Anexa 1
CAIET DE SARCINI
Servicii de centrală telefonică tip Call-Center pentru procesul de admitere la
Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” din Iași
I. CONTEXT
În cadrul proiectului ”Program integrat de sprijin psiho-educaţional, orientare și mentorat academic pentru creșterea accesului echitabil și prevenirea abandonului universitar” (SUPORT+), finanțat prin Fondul de Dezvoltare Instituțională (FDI) 2026, instituția noastră își propune achiziționarea unui sistem și de tip Call-Center în cloud – centrală telefonică virtuală - pentru modernizarea sistemului telefonic special dedicat admiterii la Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” din Iași (UAIC), pentru transmiterea informațiilor legate de procesul de admitere și ale etapelor acestuia.
Sistemul va fi folosit pentru asigurarea comunicării optime cu potențialii studenți UAIC, candidații înscriși în procesul de admitere și cu studenții de anul I, proaspăt admiși la UAIC. Instalarea acestui sistem urmărește îndeplinirea obiectivelor proiectului ”Program integrat de sprijin psiho-educaţional, orientare și mentorat academic pentru creșterea accesului echitabil și prevenirea abandonului universitar” (SUPORT+) care prevede oferirea de sprijin candidaților la admitere și susținerea studenților admiși pentru o mai ușoară adaptare a acestora la studenție.
II. SCOPUL
Scopul achiziționării acestui sistem vizează oferirea unor servicii de calitate principalilor beneficiari ai instituției – studenții -și eficientizarea comunicării UAIC cu viitorii studenți și cu candidații admiși, care vor parcurge procesul de înmatriculare și apoi, de adaptare la studenție.
III. GRUPUL ȚINTĂ VIZAT
Elevi înscriși în învățământul secundar superior care intenționează să urmeze studii universitare de licență la UAIC;
Absolvenți ai studiilor de licență care intenționează să urmeze studii universitare de masterat;
Candidații înscriși la programele de studii licență și master din UAIC întreaga perioadă a înscrierii și admiterii;
Candidații admiși la studiile de licență și de master din UAIC, în timpul procesului de confirmare a locurilor obținute și adaptarea la anul I.
IV. REZULTATUL AȘTEPTAT
O comunicare rapidă și eficientă cu grupurile țintă vizate în vederea susținerii acestora în procesul de înscriere, admitere și confirmare a locurilor, precum și în timpul adaptării la viața de student.
Sistemul de tip CallCenter în cloud cu aplicație de tip soft phone va fi disponibil pentru conectarea a 10 telefoane de tip smart cu conexiune la internet prin telefonie mobilă sau internet wireless, în cadrul UAIC, cu următoarele caracteristici:
1 număr de intrare
10 operatori cu numere conectate la o rețea mobilă care are semnal într-o locație/locațiile din corpul A al UAIC
20 Apeluri simultane
Retenție înregistrări: 60 de zile
Interactive Voice Response cu prompturile audio înregistrate de beneficiar
Un număr de 10 cozi de așteptare
Un număr de minimum 2500 de minute apeluri ieșire / lună în România și minimum 1000 de minute apeluri ieșire / lună Republica Moldova
Acestor caracteristici ale soluției tehnice, solicităm și următoarele:
10 cartele SIM Prepay cu număr care vor instalate în telefoanele de tip smart asociate call-center-ului. Cartele trebuie să aibă:
Acces voce și date cu acoperire GSM (minim 4G)
minimum 500 de minute /lună în orice rețea fixă/mobilă națională
Să aibă semnal în locații din corpul A al UAIC, unde se va desfășura activitatea call center-ului pentru admitere
Credit lunar de minim 5 Euro pentru activare opțiune voce și date (minim 5GB/lună)
Valabilitate credit – 01 iulie 2026 - 30 septembrie 2026
Un număr unic personalizat de pe care să se trimită SMS-uri bulk cu următoarele caracteristici:
trimitere a unui număr de până la 50.000 SMS-uri unidirecționale către rețele mobile naționale (45.000) și internaționale (5.000) pe durata contractului, cu precizarea că cele mai multe mesaje se vor trimite în lunile iulie și septembrie. Plata SMS-urilor bulk se va face lunar, în funcție de numărul efectiv de SMS-uri transmise la costurile stabilite prin contract;
sistemul de transmitere automată de SMS-uri se va realiza printr-un sistem de tip API (Application Programming Interface). Descrierea tehnică a soluției existente este prezentată în documentul Anexa 1.1. la acest caiet de sarcini. Furnizorul va asista beneficiarul la integrarea și testarea serviciului de SMS-API;
furnizorul va pune la dispoziția beneficiarului accesul la o platformă de monitorizare a statusului de transmitere/confirmare a mesajelor, în care se vor putea transmite și SMS-uri bulk din .csv și mesaj predefinit;
valabilitate număr – 01 iulie 2026 - 30 septembrie 2026
V. ETAPELE DE EXECUȚIE INTERMEDIARE
(1) Etapa de configurare a sistemului
(2) Etapa de implementare și mentenanță.
V.1.1. Etapa de configurare a sistemelor
Termen: maximum 7 zile calendaristice de la semnarea contractului dar nu mai târziu de data de 2 iulie 2026.
Ofertantul câștigător va realiza configurarea sistemului de tip call-center astfel încât să fie compatibil cu resursele UAIC care presupun punerea la dispoziție a unor locații unde să existe conexiune la rețeaua de date (internet) pe fir și wireless.
V.1.2. Etapa de implementare și mentenanță
Termen: pe perioada contractuală după finalizarea etapei 1
Ofertantul câștigător va implementa sistemul compatibil cu resursele UAIC și va oferi servicii de mentenanță și asistență. Pe parcursul contractului ofertantul va oferi asistență și mentenanță astfel:
în săptămâna care precede fiecare dintre cele două sesiuni de admitere din iulie și septembrie 2026, precum și săptămâna de după fiecare din aceste sesiuni, termenul de răspuns pentru solicitările din partea UAIC vor fi de maximum 3h;
pentru restul perioadei contractuale, termenul de răspuns pentru solicitările din partea UAIC vor fi de maximum 12h.
În acest sens, se vor comunica odată cu oferta sau după informarea privind câștigarea contractului și înainte de semnarea contractului: datele contact / persoană contact pentru asistență și mentenanță.
VI. DOCUMENTE CE VOR FI PREZENTATE DE CĂTRE OFERTANTUL CÂȘTIGĂTOR
Documentație de utilizare care cuprinde inclusiv detaliile legate de configurare și conexiune la centrala de tip call-center și modul de depanare al posibilelor erori/probleme de conectare;
Documentație care cuprinde detaliile legate de configurarea și integrarea numărului unic pentru trimitere SMS-uri bulk.
VII. OBLIGAȚIILE UNIVERSITĂȚII „ALEXANDRU IOAN CUZA” din IAȘI
punerea la dispoziția ofertantului câștigător a tuturor informațiilor disponibile pentru realizarea configurării sistemului de tip call-center și de trimitere SMS-uri bulk.
UAIC poate decide în orice moment să anuleze achiziția. Decizia de anulare nu obligă UAIC la costuri față de operatorii economici participanți.
VIII. CRITERIUL DE ATRIBUIRE
Criteriul de atribuire a contractului este cel mai mic preț.
Plata se va face pentru serviciile efectiv prestate, lunar, după prestarea serviciului, în baza proceselor verbale de recepție.
IX. PREZENTAREA OFERTEI
(1) Componenta tehnică
Ofertanții vor prezenta următoarele:
Prestarea de servicii similare: realizarea cel puțin două call-center-uri;
Prestarea de servicii similare: servicii de trimitere SMS-bulk;
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor indica numărul, data contractului și numele Beneficiarului contractului prezentat în justificarea cerinței. Documentele justificative care probează îndeplinirea experiențelor similare: recomandări / copii ale unor părți relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit /certificate de predare-primire/ procese-verbale de recepție / certificări de bună execuție / certificate constatatoare;
Portofoliu de clienți;
(2) Criteriul financiar
Ofertanții vor exprima prețul ofertei în lei și vor include toate costurile aferente configurării și instalării, oferirii de asistență și mentenanță ale sistemelor.
Director proiect,
Lect. univ. dr. Alexandru Rareș PUNI
Întocmit,
Diana CHIHAIA
Anexa 1.1
Descriere Generală - SMS API – Platformă de Admitere UAIC
Serviciul API-SMS implementat în platforma de admitere UAIC permite transmiterea prin intermediul aplicației instalate. Prin intermediul acestui serviciu se pot transmite SMS-uri către orice număr de telefon din rețelele de telefonie mobilă din România, dar și către numere de telefon, ce aparțin unor operatori de telefonie internaționali.
Sistemul de transmitere automată a SMS-urilor prin intermediul unui sistem de tip API (Application Programming Interface) permite transmiterea automată a mesajelor pe baza unui sistem de autentificare de tip sendSmsAuthKey, implementat la nivel local în aplicația autorității contractante.
Descriere metodă API implementată în platforma de admitere UAIC
1. Metoda – sendSmsAuthKey
Metoda: sendSmsAuthKey ($username, $authKey, $sender, $recipient, $message)
Parametri:
username - Acest parametru este obligatoriu. Numele de utilizator folosit pentru autentificarea în platforma API
authKey - Acest parametru este obligatoriu. Se va folosi cheia oferita de către serviciul operațional SMS API-KEY
sender - Expeditorul mesajului. Acest parametru este opțional. Lungimea expeditorului nu poate depăși 11 caractere.
recipient - Numărul de telefon mobil către care se dorește trimiterea SMS-ului. Acest parametru este obligatoriu. Formatul corect al numărului de telefon este 07PPXXXXXX, 407PPXXXXXX sau 7PPXXXXXX pentru numerele naționale. Pentru cele internaționale trebuie trimis numărul în format internațional fără sa fie prefixat cu + sau 00
message - Mesajul ce se dorește a fi trimis prin SMS. Acest parametru este obligatoriu.
2. Porțiune de cod din aplicația de admitere pentru trimis SMS
if (SettingFacade::get('sms_active')) {
// Double check, they tend to validate files without personal info...
if ($dossier->candidate_info) {
$soapClient = new \SoapClient(config('app.sms_wsdl_url'));
$phone = trim(str_replace('-', '', $dossier->candidate_info->phone));
try {
$resp = $soapClient->sendSmsAuthKey(config('app.sms_username'), config('app.sms_api_key'), null, $phone, __('candidat::sms.annotation_notification_message', ['dossier' => $dossier->dossier_number()], $dossier->candidate->locale()));
} catch (\Exception $e) {
Log::error('SMS error: ' . $e->getCode() . ' - ' . $e->getMessage());
}
}
}
3. Variabile necesare pentru integrare
# SMS
SMS_WSDL_URL=FFFFFFF
SMS_USERNAME=SSSSSSSSS
SMS_API_KEY=DDDDDDDD
'sms_wsdl_url' => env('SMS_WSDL_URL', ''),
'sms_username' => env('SMS_USERNAME', ''),
'sms_api_key' => env('SMS_API_KEY', ''),
7