESCRouter și va accepta documentele legale aferente (JCA); de la acel moment furnizorul poate
gestiona titulari și carduri în numele organizației UAIC, conform specificațiilor tehnice ESC.
4
UAIC va comunica furnizorului codul PIC al instituției, necesar generării ESCN, iar furnizorul
va comunica denumirea sub care este înregistrat în ESC-Router la semnarea contractului.
V.1.3. Valabilitate și activare
În sensul prezentului caiet de sarcini, emiterea este operațiunea prin care furnizorul
înregistrează cardul în baza de date ISIC și în ESC-Router și îl pune la dispoziția studentului
în aplicație; activarea este operațiunea prin care studentul își creează contul ISIC, încarcă
fotografia și accesează cardul. Cardurile emise se raportează către UAIC prin fișierul de
confirmare (secțiunea V.2.2), cu evidențierea celor activate de studenți.
Cardurile digitale ISIC vor putea fi activate de UAIC, în loturi succesive, pe
întreaga perioadă a anului universitar 2026-2027 și vor fi valide până la finalul
anului 2027;
Activarea se face de către student din aplicația ISIC, pe baza unui link de activare
unic, cu termen de expirare și de unică folosință, transmis de furnizor pe adresa
de email instituțională a studentului; linkul de activare constituie mecanismul de
verificare a identității studentului. Fluxul complet este:
o 1. UAIC include studentul în lotul de date transmis furnizorului (secțiunea
V.2.1)
o 2. furnizorul emite cardul și trimite invitația de activare (secțiunea V.2.2)
o 3. studentul activează cardul în aplicație;
Furnizorul va emite (înregistra) fiecare card în baza de date ISIC internațională și
în ESC-Router înainte de punerea acestuia la dispoziția studentului în aplicație;
Furnizorul va pune la dispoziția studenților instrucțiuni clare de activare (ghid
publicat online sau comunicat prin intermediul UAIC);
Termen de emitere: maximum 5 zile lucrătoare de la primirea de către furnizor
a datelor complete ale lotului de studenți (secțiunea V.2.2);
La solicitarea UAIC (de exemplu, în caz de exmatriculare, retragere sau
suspendare), furnizorul dezactivează cardul în baza de date ISIC și în ESC-Router
în maximum 2 zile lucrătoare, fără costuri suplimentare.
V.2. Emitere și înrolare ESC
V.2.1. Date necesare per student (furnizate de UAIC)
UAIC va transmite printr-un canal securizat pus la dispoziție de furnizor (portal cu
autentificare, SFTP sau API; nu prin email), următoarele date, care reprezintă setul minim
necesar emiterii cardului:
Câmp
ID student
Nume
Prenume
Data nașterii
Email instituțional
Descriere
Identificatorul unic al studentului (nr. matricol sau alt
identificator intern)
Nume student
Prenume student
Format agreat cu furnizorul; element standard al cardului
ISIC
Adresa instituțională a studentului (@student.uaic.ro),
utilizată pentru invitația de activare
5
Obligatoriu
Da
Da
Da
Da
Da
Câmp
Telefon
Descriere
Obligatoriu
Studentul va primi notificare din partea furnizorului, să-și
activeze cardul
Da
Datele privind facultatea, programul, nivelul și anul de studiu, precum și tipul de
beneficiu, nu se transmit furnizorului; acestea sunt gestionate exclusiv local, în baza de date
a Componentei 2 (secțiunea V.7.1) și sunt suficiente pentru generarea rapoartelor din
secțiunea V.8.
ESI-ul nu se transmite de către UAIC. Furnizorul îl compune pentru fiecare student
din câmpul ID student, în formatul urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:uaic.ro:<ID
student>, și îl înregistrează în ESC-Router odată cu titularul. UAIC garantează că ID student
este unic și stabil pe toată durata studiilor și că același format ESI este utilizat în celelalte
sisteme ale UAIC conectate la Erasmus Without Paper. Orice modificare a formatului se
comunică furnizorului în scris.
Fotografia necesară personalizării cardului nu se transmite de către UAIC: aceasta va
fi încărcată de student direct în aplicația ISIC, în cadrul procesului de activare, cu validarea
conformității (fotografie tip portret, dimensiuni minime în pixeli specificate de furnizor) la
nivelul platformei furnizorului; dacă specificațiile ESC impun fotografia pentru cardul
digital, transmiterea acesteia în ESC-Router este în sarcina furnizorului.
Cerință GDPR: Furnizorul semnează un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) înainte
de primirea oricăror date personale ale studenților. Datele se transmit exclusiv prin canal
criptat sau UAIC le încarcă prin canale securizate în locația la care furnizorul oferă acces.
Furnizorul utilizează datele exclusiv pentru emiterea și administrarea cardurilor; orice altă
utilizare (inclusiv comunicări comerciale) se face doar pe baza consimțământului separat al
studentului, exprimat în aplicația ISIC.
V.2.2. Obligațiile furnizorului în procesul de înrolare
1. Generarea ESCN pentru fiecare card, pe baza codului PIC al UAIC (secțiunea V.1.2);
2. Compunerea ESI-ului din ID-ul studentului, conform formatului din secțiunea V.2.1,
și înregistrarea în ESC-Router, cu propriul cont de procesator terț, a titularului (ESI
și adresa de email instituțională) și a cardului asociat (ESCN);
3. Pregătirea cardului digital în sistemul ISIC (personalizare cu nume, universitate, dată
de expirare etc.; fotografia este adăugată de student la activare, conform secțiunii
V.2.1);
4. Trimiterea email-ului de invitație la adresa instituțională a fiecărui student, cu link
de activare a cardului în aplicația ISIC (link unic, cu termen de expirare și de unică
folosință; furnizorul va permite retrimiterea invitației la solicitarea UAIC);
5. Transmiterea către UAIC, prin descărcare din portalul securizat al furnizorului (nu
prin email), a unui fișier de confirmare (format CSV), actualizat la fiecare lot și cel
puțin lunar, conținând pentru fiecare card: ID student, ESI, număr card ISIC, ESCN,
data emiterii, data expirării și statusul cardului (emis / activat de student /
dezactivat). Fișierul va fi folosit pentru asocierea cardului cu studentul în lista
beneficiarilor de servicii oferite de UAIC (e.g. masă subvenționată, acces la facilități
în campus), conform secțiunii V.4.3, punctul 3;
6
6. Asigurarea accesului UAIC la ISIC Check API (sau la un serviciu echivalent de validare
online a cardului) pentru Componenta 2, inclus în contract, fără costuri suplimentare;
7. Termenul: maximum 5 zile lucrătoare de la primirea datelor complete ale
studenților.
V.3. Cadru de identificare - utilizare a cardului în orice locație
Cardul ISIC/ESC digital funcționează ca instrument de identificare la orice locație care este
parteneră ISIC fără cerințe tehnice impuse de UAIC locației respective, altele decât existența
unui dispozitiv capabil să citească un cod QR și acces la internet.
V.3.1. Verificare card ISIC
Locațiile partenere ISIC (internă sau externă UAIC) pot verifica identitatea studentului
beneficiar de card ISIC prin oricare din metodele de mai jos, în funcție de infrastructura
disponibilă:
Metodă
Alive Verify
Scanner QR și ESC-Router
ISIC Check API
Verificare manuală
Descriere
Personalul locației scanează QRul din aplicația ISIC cu aplicația
Alive Verify (iOS/Android)
Scaner QR USB sau mobil citește
ESCN din QR; verificare prin APIul ESC-Router
Integrare directă prin API
(pentru locații cu sisteme
proprii)
Personalul interoghează manual
pe isic.org numărul de card
afișat în aplicație
Infrastructură necesară
Telefon/tabletă cu aplicația Alive
Verify instalată și Internet
Scaner QR, terminal cu browser
sau aplicație și Internet
Sistem informatic propriu conectat
la API-ul ALIVE Platform, pe baza
unui acord contractual cu ISIC
(pentru UAIC, accesul este inclus
în prezentul contract, conform
secțiunii V.2.2)
Browser și Internet
Furnizorul de carduri (ISIC) pune la dispoziție instrumentele de mai sus ca parte a
ecosistemului ISIC/ESC. UAIC nu are obligația de a achiziționa sau instala infrastructură
separată pentru utilizarea cardului în scop de identificare generală.
V.3.2. Utilizări tipice în cadrul UAIC (necondiționate de Componenta 2)
Fără nicio intervenție suplimentară, cardul ISIC/ESC digital poate fi utilizat imediat după
activare pentru:
dovedirea statutului de student înmatriculat la UAIC în cadrul instituțiilor sau
comercianților care recunosc cardurile ISIC din România și Europa;
acces la reducerile naționale și internaționale oferite de rețeaua ISIC (transport,
cultură, sport, tehnologie etc.);
identificare la bibliotecile partenere și alte servicii universitare care acceptă
verificarea QR;
acces la servicii Erasmus+ și recunoaștere în instituțiile gazdă în cadrul
7
programelor de mobilitate (prin ESI și ESCN înregistrate în ESC-Router);
orice altă locație sau serviciu care adoptă în viitor verificarea ISIC sau ESC, fără
nicio modificare tehnică a cardului sau a contractului și nici achiziționarea de
către UAIC a unor echipamente suplimentare pentru acest lucru.
V.4. Soluția software pentru identificarea la punctele de plată din UAIC
(Componenta 2)
V.4.1. Flux general de lucru al soluției tehnice din cadrul Componentei 2
Cardul ISIC/ESC digital înlocuiește tichetul de masă sau orice alt voucher de serviciu
finanțat oferit de UAIC, în funcție de procedurile și regulamentele interne proprii. În aceste
cazuri, studentul nu trebuie să plătească, ci doar se identifică cu cardul, operatorul
selectând tipul de plată „Card / Tichet ISIC", iar bonul fiscal emis este asociat studentului
respectiv. Dacă valoarea comenzii depășește limita stabilită prin regulamentele interne,
diferența este achitată de student din resurse proprii (numerar sau card bancar), prin plată
mixtă la casa de marcat.
Rapoartele zilnice și lunare cu valoarea bonurilor emise pentru fiecare student în
parte (secțiunea V.8) se vor putea genera în orice moment.
Flux de utilizare în cazul serviciilor subvenționate de UAIC în campus:
I. Pas 1 - Identificare
1. Studentul deschide aplicația ISIC și afișează codul QR de pe telefon
2. Operatorul scanează QR-ul cu scanerul USB de la terminalul de casă
II. Pas 2 - Validare
3. Softul extrage datele din QR și validează online cardul prin ISIC Check API
sau ESC-Router API (card existent, activ, neexpirat)
4. Softul verifică datele studentului beneficiar de servicii subvenționate în
lista locală de beneficiari (baza de date a Componentei 2, găzduită la UAIC)
sau prin ISIC Check API.
Dacă studentul NU ESTE eligibil -> terminalul afișează un mesaj de
eroare
Dacă studentul ESTE eligibil -> terminalul permite efectuarea
următorilor pași din proces.
5. Interfața afișează operatorului tipul de beneficiu al studentului și limitele
disponibile (secțiunea V.4.2, punctul 1).
III. Pas 3 - Înregistrare și plată
6. Operatorul înregistrează produsele/serviciile comandate în casa de marcat
7. Operatorul selectează metoda de plată: „Card / Tichet ISIC" (tip de plată
predefinit)
8. Casa de marcat emite bon fiscal pe valoarea comenzii – studentul nu
8
plătește sau plătește parțial dacă depășește suma subvenționată, cheltuiala
fiind suportată total / parțial de UAIC, în baza procedurilor și regulamentelor
interne
IV. Pas 4 – Înregistrare și raportare
9. Softul înregistrează: ID student, ESCN, valoare bon, nr. bon fiscal, data și
ora, operator, ID terminal, ID locație, valoarea decontată ca tichet și valoarea
achitată de student.
10. Tranzacția apare în rapoartele zilnice și lunare (secțiunea V.8).
Codul QR al cardului digital ISIC fiind dinamic validarea lui necesită interogarea ISIC Check
API sau ESC-Router în timp real ceea ce presupune existența conexiunii la Internet a
terminalelor folosite la casa de marcat. Furnizorul va oferi soluții pentru funcționarea
modulelor în absența conexiunii la Internet (secțiunea V.4.2, punctul 4 - Mod offline).
V.4.2. Funcționalități ale soft-ului de la casa de marcat
1. Identificare student:
Citire cod QR de pe ecranul telefonului studentului prin scaner 2D USB la
terminalul de casă;
Extragerea datelor de identificare din codul QR și validarea online prin
ISIC Check API sau ESC-Router API - răspuns în maximum 2 secunde în
condiții normale de rețea;
Ca metodă alternativă sau complementară, identificarea studentului se va
putea realiza prin numărul de card ISIC asociat clientului în sistemul POS,
câmpul de card acceptând minimum 40 de caractere alfanumerice (pentru
a putea stoca atât numărul de card ISIC, cât și ESCN în format UUID); lista
cardurilor va putea fi importată din fișier xlsx / csv;
Verificarea datelor studentului în lista locală de studenți beneficiari confirmare eligibilitate pentru beneficiul subvenționat;
Afișarea pe ecranul operatorului: numele studentului, facultatea, tipul de
beneficiu, numărul de utilizări rămase din ziua/luna curentă (dacă se
configurează limite);
Blocarea tranzacției dacă studentul nu este pe lista de beneficiari,
studentul nu este beneficiar al serviciului / cardul este invalid /
eligibilitate expirată (mesaj explicit pe ecran).
2. Înregistrarea tranzacției „Card / Tichet ISIC":
Softul POS pune la dispoziția operatorului o metodă de plată predefinită
de tip „Card / Tichet ISIC” (sau denumire echivalentă configurabilă),
selectabilă în casa de marcat după identificarea studentului;
La selectarea acestei metode, casa de marcat emite bon fiscal cu valoarea
comenzii, partea subvenționată fiind înregistrată ca plată prin tichet, iar
diferența (dacă există) ca încasare în numerar sau card bancar;
La introducerea încasărilor, sistemul va propune automat, pentru
9
studenții eligibili, încasarea cu bon valoric pentru suma disponibilă ca
tichet de masă, diferența fiind încasată separat (numerar sau card
bancar);
Încadrarea fiscal-contabilă a tipului de plată „Card / Tichet ISIC” se va
valida cu Direcția Financiar-Contabilă a UAIC înainte de configurare;
Softul înregistrează: ID student, ESCN, data și ora, valoarea bonului,
număr bon fiscal, ID operator, ID terminal, ID locație, valoarea decontată
ca tichet, valoarea achitată de student;
Tranzacțiile se stochează local și se sincronizează automat cu serverul
central al soluției, găzduit pe infrastructura UAIC sau în cadrul sistemului
EMSYS (secțiunea IV, Componenta 2).
3. Gestionare limite (configurabile):
Număr maxim de utilizări per student per zi (ex. 1 masă/zi);
Plafon valoric zilnic / lunar per student configurabil pe date;
Configurare specială pentru ziua de vineri: studentul va putea achiziționa
produse inclusiv pentru zilele de sâmbătă și duminică, în limita plafonului
cumulat aferent acestor zile;
La depășirea limitei setate, sistemul blochează automat cu mesaj pentru
operator.
4. Mod offline
În absența conexiunii Internet, furnizorul va documenta și implementa una
din variantele:
o Verificare de rezervă în lista locală de beneficiari: acceptare
temporară fără validare live, cu alertă vizuală pentru operator;
o Blocare totală: tranzacția nu este permisă fără conexiune, cu
instrucțiuni pentru operator.
Furnizorul specifică în ofertă varianta propusă și implicațiile de
securitate.
V.4.3. Administrare listă de beneficiari servicii personalizate de UAIC
1. Gestionare manuală:
Interfață web de administrare (accesibilă din rețeaua internă UAIC),
protejată cu autentificare pe roluri (administrator, operator vizualizare);
sau, echivalent, modul de administrare în cadrul sistemului informatic
existent (ERP / POS), cu aceleași funcționalități și cu autentificare pe
roluri;
Adăugare/modificare/dezactivare manuală a studenților din lista de
beneficiari;
Câmpuri editabile: tip beneficiu, dată începutul/final eligibilitate, limite
consum, observații;
Jurnal de audit complet (cine, când, ce a modificat).
Se va asigura definirea cardurilor în funcționalitatea existentă de gestiune
a clienților POS din sistemul informatic, cu extinderea câmpului de card
10
la minimum 40 de caractere alfanumerice (pentru numărul de card ISIC
sau ESCN) și cu posibilitatea importului cardurilor din fișier .xlsx / csv.
2. Import în EMSYS
Modulul trebuie să suporte importul listei de studenți eligibili în EMSYS
prin unul din mecanismele de mai jos, în ordine de preferință:
1. REST API - dacă UAIC beneficiază de un sistem pentru export de
date studenți;
2. Import CSV - fișier exportat din școlaritate, cu format documentat
de furnizor conform secțiunii V.6;
3. Import Excel (.xlsx) - ca alternativă la CSV.
La fiecare import, sistemul actualizează datele existente și adaugă
studenții noi fără a șterge intrările precedente (actualizare
incrementală);
Orice modificare produsă de import este înregistrată în jurnalul de audit.
3. Asociere card digital - student
Importul fișierului de confirmare de la furnizorul de carduri (format CSV
conform secțiunii V.2.2: ID student, ESI, număr card ISIC, ESCN, data
emiterii, data expirării, status) populează automat câmpurile ESI, ESCN și
număr card ISIC în lista beneficiarilor;
Dacă un student dezactivează și reactivează cardul digital sau primește
un ESCN nou (re-emitere), sistemul permite actualizarea ESCN-ului fără a
pierde istoricul de tranzacții anterioare (înregistrările vechi rămân legate
de ESCN-ul precedent, cel nou devine activ).
V.5. Hardware – scaner cod QR 2D la terminalul de casă
Întrucât cardurile ISIC sunt digitale (pe telefon), identificarea se face prin scanarea codului
QR afișat pe ecranul studentului.
Câmp
Tip scaner
Interfață PC
Mod citire
Compatibilitate ecrane
Sistem de operare
Certificare
Cantitate
Descriere
Scaner cod de bare / QR 2D (citire QR Code)
USB HID (emulare tastatură - plug-and-play, fără driver custom)
sau USB COM
Citire instantă la prezentare (presentation mode) — fără apăsare
buton
Citire de pe ecrane de telefon (LCD, OLED) la luminozitate
normală
Windows 10/11 (minimum); recunoscut automat de OS
CE, conform normelor UE
Minimum 1 scaner per terminal de casă, cel puțin 6 terminale în
total
V.6. Integrare cu EMSYS
UAIC utilizează sistemul EMSYS pentru gestionarea datelor financiar-contabile iar soluția
11
furnizorului trebuie să fie compatibilă cu datele din EMSYS:
Dezvoltările aferente Componentei 2 se vor realiza pe versiunea nouă a aplicației de cantină
(POS Cantina) din sistemul EMSYS, versiune aflată deja în producție în mediul universitar;
actualizarea la această versiune constituie o prerechizită a implementării și va fi asigurată
înainte de începerea implementării Componentei 2. Dezvoltările se realizează de furnizorul
EMSYS, în calitate de subcontractant sau partener al ofertantului (secțiunea IV).
Furnizorul va documenta exact
formatul fișierului CSV de import (coloane, tipuri de date, encoding UTF-8,
separator);
frecvența de sincronizare;
la orice modificare de statut a studentului (exmatriculare, suspendare, transfer),
studentul trebuie dezactivat din lista beneficiarilor la următoarea sincronizare,
iar UAIC va solicita furnizorului de carduri dezactivarea cardului ISIC, conform
secțiunii V.1.3;
furnizorul va furniza specificația tehnică a formatului de import ca document
separat, care va fi validat cu echipa UAIC.
UAIC va facilita accesul furnizorului la specificațiile de export ale sistemului de școlaritate
și, în limita posibilităților tehnice, la un mediu de test.
V.7. Modele de date – structura bazei de date a soluției
Soluția trebuie să implementeze cel puțin următoarele entități în baza de date proprie:
V.7.1. Tabel studenți beneficiari
Câmp
ID student
ESCN
Număr card ISIC
ESI
Nume
Prenume
Email instituțional
Facultatea
Program de studiu
Nivel studiu
Anul de studiu
Tip beneficiu
Plafon valoric zilnic
Plafon valoric lunar
Număr maxim de
utilizări pe zi
Data de start
beneficiu
Data final beneficiu
Status student
Descriere
Identificatorul unic al studentului (nr. matricol sau alt identificator intern)
Cheia principală de identificare la casă
Format agreat cu furnizorul pentru a fi folosit ca identificator alternativ
(câmp de minimum 40 de caractere alfanumerice)
European Student Identifier — format
urn:schac:personalUniqueCode:int:esi:uaic.ro:<ID student>; preluat din
fișierul de confirmare al furnizorului (secțiunea V.2.2)
Adresa instituțională (@student.uaic.ro)
Identificatorul facultății (denumire / cod)
Denumirea programului
Licență / Master / Doctorat
1/2/3/4
Masă gratuită, Reducere, etc.
Va putea fi modificat în funcție de hotărârile interne
Configurabil, conform secțiunii V.4.2, punctul 3
12
Câmp
Sursa import
Dată creare
Dată ultima
actualizare
Observații
Descriere
Prin fișier xlsx / csv sau prin API
V.7.2. Tabel tranzacții
Câmp
ID tranzacție
ID student
ESCN
Dată zi tranzacție
Ora tranzacției
Valoare bon de casă
Valoare decontată
ca tichet
Valoare achitată de
student
Număr bon fiscal
ID locație
ID terminal
ID operator
Status tranzacție
Descriere
Identificatorul unic al studentului (nr. matricol sau alt identificator intern)
Cheia principală de identificare la casă
Partea subvenționată de UAIC
Diferența achitată în numerar / card bancar
Terminalul de casă la care s-a efectuat tranzacția
Finalizată / Anulată
V.7.3. Tabel jurnal audit
Câmp
ID audit
Data și ora
Utilizator
Acțiune
Datele modificate
Date înainte
Date după
Adresa IP
V.8. Rapoarte obligatorii
Soluția va include un modul de raportare destinat evidenței cheltuielilor, cu cel puțin
următoarele rapoarte predefinite, exportabile în Excel (.xlsx) și PDF
Raport
Descriere
Filtre / coloane principale
Situație lunară per
facultate
Valoarea totală a tichetelor per
facultate, cu detaliere pe studenți
beneficiari, zilnic / lunar
Situație tichete de
masă
Valoarea vânzărilor pe zile pentru
fiecare cantină / student, cu detaliere
pe tipuri de încasare, pentru
13
lună, an, facultate, nivel studiu,
locație; coloane: valoarea totală a
tichetelor pentru fiecare student
beneficiar
cantină (locație), student, interval de
zile
Raport
Situație lunară per
student
Bonuri individuale per
student
Situație zilnică locație
Studenți eligibili statut curent
Studenți fără utilizare
Jurnal modificări listă
beneficiari
Descriere
Filtre / coloane principale
verificarea încadrării în valoarea
tichetelor de masă
Valoarea totală a tichetelor per
student, zilnic / lunar
Lista fiecărui bon: nr. bon, dată/oră,
valoare, locație, operator
Total studenți serviți și total valoare
bonuri per zi și per locație
Lista completă a beneficiarilor cu
statut activ/inactiv
Studenți din lista de beneficiari care nu
au utilizat cardul în perioada analizată
Cine, când și ce a modificat în lista de
eligibili
lună, an, facultate, student; coloane:
valoarea zilnică, valoarea totală a
tichetelor
perioadă, student
dată, locație
facultate, an de studiu, tip beneficiu
perioadă
perioadă, utilizator
V.9. Cerințe de securitate și GDPR
V.9.1. Protecția datelor personale
Furnizorul va semna un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) cu UAIC;
Datele stocate în baza de date a soluției vor respecta principiul minimizării
datelor - nu se vor colecta date suplimentare față de cele specificate la V.7
(furnizorul cardurilor ISIC primește exclusiv datele prevăzute la secțiunea V.2.1);
Perioada de retenție a datelor de tranzacție: pe durata impusă de obligațiile de
arhivare și audit ale UAIC, dar nu mai mult de 7 ani de la data tranzacției; după
expirarea acestui termen, datele individuale se șterg sau se pseudonimizează,
rapoartele agregate fiind păstrate;
Soluția va suporta ștergerea sau pseudonimizarea datelor individuale la cerere
(dreptul la ștergere, Art. 17 GDPR), fără a afecta integritatea rapoartelor
agregate.
Datele transmise furnizorului cardurilor ISIC se stochează exclusiv pe servere din
Uniunea Europeană / SEE; orice transfer în afara SEE se face doar cu garanțiile
prevăzute de GDPR și cu informarea prealabilă a UAIC;
Furnizorul comunică lista sub-procesatorilor (de exemplu, ISIC Global Office,
operatorul platformei de verificare) și o actualizează pe durata contractului;
Furnizorul șterge datele studenților din sistemele proprii în maximum 6 luni de la
expirarea cardului, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de lege, și
confirmă ștergerea în scris la solicitarea UAIC;
Furnizorul cardurilor ISIC nu primește date privind tranzacțiile efectuate la
punctele de plată din UAIC.
V.9.2. Securitatea sistemului
Comunicația între softul POS și server: criptată (TLS 1.2 minimum)
Scanerul QR comunică local cu terminalul, prin USB, fără expunere în rețea;
14
VI. REZULTAT AȘTEPTAT
1. Posibilitatea emiterii și activării a cel puțin 3500 de carduri ISIC/ESC digitale în
aplicația ISIC pe telefon, care pot fi înrolate în ESC-Router cu ESCN și ESI;
2. Soluție software instalată și funcțională pe terminalele de casă din cantinele UAIC,
cu lista de beneficiari încărcată;
3. Hardware (scanere QR 2D USB) instalat și testat pe terminalele de casă;
4. Documentație tehnică (manuale de utilizare, manuale de administrare, specificație
format import CSV pentru sistem, documentație API dacă este cazul);
5. Instruire a personalului desemnat de UAIC (minimum 4 ore pentru administratori,
minimum 2 ore pentru operatorii casieri).
6. Componenta 2 instalată, testată și recepționată până pe 15 decembrie 2026 zile, cu
suport tehnic și mentenanță corectivă asigurate pe toată durata anului universitar
2026-2027.
VII. DOCUMENTE CE VOR FI PREZENTATE DE OFERTANT
Pe lângă oferta financiară, ofertantul va prezenta:
1. Dovada calității de Card Issuer ISIC sau parteneriat cu un Card Issuer ISIC acreditat;
2. Dovada înregistrării în ESC-Router ca procesator terț (Third-Party Processor) sau ca
emitent, direct sau prin emitentul partener, și confirmarea că poate gestiona
titulari și carduri pentru organizația UAIC cu propriul cont și token API, fără a utiliza
contul instituțional al UAIC;
3. Declarație de conformitate cu cerințele de securitate (V.9.2);
4. Referințe pentru minimum 2 proiecte similare de emitere carduri ISIC sau ESC.
5. Dovada acordului cu furnizorul EMSYS pentru dezvoltările din Componenta 2
(secțiunile IV și V.6);
6. Descrierea structurii datelor din codul QR al cardului digital și a modului de validare
(secțiunea V.1.1).
Director proiect,
Lect. univ. dr. Alexandru-Rareș PUNI
Întocmit,
Diana CHIHAIA
15