Nr. 1233/AP/21.03.2023
SOLICITARE DE OFERTA
In vederea achiziţionării prin cumpărare directă vă rugăm ca, până la data de 28.03.2025 inclusiv, să ne comunicati oferta dumneavoastră pentru Servicii de reparare şi de întreţinere a computerelor personale dupa cum urmeaza:
Cod CPV
Denumire contract
50320000-4
Servicii de reparare şi de întreţinere a computerelor personale
Scopul achizitiei il constituie asigurarea serviciilor de reparare și întreținere pentru computerele personale (Computere, laptopuri, servere, sisteme de stocare, monitoare) din dotarea Universităţii „Al. I. Cuza” – Iaşi.
În dotarea tuturor facultăţilor, departamentelor si serviciilor din cadrul Universităţii “Al. I. Cuza” – IAŞI sunt aproximativ 4000 calculatoare si laptopuri, 120 servere care fac obiectul prezentei proceduri.
Valoarea estimată: maxim 38.000 lei fără TVA (include si valoarea pentru perioada de prelungire).
Durata de prestare a serviciilor:
De la data semnarii contractului de catre ambele parti, dar nu mai devreme de 01.04.2025 si pana la data de 31.12.2025
Cu posibilitatea de prelungire pentru 3 luni in anul 2026 (ianuarie-martie), prin act aditional, cu acordul partilor (posibilitatea de prelungire a contractului de servicii prin act aditional in conditiile art. 221, alin. 1, lit a).
Durata prelungirii contractului nu va fi mai mare de 4 luni, 3 luni de prestare a serviciilor si 1 luna pentru plata.
Optiunea de a prelungi este conditionata inclusiv de existenta resurselor financiare alocate cu aceasta destinatie.
Tarifele unitare mentionate in oferta financiare sunt ferme pe toate perioada contractului si nu vor putea fi modificate nici in perioada de prelungire a contractului.
Se vor transmite oferta tehnica si centralizatorul propunerii financiare prin e-mail pe adresa o•••@u•••.ro.
Specificatiile tehnice aferente acestei achiziții sunt prezentate in continuare. Pentru informații suplimentare, vă rugăm să contactați persoana responsabilă din cadrul Universității ”Alexandru Ioan Cuza” din Iași la tel. 02 ••• ••• 02 int. 2039, sau pe adresa de e-mail: o•••@u•••.ro
A) Ofertantul va transmite Certificatul Constatator emis de Oficiul Registrului Comerţului. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codurile CAEN din certificatul constatator emis de ONRC
Documentele de calificare se vor depune si pentru subcontractanti (daca acestia exista).
Se va pastra in oferta ordinea pozitiilor. Toate pozitiile constituie un lot. Adjudecarea se va realiza pentru intregul lot.
Criteriul de atribuire: Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.
OFERTA TEHNICĂ
Este obligatoriu ca propunerea tehnică să includă tarif constatare si tarif interventie.
Se va prezenta propunerea tehnică, cu toate caracteristicile de identificare, în corespondenţă cu specificaţiile tehnice solicitate.
Serviciile vor fi ofertate astfel încât comisia de evaluare să le poată identifica drept criteriu îndeplinit conform cerinţelor tehnice solicitate.
Oferta care va preciza un termen de prestare mai mare decât prevederile din specificatiile tehnice va fi declarată neconformă.
Se va specifica daca se subcontracteaza vreo parte din contract, caz in care trebuie sa prezinte la semnarea contractului cu autoritatea, contractul incheiat cu subcontractantul declarat, sau in cazul in care acesta nu este cunoscut, ulterior semnarii contractului cu Autoritatea Contractanta dar, oricum, inainte de incheierea contractului de subcontractare.
Se va mentiona partea din contract care se subcontracteaza si numele subcontractantului (daca acestea se cunosc la acest moment).
C) OFERTA FINANCIARĂ
Preţul ofertei (fără TVA) se va exprima în LEI şi va rămâne neschimbat pe toată perioada de valabilitate a ofertei. Se va specifica daca ofertantul este sau nu platitor de TVA. Oferta trebuie să fie valabilă minim 60 de zile.
Preţul va include toate naturile de cheltuieli ocazionate de prestarea serviciilor.
Se va specifica pret unitar fara TVA, in LEI;
Ofertantul va declara, odată cu oferta, procentul adaosului comercial aplicat asupra valorii de achiziţie a componentelor / pieselor / subansamblelor de la furnizorul său. Acest procent va fi de maxim 20% din valoarea de achiziție a componentelor / pieselor / subansamblelor.
In cazul in care la facturare se va depasi cota de adaos mentionata in oferta (procent calculat la pretul de achizitie fara TVA al piesei/componentei/subansamblului), aceasta nu va fi achitata, prestatorul fiind obligat la corectarea facturii utilizand maxim cota de adaos declarata in oferta. In cazul in care ofertantul refuza corectarea facturii, Achizitorul isi rezerva dreptul de a rezilia unilateral contractul si de a nu plati factura care care nu respecta cele de mai sus, returnand piesele prestatorului. Pe durata contractului, dovada aplicării corecte a acestui adaos se va face pe baza copiei ofertei/ proformei/ facturii de achizitie pentru piesa/componenta/subansamblu.
De asemenea ofertantul va declara în scris termenul de garanţie pentru componentele înlocuite.Garantia se calculeaza de la data procesului verbal de receptie a punerii in functiune a echipamentului dupa reparatie. Prestatorul va întocmi un deviz de reparaţii care va include piesele ce vor fi înlocuite şi tariful de constatare si tariful de interventie.
Prețul pentru serviciile prestate trebuie să rămână ferm pe toată durata contractului, orice creștere a acestuia conducând automat la rezilierea contractului.
Se interzice contractantului sa presteze servicii de reparatii in absența acceptului Autoritatii Contractante concretizat prin comanda ferma de reparatie. Prestarea de servicii de reparatii in absenta comenzii ferme, poate conduce in mod direct la rezilierea unilaterala a contractului. Serviciile prestate in lipsa acordului nu vor fi decontate. Recepţia calitativă va fi efectuată la beneficiar.
Pretul ofertei va fi suma valorilor pentru tarif constatare si tarif interventie
CRITERIUL DE ATRIBUIRE: Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic; În cazul în care două oferte vor avea punctaje egale, totodata fiind si cele mai mari punctaje, atribuirea se va realiza catre ofertantul cu oferta financiara cea mai scazuta.
Punctajul se va realiza dupa cum urmeaza:
Preturile unitare ofertate se vor inmulti cu cantitatile incluse in solicitare si va rezulta valoarea in lei fara TVA.
Oferta câştigătoare va fi desemnată oferta ce întruneşte punctajul cel mai mare după aplicarea formulei de calcul.
Factori de evaluare/ Pondere:
Pentru factorul de evaluare pret constatare si interventie punctajul se acordă astfel:
a) Pentru cea mai scăzuta suma a tarifelor de constatare si interventie se acordă maximum de puncte, respectiv 60 puncte;
b) Pentru oricare alta suma mai mare decât cea prevăzut la lit.a), punctajul se acordă conform formulei
P servicii de constatare + P servicii interventie = (suma minima / suma ofertata) * 60 puncte
unde:
P servicii de constatare + P servicii interventie – reprezintă punctajul obţinut pentru componenta servicii de constatare si interventie
suma minima – reprezintă cea mai scăzuta suma a tarifelor serviciilor de constatare si interventie
suma ofertata – reprezintă suma tarifelor serviciilor de constatare si interventie.
2. Pentru factorul de evaluare procent adaos comercial al componentelor/ pieselor/ subansamblelor punctajul se acordă astfel:
a) Pentru cel mai scăzut procent adaos comercial se acordă maximum de puncte, respectiv 40 puncte;
b) Pentru un alt procent de adaos comercial decât cel prevăzut la lit.a), punctajul se acordă conform formulei:
P adaos = (adaos minim / adaos ofertat) * 40 puncte
unde:
P adaos – reprezintă punctajul obţinut pentru componenta adaos comercial
adaos minim – reprezintă adaosul comercial minim ofertat
adaos ofertat – reprezintă adaosul comercial al ofertei respective
Formula de calcul pentru punctajul total este:
P total = P servicii constatare + P servicii interventie + P adaos
unde:
P total – reprezintă punctajul total
P servicii constatare + P servicii interventie – reprezintă punctajul obţinut pentru componenta constatare si interventie
P adaos – reprezintă punctajul obţinut pentru componenta adaos comercial
Oferta câştigătoare va fi desemnată oferta ce întruneşte punctajul cel mai mare după aplicarea formulei de calcul.
MODALITATEA DE DERULARE A CONTRACTULUI:
Firma va pune la dispozitia autoritatii contractante datele de contact ale personalului calificat, responsabil pentru prestarea serviciilor din contract: numar telefon fix si mobil, adresa de e-mail. Prestarea serviciilor se va realiza cu personal calificat, ofertantul isi asuma raspunderea pentru calificarea personalului utilizat in prestarea serviciilor.
La observarea unui defect asupra unui echipament IT, beneficiarul intern va informa Comisia Tehnica din Autoritatea Contractanta care va asigura constatarea defectului. Pentru piesele de schimb, responsabilul cu gestionarea contractului din cadrul Directiei tehnice va solicita de la prestator un deviz antecalcul. Achizitorul/responsabilul Directiei tehnice dupa realizarea formalitatilor interne, va comunica in scris acceptul (comanda de reparatie) sau refuzul acesteia.
În cazul în care Comisia tehnică nu poate determina cu exactitate defectul, se va lua legatura cu prestatorul prin modalitatea stabilita de comun acord, urmand ca reprezentatul prestatorului să realizeze constatarea defectului. Dupa constatarea defectului, prestatorul va informa Achizitorul asupra constatarii și va prezenta devizul antecalcul și termenul în care se va realiza reparația.
Achizitorul dupa realizarea formalitatilor interne, va comunica in scris acceptul (comanda de reparatie) sau refuzul acesteia.
Doar dupa primirea comenzii ferme din partea achizitorului, prestatorul va realiza reparația in termenul convenit urmând ca la finalizarea reparației să returneze echipamentul și să predea piesa defectă.
Recepţia serviciilor se va face de către o comisie constituită din specialişti ai achizitorului şi delegatul prestatorului şi presupune obligatoriu punerea echipamentului în funcţiune. Se va întocmi procesul verbal de recepţie a serviciilor conform modelului convenit de comun acord.
Piesele defecte vor fi predate reprezentantului desemnat al achizitorului şi vor fi consemnate cantitativ în procesul verbal de recepţie.
In baza procesului verbal de receptie a serviciilor se va emite factura.
Doar facturile predate reprezentatului împuternicit în acest sens al achizitorului si care va semna pe exemplarul 2 al facturii, vor putea fi achitate.
Modalitate de indeplinire a cerintei: Se va preciza in oferta depusa ca este de acord cu modul de derulare al contractului, asa cum a fost acesta descris in solicitarea de oferta si ca se angajeaza sa respecte acest mod de derulare.
CERINTE MINIME:
Prezentarea la locul indicat a persoanei delegate pentru constatare defecţiunilor se va realiza in maxim 6 ore de la sesizarea prestatorului de către achizitor folosind canalele de comunicare convenite;
Termenul maxim pentru remedierea defecţiunilor: 72 h
Pentru piesele care se furnizeaza pe baza de comanda se poate accepta un termen de reparatie mai mare decat cel precizat anterior, dar numai cu acordul scris al reprezentantului UAIC.
Orice depăsire a termenelor acceptate de comun acord, da dreptul autoritatii contractante de a rezilia contractul.
Oferta financiara
Nr crt
Denumire
Cant
Tarif unitar lei fara TVA
Valoare lei fara TVA
1
Tarif constatare
1
2
Tarif interventie
1
Total P constatare+ P interventie
=Ʃ
Toate piesele montate in echipamente trebuie sa fie noi si nefolosite, sa nu fie de tip refurbished si sa fie 100% compatibile cu echipamentul in care se monteaza.
Nr crt
Denumire
Cant
Valoare adaos ofertat %
1
Adaos
1
TOTAL P adaos ofertat %
NOTE:
1. Autoritatea contractanta nu este obligata sa achizitioneze serviciile, avand in vedere faptul ca acest contract este de service la solicitare;
2. In cazul in care constatarea se face intern, nu se tarifeaza de catre furnizor, facturandu-se piesa schimbata si manopera de interventie;
3. Pentru piesele necesare reparatiei, se va prezenta deviz antecalcul. Atasat la acest deviz, se va anexa oferta/proforma/factura de achizitie pentru piesele incluse in deviz (pentru a se verifica procentul de adaos comercial aplicat);
4. Daca dupa constatarea defectului, autoritatea considera ca reparatia nu se justifica economic, se va achita doar constatarea defectului, returnarea echipamentului fiind asigurata gratuit de catre prestator (daca este cazul);
5. Se vor respecta în timpul execuţiei lucrărilor, normele de protecţie a muncii şi cele de prevenire şi stingerea incendiilor;
6. În cazul în care defecţiunile constatate nu se pot remedia la locaţia unde este instalat echipamentul, prestatorul se obligă să asigure transportul acestuia de la locaţia unde este instalat până la sediul firmei şi după efectuarea reparaţiei să-l returneze – in mod gratuit;
7. Preluarea echipamentului pentru constatare la sediul prestatorului se va face in baza unui proces verbal de custodie incheiat intre reprezentantul prestatorului si gestionarul echipamentului;
8. Eventualele refuzuri scrise de reparatie vor fi insumate lunar/trimestrial și vor fi prezentate reprezentantului achizitorului in vederea luării la cunoștință.
9. Prin depunerea ofertei, ofertantul isi exprima implicit acceptul sau asupra conditiilor de valabilitate a ofertei, asupra termenului de plata, conditiilor de prestare (inclusiv modalitatea de derulare a contractului) si facturare.
Pentru produse/tehnologii la care s-a specificat o marcă de referinţă, producator, origine, sursa, productie, brevet de inventie, etc. se poate oferta un produs echivalent, chiar dacă s-a omis această precizare în text. Aceste mentiuni s-au facut doar pentru a descrie necesitatea autoritatii contractante si nu vor avea ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau produse.
Termenul de plată este 30 de zile de la data recepției serviciilor:
a) 30 de zile calendaristice de la data la care factura electronica este disponibila spre descărcare de către Autoritatea Contractanta, din sistemul RO e-factura, daca recepția serviciilor este anterioara acestei date;
a) 30 de zile calendaristice de la data recepției serviciilor daca factura electronica este disponibila spre descărcare de către Autoritatea Contractanta din sistemul RO e-factura, la data recepției ori anterior acestei date.
DIRECTOR ACHIZIŢII PUBLICE SI URMARIRE CONTRACTE
Ing. Gabriela Alexoaei
Întocmit,
Ec. Oana Harabagiu
5
Adresa: Iaşi, bd.Carol I nr.11, Corpul J
Tel: 02 ••• ••• 02 int. 1039 Fax: 02 ••• ••• 17
Cod fiscal: 4701126
o•••@u•••.ro