Versiunea 3 cu raspuns la clarificari: Serviciul de arhivare si legatorie se realizează si in conformitate cu legislația in vigoare si documentele interne, respectiv proceduri operaționale specifice ce se aduc la cunoștința Prestatorului înainte de începerea prestării serviciilor de arhivare. Vor fi avute în vedere, în principal Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 privind evidenţa documentelor pentru gruparea documentelor în dosare, ordonarea şi efectuarea de operaţiuni arhivistice, precum şi prevederile Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date. Solicitare clarificari 1: Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic şi electronic este de aproximativ cca 180 metri liniari, conținând fiecare un număr mediu estimat de 70 de pagini dintre care, 95% A4 şi 5% A3, A5 şi A6; Raspuns clarificare 1: Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic este de aproximativ cca 180 metri liniari, compusi din aproximativ 15500 dosare, conținând fiecare un număr mediu estimat de 70 de pagini dintre care, 95% A4 şi 5% A5 si A6 Filele sunt tiparite atât pe o faţă cât şi faţă everso (estimându-se un număr de aproximativ 40% imprimate față-verso). Solicitare clarificari 2: sa permiteți accesul pentru vizualizarea arhivei pt întocmirea unei oferte corecte; tinand cont ca serviciile se pot desfășura și la sediul prestatorului este necesar ca spațiul sa fie autorizat de Arhivele Naționale și sa fie dotata conform legislației in vigoare(autorizare ISU, sistem monitorizare video, sistem antiefracție)?; care sunt Autorizațiile necesare pentru îndeplinirea contractului?; la serviciile de arhivare electronica va referiți la faptul ca,, documentele sa fie accesate prin intermediul indecsilor(de ex aplicatie informatica)?.Raspuns clarificari 2: Este posibila vizionarea documentelor ce urmeaza sa fie arhivate in programul de vizionare; Conform caietului de sarcini nu fost solicitate asfel de cerinte; Conform caietului de sarcini nu s-au solicitat autorizaţii in acest sens; Ministerul Justiţiei nu detine o aplicaţie pentru gestionarea arhivelor electronice. Detalii despre modalitatea de arhivarea electronica a documentelor regasiti la nivelul caietului de sarcini, sectiunea Arhivarea electronică a documentelor. Conform caietului de sarcini, dosarele de arhiva constituite, predate Achizitorului, vor putea fi predate Arhivelor Nationale cu indeplinirea conditiilor specifice reglementate de cater Arhivele Nationale.
"prețul cel mai scăzut/metru liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic”, cu respectarea specificatiilor caietului de sarcini anexat. Prețul ofertei este ferm în lei. Nu se acceptă oferte alternative. Unitatea de măsură pentru efectuarea plăţii este metrul liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic, conform caietului de sarcini. Factura se va emite raportat la numărul metri liniari de arhivă formată din dosare constituite inclusiv in format electronic, predate beneficiarului.
Unitatea de măsura pentru realizarea plăţii este metrul liniar de arhiva format din dosare constituite, inclusiv in format electronic (estimat aproximativ 25-30 dosare constituite/metru liniar). Factura se va emite raportat numarul de metri liniari de arhivă formată din dosare constituite, inclusiv in format electronic, predate beneficiarului. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Operatorul economic desemnat castigator va constitui garantie de buna executie in termen de 5 zile lucratoare de la data semnarii contractului, in cuantum de 10% din valoarea contractului fara TVA. Termenul de realizare a serviciilor de arhivare este de 3 luni de la data semnării contractului de servicii. Arhiva fizica va fi organizata in cutii standard de arhivare, sigilate și unic identificate. Materialele necesare realizării serviciilor (coperti, sfoară, cutii, etc.) vor fi asigurate de către prestator, fara costuri suplimentare din partea autoritatii contractante. Dosarele de arhiva constituite, predate Achizitorului, vor putea fi predate Arhivelor Nationale fara alte interventii/formalitati suplimentare. Prestatorul va include în costul serviciilor de arhivare electronică și dispozitiv de stocare (memory stick, hard disk extern, SSD extern etc.), pe care se va livra arhiva electronică.
Operatorul economic va avea în vedere încadrarea în valoarea estimată comunicată de autoritatea contractantă. Perioada de valabilitate a ofertelor: până la 28.02.2023, inclusiv. Prestarea serviciilor de arhivare fizică si electronica a documentelor se va desfășura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire, care va cuprinde dosarele interne predate în ordine cronologica, în starea în care acestea se află (fără opis, inventar etc), fără alte costuri suplimentare de manipulare a documentelor din partea autorității contractante sau la sediul beneficiarului, Ministerul Justiției – Str.Apolodor nr.17, sector 5, București, la locul in care sunt depozitate documentele (subsol pentru dosarele interne din perioada 2014-2017 şi etaj 4 pentru dosarele interne din perioada 2018-2022). Oferta va fi întocmită în corespondență cu cerintele din caietul de sarcini atasat prezentului anunt, astfel încât să permită verificarea corespondenței cu cerințele solicitate, punct cu punct. Oferta semnată se va transmite până în data de 30.01.2023, ora 17.00 la adresa de e-mail a•••@j•••.ro. Ofertele receptionate dupa data si ora limita de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare. Operatorul economic declarat castigator, la solicitarea autoritatii contractante, va avea obligatia sa posteze in catalogul electronic SICAP oferta financiara transmisa in termenul de depunere a ofertelor, tinand cont de faptul ca atribuirea se face "online".
Pentru vizualizarea tuturor cerintelor se vor verifica si versiunile 1 si 2 ale prezentului anunt. Anexăm la prezenta invitație de participare formularul de oferta si caietul de sarcini. Pentru informații suplimentare ne puteți contacta la telefon 03 ••• ••• 15 sau pe e-mail a•••@j•••.ro Compartimentul Achiziții Publice. Nota : prin dosar intern se înţelege dosarul predat catre prestator, asa cum se gaseste depozitat de Ministerul Justitiei (fie dosar de carton cu şina metalică, fie biblioraft), iar prin dosar constituit se intelege dosarul rezultat in urma serviciilor prestatorului, inclusiv in format electronic). Inventarele dosarelor constituite se vor preda atât pe suport fizic cat si pe suport electronic (stick). Este posibila vizionarea documentelor ce urmeaza sa fie arhivate in programul de vizionare: Luni-Vineri intre orele 9.00-16.00 si Vineri intre orele 9.00-14.00 cu exceptia zilelor libere (sarbatori legale). Telefon contact pentru vizionare 03 ••• ••• 15. Unitatea de măsură pentru efectuarea plăţii este metrul liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic, conform caietului de sarcini. Factura se va emite raportat la numărul metri liniari de arhivă formată din dosare constituite in format fizic (si in format electronic), predate beneficiarului. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. In urma constituirii dosarelor de arhivă, acestea vor putea fi predate Arhivelor Naţionale fără alte formalităţi suplimentare.