Serviciilor ce formează obiectul achiziției este dat de asigurarea permanentă a funcționării instituției prin serviciile poștale pentru distribuirea corespondenței ce constau în preluarea, prelucrarea, transportul și livrarea la destinatari a trimiterilor de corespondență în sistem de poștă internă și internațională.
Prin trimitere de corespondenţă se înţelege o comunicare scrisă, tipărită, imprimată sau înregistrată pe orice fel de suport material, care urmează să fie transportată şi livrată altfel decât electronic, la adresa indicată de expeditor, respectiv de Municipiul Tulcea prin structurile din cadrul Primăriei Municipiului Tulcea, pe respectivul suport sau pe ambalajul acestuia.
Corespondenţa este de următoarele tipuri:
a) Corespondenţă internă neprioritară:
- Serviciul de corespondenţă ,,Recomandat”;
- Serviciul de corespondenţă cu Confirmare de primire ,,AR”;
b) Corespondenţă internaţională prioritară:
- Serviciul de corespondenţă internațională ,,Recomandat”;
- Serviciul de corespondenţă internațională cu Confirmare de primire ,,AR”.
c) Corespondență - serviciul de coletarie poștală, respectiv trimiteri poștale cu o greutate maximă de 10 kg.
Tipurile de servicii poştale avute în vedere de contractul atribuit în baza prezentei proceduri sunt:
a) Trimiteri poştale (corespondenţă) interne neprioritare în care intră: serviciul de trimitere recomandat, serviciul de trimitere cu confirmare de primire „AR”,;
b) Trimiteri poştale (corespondenţă) internaţională prioritară: serviciul de trimitere recomandat, serviciul de trimitere cu confirmare de primire „AR”;
c) Serviciul de coletărie poștală, respectiv trimiteri poștale cu o greutate maximă de 10 kg.
Prestarea serviciilor se va face zilnic, de luni până vineri, pe baza comenzilor emise de Municipiul Tulcea, prin structurile sale de specialitate, respectiv Direcția de Administrație Publică Locală, Direcția Economică–Serviciul Impozite, Taxe și Alte Venituri și Direcția de Poliție Locală. Preluarea trimiterilor poştale de la locaţiile indicate şi înregistrarea acestora se va face fără plata unor tarife suplimentare, în zilele şi la orele stabilite şi anume de luni până joi între orele 08:00 si 16:30, respectiv vineri intre orele 08.00 și 14.00, pe bază de borderou de predare-primire întocmit în două exemplare.
Autoritatea Contractantă va aplica criteriul de atribuire „preţul cel mai scăzut”.
Ofertanții pot depune oferta pentru întreaga gamă de servicii solicitate, luând în considerare durata contractului de 8 luni. Stabilirea ofertei câștigătoare se realizează prin compararea prețurilor prezentate în cadrul ofertelor admisibile, stabilindu-se clasamentul în ordine descrescătoare, pe baza căruia se determină oferta câștigătoare. Oferta câștigătoare va fi oferta cu cel mai mic preț. Oferta desemnată câștigătoare trebuie să îndeplinească specificațiile tehnice minime obligatorii stabilite în caietul de sarcini aferent achiziției. În cazul în care ofertele clasate pe primul loc au prețuri egale, se va solicita reofertarea în vederea departajării ofertelor. Contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are prețul final cel mai scăzut.
Conform caietului de sarcini, durata totală a contractului este de 8 luni de la semnarea contractului de ambele părți, respectiv până la data de 31.12.2026, cu posibilitatea de prelungire cu până la 4 luni. Prețul total al contractului şi valorile unitare din oferta financiară sunt ferme, prin urmare nu se actualizează pe parcursul derulării prezentului contract.
Plata serviciilor prestate se va face lunar, pe baza facturilor emise de prestator, după prestarea, verificarea și recepționarea serviciilor, în termen de 30 de zile de la publicarea facturilor în sistemul RO eFactura.
În cazul prelungirii perioadei contractuale, se va semna un act adițional la contractul de servicii având ca obiect prelungirea duratei și suplimentarea serviciilor corespunzătoare perioadei de prelungire, modificarea corespunzătoare a prețului total al contractului, cu încadrarea în valoarea estimată a achiziției și menținerea prețurilor ofertate de către ofertantul câștigător în cadrul procedurii de atribuire a contractului de servicii. Contractantul are obligația de a constitui garanția de bună execuție a contractului în cuantum de 10% din prețul contractului fără TVA, pe întreaga durată de derulare a contractului. Garanția se constituie în maxim 5 zile lucrătoare de la data semnării contractului sub una dintre formele precizate în formularul de ofertă financiară.
Oferta se va întocmi conform specificațiilor Caietului de sarcini, Capitolul VII lit. b), Capitol VIII lit. a) și va conține următoarele documente:
1. Documente de calificare:
a) Autorizația de funcționare emisă conform O.U.G. nr. 13/2013 privind serviciile poștale, valabilă;
b) Dovada înregistrării operatorului economic - Certificat de înregistrare O.N.R.C.;
c) Dovada rețelei poștale deținute de ofertant;
d) Dovada experienței similare, așa cum sunt descrise în Caietul de sarcini aferent prezentei achiziții publice.
2. Propunerea tehnică
Ofertanţii vor întocmi propunerea tehnică în format liber, într-o manieră organizată, astfel încât aceasta să asigure posibilitatea verificării în mod facil a corespondenţei cu cerinţele prevăzute în cadrul Caietului de sarcini.
3. Propunerea financiară
Ofertanții vor întocmi propunerea financiară pentru întreaga gamă de servicii prezentate în Caietul de sarcini și în Anexa la Caietul de sarcini, indicând în Formularul de ofertă (financiară) valoarea totală ofertată pentru categoriile de servicii ce formează obiectul achiziției. Modelul de formular de ofertă financiară este anexat documentației de atribuire. Se va completa și Anexa la Formularul de ofertă financiară.
În vederea comparării unitare a ofertelor, se solicită ca toate preţurile să fie exprimate în cifre cu cel mult două zecimale, în lei fără TVA.
4. Modele formulare
Ofertanții vor avea în vedere faptul că modelele de formulare puse la dispoziție de către Autoritatea Contractantă în cadrul documentației de atribuire constituie modele cu caracter minimal, sens în care ofertanții au libertatea de a dezvolta și particulariza, astfel încât acestea să corespundă situației ofertanților
Durata de valabilitate a ofertei: 30 de zile.
Ofertanții au obligatia de a preciza în oferta financiară modalitatea constituirii garanției de bună execuție.
Modul de prezentare al ofertei:
Operatorii economici interesați vor transmite oferta în plic sigilat, într-un exemplar original, la Registratura Autorității Contractante din Tulcea, strada Păcii nr. 20, indicând expres pe plic “Ofertă procedură achiziție publică - Servicii poștale de distribuire corespondență anul 2026” și mențiunea “A nu se deschide înainte de data de 21.04.2026, orele 13:00”. Ofertele transmise în orice alt mod nu vor fi luate în considerare.
Termen limită depunere oferte: Data de 21.04.2026, ora 13:00. Termen solicitare clarificări: Operatorii economici interesați pot solicita clarificări la adresa de e-mail: [login pentru adresa] până la data de 07.04.2026. Răspunsul la toate solicitările de clarificări se va comunica de Autoritatea Contractantă până la data de 16.04.2025, acesta publicându-se în SEAP la secțiunea Publicitate Anunțuri - sub formă de Anunț tip Erată cu mențiunea numărului anunțului principal din SEAP aferent achiziției.
Ofertanții sunt instruiți să aibă în vedere faptul că este stabilit un singur termen-limită pentru transmiterea solicitărilor de clarificări, orice depășire a acestuia conducând la lipsa de răspuns din partea Autorității Contractante. Ofertanții sunt, de asemenea, instruiți să urmărească publicarea răspunsului la solicitările de clarificări prin Anunțul tip Erată.