Versiunea 1 cu raspuns la clarificari: Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic si electronic este de aproximativ 180 metri liniari, compusi din aproximativ 15500 dosare, conținând fiecare un număr mediu estimat de 70 de pagini dintre care, 95% A4 şi 5% A3, A5 şi A6. Filele sunt tiparite atât pe o faţă cât şi faţă everso (estimându-se un număr de aproximativ 40% imprimate față-verso). Serviciul de arhivare si legatorie se realizează si in conformitate cu legislația in vigoare si documentele interne, respectiv proceduri operaționale specifice ce se aduc la cunoștința Prestatorului înainte de începerea prestării serviciilor de arhivare. Vor fi avute în vedere, în principal Legea Arhivelor Naţionale nr. 16 din 9 aprilie 1996 şi ale Instrucţiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 privind evidenţa documentelor pentru gruparea documentelor în dosare, ordonarea şi efectuarea de operaţiuni arhivistice, precum şi prevederile Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date. Etape de parcurs pentru realizarea “SERVICIILOR DE ARHIVARE” . Pentru realizarea „Serviciilor de arhivare”, prestatorul va parcurge următoarele etape conform caietului de sarcini: a) desprăfuirea; b) toaletarea documentelor, înlăturarea capselor (acelor, agrafelor etc); c) ordonarea documentelor; d) copertarea şi îndosarierea documentelor (aranjarea cronologică a documentelor în coperte din carton, găurirea cu utilaje care nu deteriorează documentele, şnuruirea cu ata de bumbac, numerotarea, certificarea, copertarea şi etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevăzute legal), constituirea inventarelor pe suport de hârtie si electronic OCR; e) arhivarea electronică a documentelor care costituie arhiva activă; f) constituirea inventarelor pe suport de hârtie și în format electronic. Detalierea serviciilor de arhivare se regaseste la nivelul caietului de sarcini, atasat prezentului anunt. Solicitare clarificari: Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic şi electronic este de aproximativ cca 180 metri liniari, conținând fiecare un număr mediu estimat de 70 de pagini dintre care, 95% A4 şi 5% A3, A5 şi A6; Raspuns clarificare: Volumul estimat de documente ce se doresc a fi arhivate fizic este de aproximativ cca 180 metri liniari, compusi din aproximativ 15500 dosare, conținând fiecare un număr mediu estimat de 70 de pagini dintre care, 95% A4 şi 5% A5 si A6.
"prețul cel mai scăzut/metru liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic”, cu respectarea specificatiilor caietului de sarcini anexat. Prețul ofertei este ferm în lei. Nu se acceptă oferte alternative. Unitatea de măsură pentru efectuarea plăţii este metrul liniar de arhivă format din dosare constituite, inclusiv in format electronic, conform caietului de sarcini. Factura se va emite raportat la numărul metri liniari de arhivă formată din dosare constituite inclusiv in format electronic, predate beneficiarului.
Unitatea de măsura pentru realizarea plăţii este metrul liniar de arhiva format din dosare constituite, inclusiv in format electronic (estimat aproximativ 25-30 dosare constituite/metru liniar). Factura se va emite raportat numarul de metri liniari de arhivă formată din dosare constituite, inclusiv in format electronic, predate beneficiarului. Dosarele interne conţin date cu caracter personal şi vor fi tratate ca atare, cu respectarea prevederilor legale in materie. Dosarele interne nu conţin documente clasificate. Operatorul economic desemnat castigator va constitui garantie de buna executie in termen de 5 zile lucratoare de la data semnarii contractului, in cuantum de 10% din valoarea contractului fara TVA. Termenul de realizare a serviciilor de arhivare este de 3 luni de la data semnării contractului de servicii. Arhiva fizica va fi organizata in cutii standard de arhivare, sigilate și unic identificate. Materialele necesare realizării serviciilor (coperti, sfoară, cutii, etc.) vor fi asigurate de către prestator, fara costuri suplimentare din partea autoritatii contractante. Dosarele de arhiva constituite, predate Achizitorului, vor putea fi predate Arhivelor Nationale fara alte interventii/formalitati suplimentare. Prestatorul va include în costul serviciilor de arhivare electronică și dispozitiv de stocare (memory stick, hard disk extern, SSD extern etc.), pe care se va livra arhiva electronică.