Achizitionarea si implementarea unui sistem informatic de management al documentelor, care sa fie integrat cu actuala aplicatie care ruleaza in cadrul Politiei Locale Galati - Software de evidenta si baza de date documente operative

AUTORITATEA CONTRACTANTA I.1) Denumire si adrese Politia Locala Galati Cod de identificare fiscala: 18263301; Adresa: Strada: Traian, nr. 254; Tipul juridic al cumparatorului: Autoritate locală; Localitatea: Galati; Cod NUTS: RO224 Galati; Cod postal: 800186; Tara: Romania; Persoana de contact: ANDREEA-ANCA BARBANDEAL; Telefon: 40 ••• ••• 00; Fax: 40 ••• ••• 00; E-mail: a•••@p•••.ro; Adresa internet: (URL) http://politialocalagalati.ro; Adresa web a profilului cumparatorului: https://www.e-licitatie.ro; I.2) Achizitie comuna Contractul implica o achizitie comuna: Nu Contractul este atribuit de un organism central de achizitie: Nu I.4) Tipul autoritii contractante Autoritate regionala sau locala I.5) Activitate principala Ordine si siguranta publica

Obiect Sectiunea II.1 Obiectul achizitiei II.1.1) Titlu Achizitionarea si implementarea unui sistem informatic de management al documentelor, care sa fie integrat cu actuala aplicatie care ruleaza in cadrul Politiei Locale Galati - „Software de evidenta si baza de date documente operative” Numar referinta: 18263301_2019_PAAPD1101506 II.1.2) Cod CPV principal 48311000-1 Pachete software pentru gestionarea documentelor (Rev.2) II.1.3) Tipul contractului Furnizare / Cumparare II.1.4) Descrierea succinta Achizitionarea si implementarea unui Sistem informatic de management al documentelor care sa fie integrat cu actuala aplicatie care ruleaza în cadrul Politiei Locale Galati - „Software de evidenta si baza de date documente operative”. A. Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 10 B. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari in a-3-a zi inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor. Autoritatea contractanta va raspunde la solicitarile de clarificari, adresate de operatorii economici pană la termenul-limită stabilit. Orice solicitare de clarificari transmisa dupa data mentionata la punctul A, va pune autoritatea contractanta in imposibilitatea de a oferi un raspuns in termenul mentionat la punctul B, astfel orice solicitare de clarificari transmisa in afara termenelor mentionate se va considera tardiva II.1.5) Valoarea totala estimate Valoarea fara TVA: 200000; Moneda: RON (în cazul acordurilor-cadru sau al sistemelor dinamice de achizitii – valoarea maxima totala estimata pentru întreaga durata a acordului-cadru sau a sistemului dinamic de achizitii) II.1.6) Informatii privind loturile Contractul este împartit în loturi: Nu Pot fi depuse oferte pentru: - Sectiunea II.2 Descriere II.2.2) Cod(uri) CPV suplimentare Cod CPV principal: 48311000-1 Pachete software pentru gestionarea documentelor (Rev.2) Cod CPV suplimentar: - II.2.3) Locul de executare Cod NUTS: RO224 Galați Locul principal de executare: Politia Locala Galati, loc. Galati, str. Traian, nr. 254, jud. Galati.Politia Locala Galati, loc. Galati, str. Traian, nr. 254, jud. Galati. II.2.4) Descrierea achizitiei publice (natura si cantitatea lucrarilor, produselor sau serviciilor sau o mentiune privind nevoile si cerintele) Achizitionarea si implementarea unui sistem informatic de management al documentelor, care sa fie integrat cu actuala aplicatie care ruleaza in cadrul Politiei Locale Galati - „Software de evidenta si baza de date documente operative”, conform specificatiilor tehnice mentionate in caietul de sarcini. La ora actuala la nivelul institutiei nu exista un sistem/aplicatie software care sa permita un management al documentelor si al fluxurilor de lucru, nu exista posibilitatea urmaririi, regasirii, cunoasterii starii in care se afla un document, structura unde se afla, posibilitatea arhivarii electronice a documentelor, etc. In acest context, implementarea sistemului informatic va oferi un suport pentru intregul proces decizional din cadrul autoritatii contractante in vederea atingerii obiectivelor de optimizare a gestiunii fluxurilor de date si informatii. II.2.5) Criterii de atribuire Cel mai bun raport calitate – pret Denumire factor evaluare: Pretul ofertei Pondere: 40% Denumire factor evaluare: Timpul de implementare Pondere: 30% Denumire factor evaluare: Timpul de asigurare a suportului tehnic Pondere: 30% II.2.13) Informatii despre fondurile Uniunii Europene Achizitia se refera la un proiect si/sau program finantat din fonduri ale Uniunii Europene: Nu II.2.14) Informatii suplimentare -

Informatii juridice, economice, financiare si tehnice III.1) Conditii de participare III.1.1) Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale, inclusiv cerintele privind inscrierea in registrele profesionale sau comerciale Lista si descriere succinta a conditiilor: Cerinta 1: Neincadrarea in prevederile art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare. Conditie de calificare: Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art.164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare. Incadrarea in situatia prevazuta la art. 164 ,165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare, atrage excluderea ofertantului din procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achizitie publica. Modalitatea de indeplinire: Se va completa Documentul Unic de Achizitii European (DUAE) de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. La completarea DUAE operatorii economici participanti vor tine seama si de NOTIFICAREA ANAP referitoare la utilizarea Documentului Unic de Achizitii European (DUAE), astfel cum a fost acesta integrat in Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP)/02.07.2019 (http://anap.gov.ro/web/wp-content/uploads/2019/07/Notificare- referitoare-la-utilizarea-DUAE-integrat-in-SEAP.pdf). Se vor depune, odata cu DUAE, urmatoarele documente: angajamentul ferm al tertului sustinator din care rezulta modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia, a acordului de subcontractare si/sau a acordului de asociere, dupa caz. Nedepunerea acestora odata cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificari pentru eventualele inadvertente de forma ale informatiilor cuprinse in sectiunile DUAE, atat ale ofertantului/candidatului, cat si ale subcontractantului/tertului sustinator, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfasurarea corespunzatoare a procedurii de atribuire. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar ofertantului clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Aceste documente pot fi : - certificate de atestare fiscala privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) valabile la momentul prezentarii; - cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv, valabile la momentul prezentarii acestora; - dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare; - alte documente edificatoare, dupa caz. Precizari: In cazul depunerii unei oferte comune, cerinta trebuie indeplinita de toti membrii asocierii, precum si de tertul/tertii sustinatori, sucontractantul/subcontractantii, daca exista. In cazul ofertantilor ce sunt persoane straine se vor prezenta certificate echivalente care sa ateste inregistrarea ca acestia nu iregistreaza obligatii fiscale restante la momentul prezentarii, in conditii legii incidente in tara de rezidenta, insotite de traducerea in limba romana. Cerinta 2: Evitarea conflictului de interese Conditie de calificare: Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art. 59-60 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare. Modalitatea de indeplinire: Declaratie privind neincadrarea in prevederile prevederile art. 59-60 din Legea nr. 98/2016 va fi prezentata de toti participantii odata cu depunerea DUAE (Se va completa formularul pus la dispozitie de autoritatea contractanta - Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 59-60 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare). Persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante în ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire sunt: 1. Hahui Petrică - Director general 2. Cozma Constantin Iulian - Director general adjunct 3. Hălășag Cezarina Netuța - Sef serviciu financiar-contabilitate 4. Mărculescu Ștefan - Director executiv (presedinte cu drept de vot in comisia de evaluare) 5. Popescu Marin - Director executiv (membru in comisia de evaluare) 6. Cornevici Victor - Sef serviciu contracte, achizitii si administrativ (membru in comisia de evaluare) 7. Matei Aurelia Daniela - Sef birou relatii publice, registratura si arhiva (membru in comisia de evaluare) 8. Giurgia Elena - Sef birou juridic si evidenta contraventii (membru in comisia de evaluare) 9. Găzdoi Mirela - Inspector, superior (membru în comisia de evaluare) 10. Autu Lucian - Inspector, asistent (membru în comisia de evaluare) 11. Oancea Genoveva - Sef birou management organizational si control intern (presedinte de rezerva cu drept de vot in comisia de evaluare) 12. Munteanu Dănuț - Sef serviciu activiati comerciale (membru de rezerva in comisia de evaluare) 13. Mitrofan Elena - Consilier juridic, superior (membru de rezerva in comisia de evaluare) 14. Vălean Dorina Geanina - Inspector, superior (membru in comisia de evaluare) 15. Krampulz Ingrid Mirabela - Sef serviciu organizare misiuni si control acces (membru de rezerva în comisia de evaluare) 16. Ungureanu Nicoleta Daniela - Inspector, asistent (membru de rezerva in comisia de evaluare) In conformitate cu prevederile art. 168, alin. (3) din Legea nr. 98/2016, cu modificarile și completarile ulterioare, in cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit operatorul economic nu se emit documente de natura celor de mai sus sau respectivele documente nu vizează Legea nr. 98/2016, se va accepta o declaratie pe propria raspundere, o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens. Dupa caz, pot fi depuse orice alte documente edificatoare conform art. 168, alin. (1) din Legea nr. 98/2016. Toate documentele solicitate vor fi depuse de ofertant (inclusiv asociati/subcontractanti/terti sustinatori, acolo unde este cazul) prin mijloace electronice in SEAP, in sectiunea dedicata, semnate cu semnatura electronică extinsa bazata pe un certificat calificat conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, republicata. Operatorii economici ce participa la depunerea unei oferte trebuie sa dovedeasca forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, respectiv ca este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii si ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului. Modalitate de indeplinire a cerintei: Ofertantii (inclusiv asociatii/tertii sustinatori) au obligatia completarii DUAE in conformitate cu notificarea ANAP nr. 240/2016. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor (inclusiv asociatii/subcontractantii/tertii sustinatori). Aceste documente sunt: -pentru persoane juridice romane: certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului, in original/copie legalizata/copie lizibila cu mentiunea "conform cu originalul”, din care sa rezulte denumirea completa, sediul social si punctul/punctele de lucru, persoanele autorizate (administratori/persoane imputernicite), domeniul de activitate principal/domeniile de activitate secundare si coduri CAEN aferente acestora. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. -pentru persoanele juridice straine: documente edificatoare care sa dovedeasca o forma de inregistrare/atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, in conformitate cu legislatia din tara de rezidenta a operatorului economic. -pentru persoanele fizice romane/straine: documente edificatoare care sa dovedeasca o forma de inregistrare ca persoana fizica autorizata, in conformitate cu legislatia din tara de rezidenta. In cazul unei oferte comune conditia va fi indeplinita individual de fiecare membru al asocierii pentru partea de contract pe care o realizeaza. Documentele emise in alta limba decat limba romana vor fi insotite de traducerea autorizata in limba romana. Informatiile din certificatul constatator trebuie sa fie REALE/ VALIDE LA DATA PREZENTARII ACESTUIA. III.1.2) Situatia economica si financiara Criteriile de selectie enuntate în documentele achizitiei: Nu Lista si descriere succinta a criteriilor de selectie: - Nivel(uri) minim(e) al(e) standardelor care ar putea fi impuse: - III.1.3) Capacitatea tehnica si profesionala Criteriile de selectie enuntate în documentele achizitiei: Da Lista si descriere succinta a criteriilor de selectie: Pentru contractele de achizitie de bunuri: executarea de livrari de tipul specificat Ofertantul trebuie sa faca dovada ca a efectuat livrari de produse similare din categoria celor solicitate, cu cele care fac obiectul prezentei proceduri in ultimii 3 ani (calculati pana la data limita de depunere a ofertelor) in valoare cumulata de minim 200.000 lei, fara TVA, la nivelul unuia sau mai multor contracte. NOTA - perioada de 3 ani se va raporta la data limita de depunere a ofertelor stabilita initial prin anuntul de participare simplificat, chiar daca ulterior initierii procedurii aceasta data va fi decalata. Nivel(uri) minim(e) al(e) standardelor care ar putea fi impuse: Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile ce descriu nivelul lor de experienta, prin raportare la contractele executate in trecut, corespunzator cerintelor autoritatii contractante. In acest sens se vor prezenta in cadrul DUAE informatii referitoare la principalele contacte de furnizare de produse similare din categoria celor solicitate facandu-se trimitere la trimitere la certificate/documente/recomandari/ procese-verbale de receptie datate, semnate si parafate de catre beneficiar (autoritate contractanta sau un beneficiar privat). Totodata, ofertantii trebuie sa precizeze in DUAE informatii cum ar fi: numarul si data contractului invocat drept experienta similara, valoarea si beneficiarul. La solicitarea autoritatii contractante se vor prezenta de catre ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor: A. Certificate/documente emise sau contrasemnate de autoritatea sau clientul privat beneficiar al contractului, prin care se demonstreaza indeplinirea cerintei, prezentate in original, copie legalizata sau copie lizibila cu mentiunea “conform cu originalul”. Respectivele certificari indica denumirea produselor livrate, beneficiarii, valoarea, perioada si locul livrarii/implementarii, precizandu- se totodata daca au fost livrate/impementate in totalitate. B. Persoane juridice / fizice straine vor atasa copii dupa documentele similare, insotite de traducere autorizata. Echivalenta pentru sume exprimate in alta valuta se va face la cursul mediu anual leu/valuta comunicat de BNR pentru fiecare an in parte, disponibil pe adresa www.bnr.ro. Documentele prin care operatorii economici pot indeplini cerinta privind experienta similara pot fi (fara a se limita la, enumerarea nefiind cumulativa): copii ale unor parti relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit, certificate/procese-verbale de predare- primire; recomandari; procese-verbale de receptie, certificate constatatoare. Documentele vor fi prezentate in copie legalizata/autentificata sau copie lizibila cu mentiunea “conform cu originalul”, insotite, dupa caz, de traducerea autorizata a acestora in limba romana. In situatia in care operatorul economic, ce prezinta respectiva experienta, a realizat activitati in calitate de subcontractant in contractul prezentat drept experienta similara pentru un antreprenor general, activitatile vor fi confirmate de antreprenorul general, iar beneficiarul final atesta faptul ca operatorul economic a avut calitatea de subcontractor. Autoritatea contractanta are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al produselor care fac obiectul contractului prezentat drept experiență similara, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant

Procedura IV.1) Descriere IV.1.1) Tipul procedurii Procedura simplificata IV.1.3) Informatii privind un acord-cadru sau un sistem dinamic de achizitii IV.1.6) Informatii despre licitatia electronica Se va organiza o licitatie electronica: Nu IV.2) Informatii administrative IV.2.2) Termen limita pentru primirea ofertelor sau a cererilor de participare Data si ora locala: 09 ••• ••• 15:00 IV.2.4) Limbile in care pot fi depuse ofertele sau cererile de participare: Romana IV.2.6) Perioada minima pe parcursul careia ofertantul trebuie sa isi mentinta oferta Oferta trebuie sa fie valabila pana la: 09.04.2020 Durata in luni: 4 IV.2.7) Conditii de deschidere a ofertelor Data si ora locala:09 ••• ••• 15:00 Locul: In SEAP

Informatii complementare VI.1) Informatii privind periodicitatea Aceasta achizitie este periodica: Nu Perioadele estimate de publicare a anunturilor viitoare: - VI.2) Informatii privind fluxurile de lucru electronice Se va utiliza sistemul de comenzi electronice: Nu Se va accepta facturarea electronica: Da Se vor utiliza platile electronice: Nu VI.3) Informatii suplimentare CLAUZA SUSPENSIVA: Procedura de atribuire/achizitia este initiata sub incidenta prezentei clauze suspensive, in sensul ca, daca procedura de atribuire nu se finalizeaza pana la 31.12.2019, incheierea contractului de achizitie publică este conditionata de asigurarea fondurilor necesare pentru anul 2020, semnarea contractului facandu-se cu respectarea dispozitiilor referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intra sub incidenta legislatiei privind finantele publice. In cazul in care, in bugetul anului 2020 nu vor fi aprobate fonduri pentru investitia in cauza (data estimata aprobare buget 30.04.2020), autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a anula procedura de atribuire, in conditiile in care nu exista sursa de finantare, in conformitate cu prevederile art. 212, alin. (1), lit. c) din Legea 98/2016 cu modificările și completările ulterioare, fiind imposibila incheierea contractului de achizitie publica. Ofertantii din cadrul acestei proceduri inteleg ca autoritatea contractanta nu pot fi considerata raspunzatoare pentru vreun prejudiciu in cazul anularii procedurii de atribuire, indiferent de natura acestuia. De asemenea, ofertantii din cadrul acestei proceduri accepta utilizarea prezentei clauze suspensive, asumandu-si intreaga raspundere prin participarea la prezenta procedura de achizitie publica. ALTE INFORMATII: Deoarece procedura este online, corespondenta, cu ofertantii si operatorii economici potentiali ofertanti, va avea loc prin intermediul SEAP, atasat la prezentul anunt, atat pentru eventualele solicitari de clarificari, cat si pentru raspunsul ofertantului. Pentru indeplinirea obligatiei referitoare la modul de transmitere a DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire, acestia vor completa direct in SEAP, in sectiunea dedicata a procedurii de achiziti publica, DUAE-ul deja configurat de autoritatea contractanta. Raspunsurile la DUAE ale operatorilor economici care participa la procedura vor fi completate in SICAP, in mod direct, după autentificare, de catre fiecare participant. Pentru cazurile in care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile in care ofertantul are subcontractanti sau terti sustinatori, fiecare operator economic se va autentifica in sistem si va accesa procedura de atribuire in vederea completării DUAE in calitatea in care a fost inclus in respectiva procedură (asociat, subcontractant, tert sustinator). Este necesar ca toti cei care trebuie sa raspunda la DUAE sa fie inregistrati ca utilizatori ai sistemului SEAP. Pentru deschiderea fisierelor postate in SEAP cu semnatura electronica, utilizati programul shell SAFE Verify - Utilitar gratuit cu care se poate verifica semnatura electronica si permite vizualizarea documentelor semnate electronic. In cazul in care oferta și documentele care o insotesc nu sunt semnate cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, oferta va fi declarata inacceptabila conform prevederilor art. 137, alin (2), lit. j) din HG nr. 395/2016. Precizari finale: Prezumtia de legalitate si autenticitate a documentelor prezentate. Ofertantul isi asuma raspunderea exclusiva pentru legalitatea si autenticitatea tuturor documentelor prezentate in original si/sau copie in vederea participarii la procedura. Analizarea documentelor prezentate de ofertanti de catre comisia de evaluare nu angajeaza din partea acesteia nicio raspundere sau obligatie fata de acceptarea acestora ca fiind autentice sau legale si nu inlatura raspunderea exclusiva a ofertantului sub acest aspect. VI.4) Proceduri de contestare VI.4.1) Organismul de solutionare a contestatiilor Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor Adresa: Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3; Tipul juridic al cumparatorului: Autoritate guvernamentală centrală; Localitatea: București; Cod postal: 800186; Tara: Romania; Telefon: 40 ••• ••• 41; Fax: 40 ••• ••• 42; E-mail: o•••@c•••.ro; Adresa internet: (URL) http://www.cnsc.ro; VI.4.2) Organismul competent pentru procedurile de mediere - VI.4.3) Procedura de contestare Precizari privind termenul (termenele) pentru procedurile de contestare: 5 zile din ziua urmatoare a luarii la cunostinta de catre contestator despre un act al autoritatii contractante pe care il considera nelegal. VI.4.4) Serviciul de la care se pot obtine informatii privind procedura de contestare Biroul juridic si evidenta contraventii Adresa: STR. TRAIAN , NR. 254; Tipul juridic al cumparatorului: -Localitatea: Galati (Galati); Cod postal: 800186; Tara: Romania; Telefon: 40 ••• ••• 00; Fax: -E-mail: j•••@p•••.ro; Adresa internet: (URL) https://www.politialocalagalati.ro; VI.5) Data expedierii prezentului anunt 25.11.2019