Nr. 2329/AP/16.06.2026
INVITAȚIE DE PARTICIPARE
În vederea achiziţionării prin Procedură Proprie vă rugăm ca, până la data de 19.06.2026 inclusiv, să ne trimiteţi pe adresa de e-mail r•••@u•••.ro, oferta dumneavoastră pentru Servicii cazare și masă pentru organizare eveniment UAIC, în perioada 28 iunie – 3 iulie 2026, care să includă serviciile şi materialele prezentate mai jos:
Preambul:
Cod CPV - 55110000-4 - Servicii de cazare la hotel; 55310000-6 Servicii de restaurant cu ospătari
Valoarea estimativă a serviciilor: 22.930,00 lei cu TVA inclus
Nr. estimat participanți: maximum 40 de participanți (din care maximum 26 de studenți)
Lot - Servicii cazare și masă pentru organizare eveniment UAIC, în perioada 28 iunie – 3 iulie 2026
Nr. crt.
Denumire servicii
1
Servicii de cazare pentru 33 participanți (din care maximum 26 de studenți) în perioada 28 iunie – 3 iulie 2026, constând în:
1 cameră single = check-in: 28 iunie - check-out: 30 iunie 2026 (2 nopți)
2 camere single = check-in: 29 iunie - check-out: 30 iunie 2026 (2 noapte)
1 cameră single = check-in: 28 iunie - check-out: 3 iulie 2026 (5 nopți)
2 cameră single = check-in: 30 iunie - check-out: 1 iulie 2026 (2 nopți)
1 cameră single = check-in: 2 iulie - check-out: 3 iulie 2026 (1 noapte)
13 camere duble (pat twin) = check-in: 28 iunie - check-out: 3 iulie 2026 (65 nopți)
Unitatea de cazare (de tip hotel) trebuie să fie clasificată min. 3 stele și să fie situată la o distanță de minim 3 km – maxim 15 km de centrul orașului Iași, cu spațiu exterior înconjurat de pădure, având în vedere și activități de tip outdoor.
Camerele trebuie să fie cu unul sau două paturi, cu baie proprie.
Unitatea de cazare va dispune de minimum 2 săli de conferință / workshop-uri în interior, cu o capacitate de minim 50 de persoane și cu posibilitatea de a reorganiza mobilierul - mese și scaune, plus spațiu exterior pentru activitate outdoor. Cel puțin una dintre sălile de conferință trebuie să fie dotată cu sistem de sonorizare, ecran de proiecție și videoproiector. De asemenea, va dispune de posibilitatea de imprimare și multiplicare documente de lucru alb-negru în timp real, în locația unde se desfășoară evenimentul.
2
Servicii de masă la restaurant: pentru maxim 40 de participanți, restaurant cu sală interioară cu o capacitate de minimum 50 de persoane, exclus amenajările exterioare sau amenajările tip cort, astfel:
28 iunie 2026 (cină), 29 iunie 2026 (prânz, cină), 30 iunie 2026 (prânz, cină), 1 iulie 2026 (prânz, cină), 2 iulie 2026 (prânz, cină).
Se va asigura personal de servire a mesei (minim 2 ospătari la fiecare 25-40 de participanți). Variante de meniu:
Mic dejun: de tip bufet suedez sau à la carte: brânzeturi (cașcaval, telemea, mozzarella); lactate (iaurt, lapte, unt), preparate din carne (salam, șuncă, pastramă, bacon, slănină afumată); salată de vinete, salată à la russe, zacuscă, avocado; roșii, castraveți, ardei, ouă (omletă, ochiuri, ouă fierte); crenvurști, cârnați prăjiți, bacon prăjit; pâine feliată, chifle; cereale; fructe; apă, suc, cafea, ceai, produse de patiserie).
PRÂNZ
Felul I: ciorbă de perișoare / ciorbă de legume / ciorbă de fasole cu afumătură / ciorbă de pui cu tăieței de casă / ciorbă de văcuță cu smântână și ardei iuți / supă de pui cu tăiței de casă – minim 400 de grame.
Fel principal: friptură de porc la tavă cu cartofi copți și castraveți murați / șnițel parizian de porc cu piure și salată de varză / saramură de crap cu legume și mămăliguță / sărmăluțe cu porc și vită, cu smântână și mămăliguță / pârjoale moldovenești cu piure și sfeclă roșie cu hrean / mici cu cartofi pai și muștar / tocană de porc cu roșii și mămăliguță – minim 350 grame – maxim 500 grame; chiflă – 80 g, apă minerală plată / minerală – 0,5l/participant.
Meniu vegetarian:
Felul I: ciorbă de cartofi cu tarhon / supă cremă de legume / ciorbă de fasole – minim 400 de grame.
Fel principal: iahnie de fasole cu salată de varză albă / mix de bureți soté cu mămăliguță / risotto vegetarian cu chiftele din cartofi – minim 350 grame – maxim 500 grame; chiflă – 80 g, apă minerală plată / minerală – 0,5l/participant.
CINĂ (tip bufet suedez)
Fel principal: ceafă sau pulpă de pui la gratar cu cartofi pai și castraveți murați / pui cu smântână și mămăliguță / friptură de curcan și risotto cu parmezan / file de șalău pane cu cartofi natur / penne arrabiata / frigărui de porc cu cartofi pai / legume cu carne de vită la cuptor – minim 250 grame – maxim 500 grame; chiflă – 80 g, apă minerală plată / minerală – 0,5l/participant
Menu vegetarian:
Mix de salată orientală cu salată verde / ciuperci cu usturoi și mămăliguță / păstăi soté cu mămăliguță / pachețele de primăvară cu sos picant / risotto vegetarian – minim 250 grame – maxim 500 grame; chiflă – 80 g, apă minerală plată / minerală – 0,5l/participant.
Serviciile de cazare, masă, organizare de eveniment se vor presta în aceeași locație. Cazarea și servirea mesei se va face în unitate autorizată conform prevederilor legale.
Autoritatea contractantă va comunica cu minimum 2 zile înainte numărul de persoane estimat; numărul de persoane care se vor prezenta efectiv și pentru care se vor presta serviciile poate fi mai mic decât numărul de persoane estimat și comunicat.
Oferta trebuie să fie valabilă minim 30 zile. În ofertă vor fi incluse toate cheltuielile ce ţin de prestarea serviciilor cu personal calificat. Oferta se va depune pentru numărul maxim de participanți și pentru toate reperele din cadrul solicitării, precizând:
- Preţul va fi oferit în lei fără TVA, va fi specificată cota de TVA aplicabilă serviciilor ofertate;
- Prețul va conține toate cheltuielile ce ţin de prestarea serviciilor cu personal calificat, la locația, în datele specificate în solicitare;
- Prețul unitar pentru masă exprimat în lei masă/persoană pentru toată perioada și nu va depăși valoarea de 90 lei/zi cu TVA inclus pentru studenți (maximum 26 studenți) și 130 lei/zi cu TVA inclus pentru speackeri (10 speakeri);
- Prețul unitar pentru cazare exprimat în lei cazare/persoană pentru toată perioada, care nu va depăși 85 lei/noapte de cazare cu TVA pentru studenți, respectiv 265 lei/noapte de cazare cu TVA pentru speakeri;
Vor fi plătite doar serviciile efectiv prestate, în funcție de numărul de participanți comunicat.
Ofertantul trebuie să se asigure că are variantă de meniu pentru persoane cu diferite specificități (alergice la diferite produse, meniu de post - care să suplinească cantitățile și varietatea unui meniu obișnuit), despre care va fi informat in timp util.
Condiții de participare:
- Oferta va conține gramajul, denumirea comercială pentru fiecare produs în parte ofertat;
Note logistică și procedură:
1. Numărul exact de participanți și orele de început vor fi comunicate cu minim 2 zile înainte de eveniment.
2. Ofertanții vor asigura că produsele ofertate sunt realizate conform rețetarului. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita ofertanților fotografii cu mise-en place-ul produselor ofertate, pentru evaluare.
3. Prestatorul se va asigura de punerea la dispoziție a accesoriilor de servire, în număr suficient pentru toți participanții la eveniment (pahare, cești de cafea, platouri, farfurii, șervețele, tacâmuri etc.). Nu se acceptă accesorii de servire din material plastic/de unică folosință.
4. Prestatorul se va asigura de calitatea produselor (produse proaspete, în termen de garanție) și standardul servirii (va respecta normele sanitare de manipulare a alimentelor și se va asigura că mâncarea este caldă în momentul servirii - acolo unde este cazul).
Criteriul de atribuire: ”prețul cel mai mic”./lot
Odată cu oferta, vor mai fi depuse:
- copie a Certificatului constatator emis de ONRC (capacitatea de exercitare profesională menționată în certificatul constatator emis de ONRC trebuie să aibă corespondență cu obiectul contractului);
- copie a certificatului de clasificare a unității de cazare;
- copie a documentului de înregistrare/autorizare sanitar veterinara și pentru siguranța alimentelor pentru activitatea desfășurată în corespondență cu obiectul contractului – servicii de restaurant.
Condiții de plată:
Termenul de plată este:
a) 30 de zile calendaristice de la data la care factura electronică este disponibilă spre descărcare de către Autoritatea Contractantă din sistemul RO e-factura, dacă recepția serviciilor este anterioară acestei date, cu menționarea în factură a codului CPV: 55110000-4 - Servicii de cazare la hotel; 55310000-6 Servicii de restaurant cu ospătari;
b) 30 de zile calendaristice de la data recepției serviciilor dacă factura electronică este disponibilă spre descărcare de către Autoritatea Contractanta din sistemul RO e-factura, la data receptiei ori anterior acestei date, cu menționarea în factură a codului CPV: 55110000-4 - Servicii de cazare la hotel; 55310000-6 Servicii de restaurant cu ospătari.
Vor fi plătite doar serviciile prestate, în funcție de numărul de participanți comunicat.
Director Achiziţii Publice și Urmărirea Contractelor
Ing. Gabriela Alexoaei
Întocmit,
Responsabil achiziții
Administrator financiar Ramona CREANGĂ
ADRESA: România, Iaşi, Bd.Carol I, nr.11, Corpul J
TELEFON: 02 ••• ••• 02 int 2489
FAX: 02 ••• ••• 48
Cod fiscal: 4701126
Email: r•••@u•••.ro